Recebimento de nota fiscal (Produto)

Cadastro Corporativo – Pré-requisitos do Processo de Recebimento de Nota Fiscal de Produto

Antes de realizar o recebimento de nota fiscal de produtos, é obrigatório configurar alguns cadastros no módulo de Cadastro Corporativo. Os principais pré-requisitos são:

• Classificação Fiscal (NCM)
• Cadastro de Produtos

Classificação Fiscal (NCM)

A Classificação Fiscal (NCM) define a codificação do produto conforme a Nomenclatura Comum do Mercosul, sendo utilizada para tratamento tributário, fiscal e aduaneiro.

Ao cadastrar uma classificação fiscal, a instituição informa:

• Classificação Fiscal (NCM) – Código numérico oficial (ex.: 61091000)
• Descrição da Classif. (NCM) – Ex.: CAMISA DE ALGODÃO
• Letra – Identificador adicional (quando aplicável)
• Pré-Impresso – Indica se haverá impressão prévia no documento
• Formato – Máscara/estrutura de exibição do código (ex.: 61.09.10)
• Gera Rastreabilidade – Define se o NCM será controlado por rastreio
• Gera Bloco P (SPED Contribuições) – Indica participação deste NCM no Bloco P
• Contribuição Previdenciária – Percentual ou valor de contribuição vinculado
• Ativo – Define se a classificação pode ser utilizada em produtos/notas

Benefício Principal: Garante enquadramento fiscal correto dos produtos, evitando erros em tributos e obrigações acessórias (como SPED) e servindo de base para o cadastro de produtos.

Lista de Classificações Fiscais Cadastradas

• Filtros de pesquisa – Permitem localizar classificações por NCM ou descrição.
• Botões de ação:
  ✅ Inserir – Cadastra um novo NCM
  ✅ Relatório – Gera relatório da listagem
  ✅ Procurar – Aplica o filtro selecionado
  ✅ Excel – Exporta a lista para planilha
• Principais colunas da grade:
  • Classificação Fiscal (NCM) – Código do NCM
  • Descrição da Classif. (NCM) – Descrição resumida
  • Letra – Identificador opcional
  • Pré-Impresso – Sim/Não
  • Formato – Exibição com máscara
  • Ativo – Situação da classificação

Novo Cadastro de Classificação Fiscal

• Classificação Fiscal (NCM) – Código NCM do produto (obrigatório)
• Descrição da Classif. (NCM) – Nome do item (obrigatório)
• Letra – Identificador complementar (opcional)
• Formato – Máscara gerada automaticamente com base no NCM
• Gera Rastreabilidade – Marca se o item terá controle de rastreio
• Contribuição Previdenciária – Percentual da contribuição, quando aplicável
• Pré-Impresso – Define se o NCM será impresso de forma prévia
• Gera Bloco P (SPED Contribuições) – Indica se será considerado no Bloco P
• Ativo – Disponibiliza o NCM para uso em produtos e notas fiscais

Após o preenchimento, clique em Confirmar para gravar ou em Fechar para sair sem salvar.

Alíquotas de IPI e Exceções TIPI

Na aba de Alíquota de IPI é possível detalhar o tratamento tributário para aquele NCM.

• Alíquota IPI – Percentual de IPI aplicado ao NCM
• Código Exceção TIPI – Código de exceção, quando houver
• Descrição Exceção TIPI – Descrição da exceção
• Alíquota Importação – Percentual de imposto na importação
• Status – Ativo/Inativo para cada combinação de alíquota

Ao inserir ou editar uma alíquota, é exibida uma tela com os detalhes:

• Classificação Fiscal (NCM) – Código ao qual a alíquota pertence
• Sequência – Número sequencial do registro
• Alíquota IPI – Percentual informado
• Código Exceção TIPI e Descrição Exceção TIPI
• Alíquota Importação
• Status – Situação do registro (Ativo/Inativo)

Cadastro de Produtos

O Cadastro de Produtos utiliza a Classificação Fiscal (NCM) como um de seus principais vínculos. Somente produtos corretamente cadastrados poderão ser utilizados no recebimento de notas fiscais de compra.

Lista de Produtos

• Filtros de pesquisa – Ex.: Código do Produto, Descrição etc.
• Botões de ação:
  ✅ Inserir – Cadastra um novo produto
  ✅ Procurar – Aplica os filtros selecionados
• Colunas principais:
  • Código do Produto
  • Descrição
  • Unid. Estoque
  • Tipo de Produto – Materiais, Serviço etc.
  • Classificação Fiscal – NCM vinculado
  • Ativo – Situação do cadastro

Geração do Código de Produto

Ao inserir um novo produto, o sistema pode gerar automaticamente o código conforme a estrutura definida.

• Classe – Grupo principal (ex.: 01 – MATERIAIS)
• Subclasse – Subgrupo (ex.: 01 – DIVERSOS)
• Composição do Código – Define se será estruturado ou livre
• Novo Material – Código gerado automaticamente pelo sistema

Cadastro do Produto

Após gerar o código, é exibida a tela de cadastro completo do produto.

• Informações Gerais
  • Código do Produto – Código gerado
  • Descrição – Nome do produto (ex.: CAMISA BRANCA DE ALGODÃO)
  • Tipo de Produto – Materiais, Serviço etc.
  • Status – Ativo/Inativo
• Agrupamentos
  • Família, Classe e SubClasse
  • Finalidade – Ex.: Despesa
• Unidade, Peso e Valores
  • Unidade de Estoque – UN, KG etc. (obrigatório)
  • Valor de Custo
  • Massa Bruta e Massa Líquida
  • Quantidade por Pallets e Quantidade de Cubos
• Aba Fiscal
  • Classificação Fiscal – Código NCM previamente cadastrado (obrigatório)
  • Seq. – Sequência da alíquota de IPI vinculada ao NCM
  • Descrição para Nota Fiscal
  • Código CEST (quando aplicável)
  • CST Tabela A, Alíquota de IPI e outros parâmetros fiscais
  • Código de Barras EAN – Com opção de Verifica GTIN

📌 Ponto de Atenção: o produto só deve ser utilizado no recebimento de notas fiscais quando estiver com Classificação Fiscal corretamente vinculada e cadastro em Status Ativo.

Conclusão: A correta configuração da Classificação Fiscal (NCM) e do Cadastro de Produtos é fundamental para o sucesso do processo de recebimento de nota fiscal de produtos. Sem esses pré-requisitos, o sistema não conseguirá calcular tributos de forma adequada nem validar as informações fiscais da nota.

Cadastro de Fornecedores / Polos

Para que o processo de recebimento de nota fiscal de produtos seja realizado, o fornecedor da nota deve estar previamente cadastrado no módulo da Secretaria, menu Fornecedores / Polos.

Nesta tela é possível manter o cadastro de todos os fornecedores utilizados pela instituição (comuns e polos), controlando situação cadastral, dados fiscais e informações de contato.

Lista de Fornecedores

• Filtros de pesquisa – Permitem localizar fornecedores por Nome e outros critérios, utilizando operadores como “Contém”.
• Botões de ação:
  ✅ Inserir – Cadastra um novo fornecedor
  ✅ Excel – Exporta a listagem atual
  ✅ Procurar – Executa a pesquisa com o filtro informado
• Principais colunas:
  • Nome – Razão social ou nome do fornecedor
  • CPF/CNPJ – Documento cadastrado
  • Tipo de Fornecedor – Comum ou Polo
  • Inscrição estadual – Número ou situação (ex.: ISENTO)
  • Status – Situação do cadastro (Ativo/Inativo)

Novo Cadastro de Fornecedor

Ao inserir um fornecedor, são preenchidas as seguintes informações:

• Tipo de fornecedor – Comum ou Polo (obrigatório)
• Tipo – Jurídica ou Física (obrigatório)
• CPF/CNPJ – Documento do fornecedor (obrigatório)
• Nome – Razão social / nome completo (obrigatório)
• Status – Define se o fornecedor está Ativo para uso (obrigatório)
• Regime contábil – Ex.: Simples Nacional, Lucro Presumido etc.
• ICMS – Indica se é contribuinte ou não de ICMS
• Região administrativa e CNAE – Dados complementares da empresa

Nacionalidade

• País – Ex.: BRASIL (obrigatório)
• Inscrição estadual – Número ou indicação de ISENTO

Endereço / Contato

• CEP, Logradouro, Nº, Bairro, Município, UF e País – Endereço completo do fornecedor
• Email – Canal oficial de contato (obrigatório)
• Telefone – DDD e número

Após o preenchimento, clique em Confirmar para salvar o cadastro ou em Fechar para sair sem gravar.

Importante: somente fornecedores cadastrados e com Status Ativo poderão ser selecionados no recebimento de notas fiscais de produtos.

Processo de Recebimento de Nota Fiscal de Produto via XML

Com os pré-requisitos atendidos (Classificação Fiscal, Produto e Fornecedor cadastrados), o próximo passo é realizar o recebimento da nota fiscal de produto via XML utilizando o assistente em 5 etapas.

1) Importação do XML da Nota Fiscal

No menu de Nota Fiscal, é exibida a lista de documentos já importados.

• Utilize os filtros para localizar notas por número, série etc.
• Clique em Importar XML e selecione o arquivo recebido do fornecedor.
• Após a importação, a nota aparecerá na grade com Status Contábil “Em Digitação” ou “Liberada” e Status Fiscal “Não Integrada”.

2) Assistente de Recebimento – Passo 1/5 :: Bem-vindo

Ao abrir a nota importada, o sistema apresenta o Assistente de Recebimento de Nota Fiscal via XML, dividido em 5 etapas: Bem Vindo, Nota Fiscal, Itens, Rateio e Total.

• Na etapa Bem Vindo há apenas uma mensagem introdutória.
• Clique em Próximo para iniciar o preenchimento.

3) Passo 2/5 :: Nota Fiscal

Nesta etapa são apresentados os dados gerais da NF-e lidos do XML:

• Chave Eletrônica – código único da NF-e, com opção de abrir o Visualizador DANFE.
• Informações Gerais – Fornecedor, número e série da nota, datas de emissão, entrada e movimento, condição de pagamento, grupo financeiro, tipo de título, tipo de documento fiscal, status contábil e fiscal.
• Endereços – Faturamento, Cobrança e Entrega, com CEP, endereço, número, município e UF.
• Valores – Valor total da nota, descontos, entre outros.
• Parcelas – Geração automática conforme a condição de pagamento (datas de vencimento e valores).
• Informações Adicionais – Textos do campo de interesse do fisco e do contribuinte.
• Anexos – Possibilidade de adicionar documentos complementares.

O usuário deve conferir e, se necessário, ajustar campos como Grupo Financeiro, Condição de Pagamento e Tipo de Título. Estando tudo correto, clique em Próximo.

4) Passo 3/5 :: Itens

A etapa de Itens mostra cada produto da nota fiscal, permitindo fazer os vínculos e parametrizações necessárias para o controle de estoque e contabilidade.

• Colunas principais: Item, Produto do Fornecedor, Produto da Empresa, Descrição do fornecedor, CFOP, CIO, Pedido/Item (quando houver vínculo com pedido de compra), unidade de compra/estoque, quantidade, valor unitário e valor total.
• Botões por linha de item:
  • Produto Fornecedor x Produto Empresa – vincula o item do XML ao cadastro interno de produto, quando ainda não estiver associado.
  • CFOP/CIO – permite ajustar o CFOP e o CIO do item.
  • Rateio – direciona o valor do item para almoxarifado/conta contábil/centro de custo.
  • Acondicionamento / Lote – define informações de acondicionamento e controle de lote, quando aplicável.

Primeiro, certifique-se de que todos os itens estejam vinculados a um Produto da Empresa. Em seguida ajuste CFOP/CIO quando necessário e prossiga para o Rateio dos itens.

5) Cadastro do Rateio do Item

Ao clicar no botão Rateio do item, é aberta a tela de detalhamento do rateio.

• Seq. – Número da sequência de rateio.
• % Rateio – Percentual do valor do item que será direcionado (ex.: 100% para um único almoxarifado/conta contábil).
• Quantidade e Quantidade do Rateio – Quantidade total e quantidade atribuída àquela linha.
• Valor do Rateio – Valor em reais correspondente ao percentual informado.
• Almoxarifado – Local de estoque que receberá o material.
• Conta Contábil – Conta de débito utilizada na integração contábil (obrigatório).
• Centro de Custo – Centro de custo associado, quando utilizado.
• Saldo – Painel que mostra saldo de quantidade e valor ainda não rateados.

Após preencher os campos, clique em Confirmar. De volta à grade de itens, o status do botão muda para Rateio Efetuado, indicando que o item está totalmente distribuído.

6) Passo 4/5 :: Rateio

Nesta etapa o sistema apresenta um resumo dos rateios realizados para os itens da nota.

• São exibidas as colunas: Sequência, % Rateio, Quantidade, Valor do Rateio, Almoxarifado, Conta Contábil, Centro de Custo e Descrição.
• Utilize esta tela para conferir se todos os valores foram corretamente distribuídos.

Se tudo estiver correto, clique em Próximo para seguir ao total da nota.

7) Passo 5/5 :: Total

Na etapa final são apresentados os totais da nota e a composição dos impostos.

• Valores – Base de cálculo, impostos recuperáveis e não recuperáveis, valores de ICMS, IPI, PIS, COFINS, substituição tributária etc.
• Totais – Desconto, frete, seguros, valor total digitado e valor total da nota fiscal, além do valor líquido.
• Parcelas – Relação das parcelas geradas com data de vencimento, tipo de crédito e valor. O sistema emite um aviso quando existir parcela com vencimento anterior à data atual.

Nesse momento o usuário deve conferir se o total da nota bate com o DANFE do fornecedor. Estando correto, clique em Finalizar para concluir o recebimento. Também é possível acessar o Visualizador DANFE a partir desta tela.

Após a finalização, a nota retornará à tela de listagem com Status Contábil e Status Fiscal atualizados, ficando disponível para integração contábil e demais processos financeiros.