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Convênios

Convênios

1. O processo de convênio, do cadastro à nota fiscal

O convênio é o acordo em que uma empresa parceira paga as mensalidades dos alunos dela. Em vez de cada aluno receber o próprio boleto, a instituição fecha o mês, junta os alunos daquele convênio numa fatura e emite uma nota fiscal para a empresa.

São três etapas, sempre nesta ordem, e cada uma depende da anterior:
✅ Cadastro (este documento), onde a empresa entra no sistema, escolhe o plano de pagamento, define a operação fiscal e ganha acesso ao Portal do Convênio.
✅ Fatura, o fechamento do mês, que junta os alunos e fecha o valor.
✅ Nota fiscal, a emissão para a empresa, com a retenção de impostos quando ela é devida.

📌 Benefício Principal: Um cadastro só amarra quem paga, quanto paga e como o imposto sai, e o mesmo cadastro alimenta o fechamento do mês e a nota fiscal, sem retrabalho. 🚀

Ponto de Atenção: O erro mais caro deste processo não acontece no fechamento nem na nota: acontece aqui, no cadastro. A operação fiscal escolhida no plano de pagamento define se a nota daquele convênio vai reter imposto, e uma escolha errada só aparece na conferência da contabilidade, semanas depois, com boletos já enviados.

📌 Recapitulando: cadastro correto → fatura do mês → nota fiscal. Quem erra no primeiro passo, erra nos três.

2. Convênios: encontrar a empresa e abrir o cadastro

É a porta de entrada de todo o cadastro de convênio. A tela lista as empresas (participantes jurídicos) da instituição em duas visões: a lista principal, com quem já tem ao menos um convênio cadastrado, e a lista de quem ainda não tem nenhum, que é onde se começa um convênio novo. Daqui o operador localiza a empresa por CNPJ ou nome, abre o cadastro dela e chega às três abas de trabalho: Dados do convênio, Usuário e acesso e Planos de pagamento.

Nesta tela é possível:
✅ Buscar a empresa por CNPJ ou por nome
✅ Ver, para cada empresa, o CNPJ, o nome, a inscrição estadual e se ela está ativa
✅ Abrir o cadastro completo da empresa (dados, acesso ao portal e planos de pagamento)
✅ Trocar para a lista de empresas sem convênio, pelo botão Inserir
✅ Criar o convênio de uma empresa que ainda não tem nenhum
✅ Cadastrar um fornecedor novo sem sair da tela
✅ Abrir o modelo de e-mail que leva a fatura a todos os convênios da instituição

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios

Antes de começar

Lista de convênios

Elementos da tela (itens 1 a 10)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Quando a empresa parceira não aparece em nenhuma das duas listas, o problema não é a busca: é o cadastro. A tela só enxerga participante jurídico com relacionamento de fornecedor na empresa selecionada. Se o cadastro foi feito pela Secretaria sem esse relacionamento, ou em outra instituição, a empresa fica invisível aqui até o cadastro ser corrigido.

📌 Recapitulando: Duas listas, uma busca e um botão Abrir: é por aqui que se chega a qualquer parte do cadastro do convênio.

3. Cadastrar um fornecedor novo pela tela de convênios

Quando a empresa parceira ainda não tem nenhum convênio, ela não aparece na lista principal. O botão <strong>Inserir</strong> troca a tela para a lista de participantes sem convênio, e é dali que se cria o primeiro. Se a empresa nem existe como participante, o botão <strong>Novo fornecedor</strong> cadastra ela ali mesmo, sem passar pelo cadastro da Secretaria.

Nesta tela é possível:
✅ Cadastrar a empresa parceira informando CNPJ, razão social e endereço
✅ Declarar se a empresa é optante pelo Simples Nacional
✅ Preencher o endereço automaticamente a partir do CEP, inclusive o município
✅ Escolher o município na lista da UF quando o CEP não resolver
✅ Informar o e-mail que vai receber o acesso ao Portal do Convênio
✅ Ver, logo após gravar, se o e-mail com o acesso saiu, e tentar enviar de novo sem recadastrar
✅ Seguir direto para a criação do convênio

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Inserir
  5. Novo fornecedor

Antes de começar

Lista de participantes sem convênio

Elementos da tela (itens 1 a 4)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: O e-mail deste formulário não é um contato qualquer, é o canal por onde a credencial chega. Endereço errado grava o cadastro do mesmo jeito e deixa o parceiro com um acesso que ninguém sabe que existe. Confira o endereço antes de gravar e, se o aviso de falha aparecer, resolva ali mesmo: fechar a tela não reenvia nada.

📌 Recapitulando: Cadastro rápido da empresa parceira que já sai com acesso ao portal criado e com o convênio a um clique.

4. Dados do convênio: identificação, regime tributário e destinatários

Reúne o que o sistema sabe da empresa parceira e as duas configurações que mudam dinheiro e entrega: se ela é optante pelo Simples Nacional, que decide se a nota desconta PIS, COFINS e CSLL, e para quais endereços vão a fatura, a nota fiscal e o boleto de todos os fechamentos. Identificação e endereço são leitura; regime tributário e destinatários são editáveis nesta aba.

Nesta tela é possível:
✅ Conferir CNPJ, razão social, nome fantasia, inscrição estadual, telefone e quantos convênios a empresa tem
✅ Responder ou corrigir se a empresa é optante pelo Simples Nacional
✅ Declarar quem recebe fatura, nota fiscal e boleto, e quem recebe em cópia
✅ Remover um endereço da lista pelo ícone de lixeira do próprio endereço
✅ Conferir os endereços de cobrança, entrega e fiscal cadastrados

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Abrir
  5. aba Dados do convênio

Antes de começar

Aba Dados do convênio, com os cartões de identificação, regime tributário e destinatários

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Ninguém respondeu ainda, no cartão Regime tributário, não quer dizer que a empresa não é optante: quer dizer que a pergunta nunca foi feita. Enquanto ela ficar sem resposta, o sistema desconta 4,65% de quem talvez não devesse, e o convênio só percebe quando compara o boleto com a nota. Confira o cartão CNPJ da empresa e responda.

📌 Recapitulando: É nesta aba que se resolvem as duas perguntas que o fechamento vai cobrar: quanto desconta e para quem envia.

5. Criar e editar o plano de pagamento do convênio

É o cadastro do convênio propriamente dito: a descrição, a vigência, a modalidade, os descontos que o parceiro concede ao aluno, as categorias de pagamento que ele cobre e a configuração fiscal da nota. Uma mesma empresa pode ter vários convênios, um para cada acordo, e é por isso que a aba se chama Planos de pagamento. O formulário abre como tela cheia, não como janela, e é sempre o mesmo para criar, editar e consultar.

Nesta tela é possível:
✅ Criar um convênio novo para a empresa selecionada
✅ Definir vigência indeterminada ou com data de início e fim
✅ Escolher a modalidade do convênio e os dias para vencimento no fluxo de aprovação
✅ Configurar até cinco descontos diferentes, em porcentagem ou em valor
✅ Marcar quais categorias de pagamento o convênio cobre
✅ Definir a operação fiscal, o serviço prestado e o detalhe do serviço que vão para a nota
✅ Editar um convênio existente ou apenas consultá-lo, com todos os campos travados

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Abrir
  5. aba Planos de pagamento
  6. Inserir

Antes de começar

Formulário do plano de pagamento do convênio

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Quem procura os e-mails para fatura, nota fiscal e boleto não vai encontrar neste formulário. O campo mudou de lugar: agora fica na aba Dados do convênio, no cartão Destinatários de fatura, NF e boleto. A razão é que a lista vale para a empresa inteira, e não para um plano de pagamento; enquanto ela morou aqui, ficou sem preencher em praticamente todos os convênios.

📌 Recapitulando: Um convênio por acordo, sempre pendente ao nascer, e sem os quatro campos fiscais ele não grava.

6. O quadro de impostos: o que a operação fiscal faz com a nota

Define e mostra, antes de salvar, qual será o comportamento fiscal de toda nota deste convênio. São três escolhas encadeadas, feitas em listas do sistema, e um quadro de leitura que traduz o efeito delas: quais impostos apenas aparecem informados na nota, quais o convênio desconta ao pagar, e a partir de que valor esse desconto acontece de verdade. Nenhum percentual é digitado: a regra vem do cadastro fiscal e o convênio apenas a herda.

Nesta tela é possível:
✅ Escolher a operação fiscal (CFOP/CIO) do convênio em uma lista com busca
✅ Escolher o serviço prestado (NBS) que sai descrito na nota
✅ Escolher o detalhe do serviço (indOp) vinculado ao serviço escolhido
✅ Ver antes de salvar quais impostos são apenas informados e quais o convênio desconta
✅ Ver a partir de que valor mensal o desconto passa a acontecer
✅ Limpar qualquer uma das três escolhas pelo botão ao lado do campo

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Abrir
  5. aba Planos de pagamento
  6. Inserir
  7. seção Impostos da nota fiscal

Antes de começar

Seção Impostos da nota fiscal, com as três escolhas e o quadro de impostos

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Duas operações fiscais podem ter praticamente a mesma descrição e diferir justamente em reter ou não reter. Escolher a errada faz um convênio cobrar o valor cheio enquanto todos os outros descontam, e ninguém percebe até a conferência da contabilidade. Use a coluna O que faz com o imposto e o selo Usada pelos convênios para decidir, não o número.

📌 Recapitulando: Três escolhas encadeadas definem o imposto da nota, e o quadro mostra o efeito antes de você salvar.

7. Situação do convênio: aprovar, reprovar, duplicar e excluir

Lista todos os convênios de uma mesma empresa e concentra as decisões sobre eles. É aqui que o convênio pendente passa a valer, pela aprovação, que um convênio parecido é criado a partir de outro, pela duplicação, e que um cadastro errado é removido. A coluna Em uso avisa quais convênios já estão amarrados a contrato e, por isso, deixaram de aceitar alteração.

Nesta tela é possível:
✅ Ver todos os convênios da empresa com descrição, vigência, modalidade, situação, uso e desconto de parcela
✅ Consultar um convênio sem risco de alterar nada
✅ Editar um convênio que ainda não está em uso
✅ Duplicar um convênio, inclusive um que já está em uso
✅ Aprovar ou reprovar um convênio
✅ Excluir um convênio que não está vinculado a contrato
✅ Inserir um convênio novo para a mesma empresa

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Abrir
  5. aba Planos de pagamento

Antes de começar

Lista de planos de pagamento com as ações de aprovar, reprovar, duplicar e excluir

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Aprovar não é formalidade, é a conferência. Um convênio duplicado herda todos os descontos e a configuração fiscal do original, e nasce pendente exatamente para alguém reler os valores antes de eles entrarem em vigor. Aprovar sem conferir coloca regra de desconto valendo sem revisão.

📌 Recapitulando: A situação manda no convênio, e a coluna Em uso manda no que ainda dá para mudar.

8. Liberar o acesso do parceiro ao Portal do Convênio

Mostra em que pé está o acesso da empresa parceira ao Portal do Convênio e concentra a ação de credencial: criar o acesso, reenviar o que já existe ou redefinir a senha. O usuário do portal é o CNPJ da empresa, e a senha viaja apenas dentro do e-mail. A senha nunca é exibida em tela porque ela é cifrada e nunca é decifrada, nem para o sistema. O que a tela mostra é o estado dela, que é o que decide qual ação faz sentido.

Nesta tela é possível:
✅ Ver o e-mail para onde a credencial vai e o usuário do portal
✅ Ver o estado do acesso: sem usuário, senha provisória, acesso em uso ou acesso compartilhado com o Portal do Polo
✅ Criar o acesso de um convênio que ainda não tem usuário
✅ Reenviar a credencial para o mesmo e-mail ou para outro, corrigindo o endereço na hora
✅ Redefinir a senha para a inicial quando o parceiro perdeu a que escolheu
✅ Tentar o envio novamente quando o e-mail falhar, sem refazer nada

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Abrir
  5. aba Usuário e acesso

Antes de começar

Aba Usuário e acesso, com o acesso do parceiro ao Portal do Convênio

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Redefinir senha e enviar é a única ação destrutiva desta tela. Ela devolve a senha para a inicial e quem estiver usando a senha escolhida pelo parceiro perde o acesso até receber e usar a nova. Só faça isso quando o parceiro disser que perdeu a senha, e nunca como forma de conferir se o acesso funciona.

📌 Recapitulando: A tela nunca mostra a senha, mas sempre diz o que o próximo clique vai fazer com ela.

9. Modelo de e-mail da fatura do convênio

Cadastra o corpo do e-mail que leva o fechamento aos convênios da instituição: o assunto, o texto, as imagens embutidas e quais documentos seguem em anexo. É um modelo só para todos os convênios, e a personalização acontece por variáveis, que trocam pelo nome do convênio, a competência, os valores e o vencimento no momento do envio. Tem ainda uma prévia com valores de exemplo e o histórico das alterações.

Nesta tela é possível:
✅ Escrever o assunto e o corpo do e-mail com formatação, listas, links e imagens
✅ Inserir variáveis que são trocadas pelos dados reais de cada fatura
✅ Escolher, por interruptor, quais documentos vão em anexo: fatura, boleto e nota fiscal
✅ Ver a prévia do e-mail como ele chegará ao convênio
✅ Consultar o histórico de alterações e o conteúdo de cada versão anterior
✅ Restaurar o modelo padrão sugerido pelo sistema
✅ Desligar o modelo sem apagá-lo

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Cadastros
  3. Convênios
  4. Modelo de e-mail

Antes de começar

Janela do modelo de e-mail da fatura do convênio

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Este modelo vale para todos os convênios da instituição ao mesmo tempo. Uma frase escrita para um parceiro específico chega a todos, e desmarcar o Boleto por causa de um caso isolado tira o boleto do e-mail de todo mundo. Antes de salvar, confira o resumo Vão em anexo e a aba Prévia.

📌 Recapitulando: Um modelo para todos, com variáveis no lugar dos nomes e três interruptores decidindo o que vai em anexo.

10. Regras do cadastro, resumo para o operador

Ponto de Atenção: Antes de aprovar um convênio, confira três coisas: a empresa (CNPJ e razão social), o plano de pagamento (é ele que define o valor) e a operação fiscal (é ela que define o imposto). As três aparecem juntas na aba Planos de pagamento, e é a última que costuma passar despercebida.

Fatura de convênio

1. A fatura de convênio, visão geral do fechamento

A fatura de convênio é o fechamento do mês de uma empresa parceira. Ela junta, num documento só, as parcelas dos alunos que aquele convênio paga naquela competência, fecha o valor, gera a cobrança e dá origem à nota fiscal.

O caminho normal é o lote: uma vez por mês o operador manda criar as faturas de todos os convênios de uma vez, confere a prévia, e o sistema gera. A fatura avulsa existe para a exceção, quando um convênio precisa de um fechamento fora do lote.

O processo permite:
✅ Ver o mês inteiro, com quantas faturas e quanto valor cada competência tem.
✅ Criar as faturas do mês em lote, conferindo antes convênio por convênio.
✅ Saber por que um convênio não entrou no lote, com o motivo de cada um.
✅ Abrir a fatura e ver os alunos, os valores e a retenção de impostos.
✅ Finalizar a fatura e escolher a forma de cobrança.
✅ Acompanhar o que o parceiro vê e faz no Portal do Convênio.

📌 Benefício Principal: Um fechamento por mês resolve todos os convênios de uma vez, com a conferência antes de gerar e o motivo escrito de quem ficou de fora. 🚀

Ponto de Atenção: A fatura é o ponto em que o cadastro cobra o preço dos erros. Convênio sem plano de pagamento, sem operação fiscal ou com aluno fora do vínculo não entra no lote, e o sistema diz o motivo. Não vale forçar a fatura avulsa para contornar: o problema volta na nota fiscal.

📌 Recapitulando: lote do mês → prévia conferida → faturas geradas → finalizar e cobrar.

2. Faturas de convênio: onde o fechamento do mês acontece

Esta é a tela inicial do faturamento por convênio. Uma fatura de convênio (o sistema também a chama de fluxo) é o pacote mensal de um convênio: ela junta as parcelas dos alunos que aquela empresa conveniada paga na competência e passa a tratar todas como uma cobrança só. É a partir dela que saem a nota fiscal, o boleto consolidado e o borderô. A tela abre mostrando cartões de competência, um por mês que já tem fatura, porque o trabalho aqui é mensal e uma lista corrida de milhares de faturas não ajuda a achar o mês. Ao clicar num cartão, a lista daquele mês aparece com uma linha por convênio.

Nesta tela é possível:
✅ Ver, mês a mês, quantas faturas existem e quanto somam
✅ Abrir a competência e listar as faturas daquele mês
✅ Filtrar por descrição, nome do convênio ou CNPJ, por status e por faixa de vencimento
✅ Abrir uma fatura para conferir, aprovar e fechar
✅ Disparar a criação das faturas do mês inteiro de uma vez, pelo botão Criar faturas do mês
✅ Criar uma fatura avulsa pelo botão Nova fatura

📌 Benefício Principal: O mês inteiro de faturamento por convênio numa tela só, agrupado por competência em vez de uma lista sem fim. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio

Antes de começar

Faturas de convênio, lista por competência

Elementos da tela (itens 1 a 5)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Sem nenhum filtro a tela mostra cartões e não mostra tabela. Quem procura uma fatura específica e não abre um mês nem digita um filtro acha que a lista sumiu. Ou clica no cartão do mês, ou digita o nome do convênio e clica em Buscar.

📌 Recapitulando: Aqui você enxerga o fechamento por mês, abre a competência, encontra a fatura de cada convênio e escolhe entre criar o mês inteiro de uma vez ou uma fatura avulsa.

3. Criar as faturas do mês: a prévia antes de gerar

É por aqui que o fechamento do mês é feito de uma vez. Você escolhe a competência, o sistema varre os títulos daquele mês, agrupa por convênio e mostra a prévia: quantos títulos e quanto vale cada convênio, e quais deles estão bloqueados e por quê. Nada é criado enquanto você não confirmar. A prévia existe justamente para você olhar a lista antes, corrigir o que estiver faltando no cadastro e só então mandar criar. O que nasce aqui são faturas Pendentes, sem nota fiscal e sem boleto.

Nesta tela é possível:
✅ Escolher a competência a fechar
✅ Conferir, convênio a convênio, quantos títulos e qual valor entram na fatura
✅ Ver o total geral de títulos, convênios e valor antes de criar
✅ Marcar e desmarcar convênios, um a um ou todos de uma vez
✅ Definir o vencimento que todas as faturas do lote vão receber
✅ Criar o contrato de um convênio que está bloqueado por falta dele, sem sair da tela
✅ Disparar a criação de todas as faturas selecionadas

📌 Benefício Principal: O mês inteiro fechado num clique, com a chance de ver e corrigir os problemas de cadastro antes de qualquer fatura nascer. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Criar faturas do mês

Antes de começar

Prévia da criação em lote, com os títulos agrupados por convênio

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: A prévia já vem com tudo marcado. Se você quer fechar só uma parte do mês, desmarque antes de confirmar, porque o número que vale é o da linha Selecionados e não o total da competência mostrado logo acima dela.

📌 Recapitulando: Escolha a competência, confira a prévia convênio a convênio, resolva os bloqueados, ajuste a seleção e o vencimento, e só então clique em Criar faturas pendentes.

4. Acompanhar a criação em lote das faturas

Depois que você confirma, a criação passa a rodar no servidor e a janela vira uma tela de acompanhamento. Ela mostra quantos convênios já foram processados, qual está sendo criado agora e o resultado de cada um, com as falhas subindo para o topo da lista. Esta tela existe porque um fechamento pode ter dezenas de convênios e centenas de títulos: em vez de deixar o operador olhando uma tela travada, o trabalho continua no servidor e a tela apenas relata.

Nesta tela é possível:
✅ Ver o avanço em números e em barra de progresso
✅ Ver o nome do convênio que está sendo processado agora
✅ Ver, ainda durante o processo, quais convênios já falharam e por quê
✅ Atualizar a página ou voltar depois sem interromper nada

📌 Benefício Principal: Você acompanha o fechamento em tempo real sem ficar preso à tela, e vê os problemas na hora em que acontecem. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Criar faturas do mês
  4. Criar faturas pendentes

Antes de começar

Tela de processos em andamento do faturamento em lote

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Perder o acompanhamento não é perder as faturas. As que já foram criadas estão no banco e aparecem na lista assim que você recarregar a tela. O que se perde é só a barrinha de progresso. Antes de disparar o lote de novo, feche, atualize e confira o que já existe no mês, senão você vai receber o aviso de fatura já existente para os convênios que deram certo.

📌 Recapitulando: O lote roda no servidor, a tela só relata. Pode atualizar, pode sair, mas não dispare um segundo lote para a mesma empresa.

5. Convênios que não entraram no lote e como resolver cada motivo

Quando o lote termina, a tela mostra primeiro o que deu errado, e só depois o que deu certo. Os convênios não criados vêm agrupados pelo motivo, e não em lista solta, porque o mesmo problema costuma atingir vários convênios de uma vez: doze linhas para investigar viram um cadastro para arrumar. É esta tela que diz exatamente o que falta para cada empresa entrar no fechamento do mês.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a mensagem final do lote, com quantas faturas nasceram e para qual competência
✅ Ver os convênios não criados agrupados por motivo, do motivo que atinge mais convênios para o que atinge menos
✅ Ver a lista dos convênios criados como Pendente
✅ Fechar e voltar para a lista já atualizada com as faturas novas

📌 Benefício Principal: Em vez de descobrir os problemas de cadastro um a um durante o mês, você recebe a lista completa no fim do fechamento, já agrupada pela causa. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Criar faturas do mês
  4. tela de resultado

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Rodar o lote de novo sem resolver nada não conserta os não criados, e ainda gera uma segunda leva de mensagens de fatura já existente para os convênios que deram certo na primeira vez. O caminho é ler os motivos agrupados, arrumar o cadastro e rodar o lote outra vez apenas para os convênios que faltaram.

📌 Recapitulando: Os não criados vêm primeiro e agrupados por motivo justamente para você resolver um cadastro e destravar vários convênios de uma vez.

6. Criar uma fatura de convênio avulsa

É o caminho de exceção, para quando um convênio precisa de uma fatura fora do fechamento em lote: um mês fora do padrão, um convênio que ficou de fora do lote, uma cobrança separada. Aqui você escolhe o convênio, informa a competência e o vencimento e seleciona na mão exatamente quais parcelas de alunos entram. A tela tem três etapas em abas: Dados da fatura, Títulos elegíveis e Revisão.

Nesta tela é possível:
✅ Escolher o convênio pesquisando por nome ou CNPJ
✅ Informar a competência e o vencimento da fatura
✅ Buscar as parcelas disponíveis daquele convênio, com filtro por aluno, curso, referência e faixa de vencimento
✅ Selecionar e desmarcar título por título
✅ Conferir tudo na aba Revisão antes de gravar
✅ Salvar a fatura, que nasce Pendente

📌 Benefício Principal: Uma fatura sob medida para o caso fora do padrão, sem precisar refazer o fechamento do mês inteiro. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Nova fatura

Antes de começar

Nova fatura de convênio

Elementos da tela (itens 1 a 7)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Selecionar títulos em várias páginas e não conferir na aba Revisão é o erro comum. O contador do rodapé mostra o total selecionado, mas quem lista aluno por aluno é a Revisão, e é lá que se percebe um aluno a mais ou a menos antes de salvar.

📌 Recapitulando: Escolha o convênio, informe competência e vencimento, busque e marque as parcelas, confira na Revisão e salve. A fatura nasce Pendente, sem nota e sem boleto.

7. A fatura aberta: status, retenção na fonte e as abas

É a tela de decisão. Ela mostra o que aquela fatura vai cobrar do convênio, quanto sai de retenção na fonte, quais alunos estão dentro, quais documentos já foram gerados e todo o histórico do que foi feito. Os botões de ação que aparecem no topo dependem do status da fatura e da sua permissão: o sistema só oferece o que é possível fazer naquele momento.

Nesta tela é possível:
✅ Conferir o valor da nota fiscal, a retenção e o valor que vai no boleto
✅ Ver, tributo a tributo, o que foi retido, o que foi dispensado e a explicação de cada caso
✅ Conferir os alunos e as parcelas que compõem a fatura
✅ Baixar a fatura, a minuta da nota, a nota fiscal, o boleto e o borderô
✅ Enviar o fechamento por e-mail para o convênio
✅ Ler o histórico de status, as operações executadas e as baixas dos alunos
✅ Editar, reprovar, emitir nota, gerar boleto, gerar borderô, finalizar, reabrir ou cancelar, conforme o status

📌 Benefício Principal: O Financeiro para de conciliar retenção na mão: a tela mostra o valor da nota, o valor do boleto e a explicação de cada tributo. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Visualizar

Antes de começar

Fatura de convênio aberta, com status, retenção na fonte e as abas

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Ver dois valores diferentes na mesma fatura não é erro. O da nota fiscal é o cheio e o do boleto é o líquido, e a diferença entre eles é exatamente a retenção. E quando o aviso do Simples Nacional estiver na tela, confira o cadastro da empresa antes de aprovar: depois vira nota emitida, que não se reprocessa.

📌 Recapitulando: Nesta tela você entende o que a fatura vai cobrar, quanto o convênio retém e o que já foi gerado, e decide o próximo passo pelos botões que o sistema oferece.

8. Fechar a fatura: o botão Finalizar e a escolha da cobrança

Finalizar é o passo que encerra a fatura. Num clique o sistema aprova a fatura, emite a nota fiscal, gera a cobrança e a marca como Finalizada. A confirmação diz antes o que vai acontecer, e é nela que você escolhe se aquela fatura será cobrada por boleto ou por borderô. Esse par se exclui de propósito: o borderô dá baixa nas parcelas e o boleto continua pagável no banco, então gerar os dois cobraria o mesmo fechamento duas vezes.

Nesta tela é possível:
✅ Aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar de uma vez
✅ Escolher entre cobrança por boleto e cobrança por borderô, fatura a fatura
✅ Registrar uma observação no fechamento
✅ Retomar um fechamento que parou no meio, sem risco de duplicar nota ou boleto

📌 Benefício Principal: Um botão só para fechar a fatura, com a confirmação dizendo antes exatamente o que vai acontecer. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Visualizar
  4. Finalizar

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Mensagem com a palavra Pendências no fim do fechamento não é falha da tela: quer dizer que uma das etapas não passou, quase sempre a nota fiscal ou o boleto. Leia o motivo, resolva e use os botões avulsos Emitir nota fiscal ou Gerar boleto. Não adianta clicar em Finalizar repetidamente.

📌 Recapitulando: Finalizar faz o caminho inteiro de uma vez, mas respeita a ordem e não fecha a fatura se a nota não saiu. A escolha entre boleto e borderô é por fatura e não se combina.

9. Reprovar, reabrir e o que não dá para desfazer

Nem toda fatura segue direto para o fechamento. Este artigo reúne as ações de volta e as ações definitivas: reprovar uma fatura que não deveria ter sido montada, reabrir uma que precisa de ajuste, remover um aluno que o convênio pediu para tirar, cancelar a nota fiscal e cancelar a fatura inteira. Três dessas ações não têm volta e por isso aparecem em vermelho e sempre passam por uma confirmação que descreve o efeito.

Nesta tela é possível:
✅ Reprovar uma fatura Pendente, com motivo registrado
✅ Reabrir uma fatura Aprovada ou Reprovada e devolvê-la para Pendente
✅ Remover um aluno da fatura sem refazê-la
✅ Cancelar a nota fiscal na prefeitura, com motivo
✅ Cancelar a fatura inteira e liberar os títulos dos alunos

📌 Benefício Principal: Cada ação sem volta é explicada antes de acontecer, com o nome do convênio, o número da nota e o efeito real escrito na confirmação. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Faturas de convênio
  3. Visualizar

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Resposta em verde não garante que o cancelamento chegou até o fim. Quando a mensagem trouxer a palavra Avisos, leia o texto: a fatura foi cancelada aqui, mas a nota pode continuar válida na prefeitura ou o boleto continuar pagável no banco. Nesses casos é preciso tratar o documento por fora e conferir na aba Operações.

📌 Recapitulando: Reprovar e reabrir são caminhos de volta e devolvem a fatura para Pendente. Remover título, cancelar nota e cancelar fatura são definitivos, atingem prefeitura e banco, e sempre pedem confirmação.

10. O que a empresa parceira vê no Portal do Convênio

É a porta de entrada da empresa conveniada. O parceiro entra com o CNPJ dele e com a senha que o Financeiro enviou por e-mail no momento em que o convênio foi cadastrado. A partir daí ele consulta os alunos que custeia, confere o fechamento do mês, aprova esse fechamento, paga o boleto e guarda a nota fiscal, sem precisar telefonar para a instituição. Na primeira entrada o portal não deixa passar direto: a senha recebida por e-mail é provisória e a troca é obrigatória antes de qualquer tela abrir.

Nesta tela é possível:
✅ Entrar com o CNPJ do convênio e a senha, digitando o CNPJ com ou sem pontuação.
✅ Mostrar e ocultar a senha digitada, pelo botão de olho ao lado do campo.
✅ Trocar a senha provisória por uma senha própria, na janela que abre logo depois da entrada.
✅ Sair da conta pela própria janela de troca, para quem abriu por engano.
✅ Ir para a recuperação de senha pelo link Esqueci minha senha.

Como chegar

  1. Portal do Convênio
  2. Entrar

Antes de começar

Login do Portal do Convênio

Elementos da tela (itens 1 a 4)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: A recusa do login não distingue senha errada de convênio inativo. Antes de tratar o chamado como esquecimento de senha, confira a situação do convênio no cadastro: um convênio que foi inativado continua digitando normalmente e nunca entra, com a mesma mensagem de senha inválida.

📌 Recapitulando: Usuário é o CNPJ, senha inicial são os 6 primeiros dígitos dele, a troca é obrigatória na primeira entrada, e o convênio precisa estar ativo para a senha certa funcionar.

11. O fechamento por dentro, na visão do parceiro

É a tela de conferência do parceiro antes de aprovar e antes de pagar. Ela abre o fechamento e responde, nesta ordem, as três perguntas de quem paga: quanto vou pagar, por quais alunos, e onde está a nota fiscal. Os quatro valores aparecem no topo, os cartões de Fatura e Nota fiscal logo abaixo, o resumo do Pagamento em seguida e a lista de alunos por último. O ato de pagar não acontece aqui: esta tela resume e encaminha para o pagamento.

Nesta tela é possível:
✅ Ver os quatro valores do fechamento: alunos, valor da nota fiscal, imposto retido e valor a pagar.
✅ Conferir a lista de alunos com matrícula, curso, vencimento e valor de cada parcela.
✅ Baixar a fatura em PDF com todos os alunos.
✅ Exportar a lista de alunos em planilha, para conferir contra a folha da empresa.
✅ Baixar a nota fiscal, ou o espelho dela enquanto a prefeitura não transmitiu.
✅ Aprovar o fechamento, quando ele ainda está em conferência.
✅ Emitir a nota fiscal que ficou pendente, quando a aprovação passou e a nota não saiu.
✅ Ir para a tela de pagamento.

Como chegar

  1. Portal do Convênio
  2. Fluxos
  3. Consultar

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: O topo conta PARCELAS e a lista de fechamentos conta ALUNOS. Um convênio com 30 alunos e alguns pagando duas parcelas na competência aparece como 30 na lista e como 34 aqui, e nenhum dos dois está errado. Antes de abrir chamado de divergência, leia a legenda do primeiro valor: parcelas incluídas.

📌 Recapitulando: É a tela de conferência: valores no topo, fatura e nota nos cartões, alunos na tabela, e o pagamento a um clique daqui.

12. Regras do fechamento, resumo para o operador

Ponto de Atenção: Antes de finalizar uma fatura, confira três coisas na tela: a competência (é o mês certo?), a lista de alunos (são os alunos daquele convênio?) e o bloco de retenção (o desconto de imposto está como a contabilidade espera?). Depois de finalizada, a fatura vira cobrança e nota, e a correção passa por outros setores.

Nota fiscal e retenção na fonte

1. A nota fiscal do convênio, visão geral

A nota fiscal de serviço é a última etapa do processo. Ela sai da fatura já fechada e vai para a empresa conveniada, com os impostos que a lei manda reter na fonte quando eles são devidos.

A parte que mais gera dúvida é a retenção, e ela fica simples quando se entende que são duas perguntas diferentes, respondidas por lugares diferentes do sistema:
✅ A operação está sujeita ao tributo? Quem responde é o cadastro, pela operação fiscal do convênio.
✅ Naquele valor, retém? Quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês.

Uma operação pode estar sujeita ao tributo e mesmo assim a nota sair sem desconto nenhum, porque o valor do mês não chegou ao limite. Isso não é erro, e a nota traz a frase que explica cada caso.

📌 Benefício Principal: O sistema mostra a decisão tributo a tributo, com o motivo escrito, na tela e na própria observação da nota, em vez de deixar a conferência para uma planilha depois. 🚀

Ponto de Atenção: Não confunda sujeição com retenção. Ver a alíquota de IRRF no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai descontar IRRF: significa apenas que a operação está sujeita a esse tributo. Se o imposto do mês não alcançar o mínimo legal, a nota sai sem o desconto, e está correta.

📌 Recapitulando: o cadastro diz a que tributos a operação está sujeita; a lei diz se naquele valor retém.

2. Entender a retenção na fonte: o que vem do cadastro e o que vem da lei

A retenção é decidida por duas perguntas diferentes e o sistema mostra as duas em lugares diferentes. A primeira é se a operação está SUJEITA ao tributo, e quem responde é o cadastro: o cadastro fiscal do CNPJ do convênio tem precedência e, na falta dele, vale a operação fiscal CFOP/CIO do convênio. A segunda é se NAQUELE VALOR retém, e quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês. Uma operação pode estar sujeita ao tributo e ainda assim a nota sair sem desconto nenhum. Esta tela mostra o resultado das duas perguntas, tributo a tributo, com a frase que explica cada caso, e a mesma explicação vai gravada na observação da nota.

Nesta tela é possível:
✅ Ver quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto, lado a lado
✅ Ler tributo a tributo qual foi retido e qual foi dispensado
✅ Ler a frase que explica cada decisão, com os valores do mês que a produziram
✅ Descobrir, antes de aprovar, que o convênio está sem resposta sobre o Simples Nacional
✅ Conferir no cadastro do convênio a que tributos a operação escolhida sujeita as notas dele

📌 Benefício Principal: Responde, com os números da própria fatura, por que aquela nota reteve imposto e a anterior não, sem precisar recorrer à planilha da contabilidade. 🚀

Como chegar

Faturas de convênio › abrir a fatura › bloco de valores no topo da tela (a origem da regra fica em Cadastros › Convênios › abrir o convênio › Operação fiscal)

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro. O sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, enquanto o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez; em algumas bases isso dá um centavo a mais no sistema. A outra armadilha é confundir sujeição com retenção: ver IRRF um vírgula cinquenta por cento no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai reter. Quem decide se retém naquele valor é a soma das notas do convênio no mês, e é essa conta que a explicação de cada tributo mostra na fatura.

📌 Recapitulando: O cadastro diz a que tributos a operação está sujeita e a lei diz se naquele valor retém; a fatura mostra o resultado das duas perguntas com a frase que explica cada tributo, e a mesma explicação fica gravada na nota.

3. Emitir a nota fiscal da fatura de convênio

No convênio a nota não sai por aluno: sai UMA nota para a empresa conveniada, com o valor total das parcelas daquela fatura, e todas as parcelas ficam vinculadas a ela. No caminho normal a nota é emitida junto com a aprovação, sem que ninguém precise clicar aqui. O botão Emitir nota fiscal existe para o caso em que a aprovação foi gravada e a nota falhou, e para o caso em que a nota foi cancelada e a fatura precisa de outra. Por isso ele é um passo de recuperação e não o caminho principal da tela.

Nesta tela é possível:
✅ Emitir a nota fiscal consolidada da fatura de convênio
✅ Reemitir a nota depois de ter cancelado a anterior
✅ Ver, antes de emitir, quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto
✅ Acompanhar na aba Documentos o número, a série e a situação da nota gerada
✅ Ler na aba Operações o registro de cada tentativa de emissão, com a mensagem que o sistema devolveu

📌 Benefício Principal: Gera uma única nota fiscal para o convênio com o valor total da fatura, deixando todas as parcelas dos alunos vinculadas a ela. 🚀

Como chegar

  1. Faturas de convênio
  2. abrir a fatura
  3. Emitir nota fiscal

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: O aviso de falha desta tela é genérico e não diz o motivo. Quando a emissão não sair, abra a aba Operações da própria fatura: é lá que fica registrada a tentativa com a mensagem que o sistema devolveu. A segunda armadilha é a diferença entre os dois números do topo: a nota sai pelo valor total e o boleto sai pelo líquido quando o convênio retém tributos. Ver dois valores diferentes nos dois documentos é o comportamento correto, não erro de cálculo.

📌 Recapitulando: No convênio a nota é uma só por fatura, sai pelo valor total, nasce junto com a aprovação, e o botão desta tela existe para reemitir quando algo falhou ou quando a nota anterior foi cancelada.

4. Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno

Esta é a emissão avulsa: você abre o financeiro de um aluno, escolhe a parcela e manda emitir a nota fiscal de serviço daquela parcela. O sistema toma o número seguinte da série fiscal da unidade, monta a nota inteira (cabeçalho, item, serviço, ISS, vencimento e os tributos), grava a observação que identifica a parcela e o curso do aluno, carimba o número da nota na parcela e avança o contador da série. É o caminho para o caso isolado: a parcela que ficou de fora do lote, a que precisou ser refeita depois de um cancelamento, a que o aluno pediu na secretaria. Para volume, use o faturamento em lote.

Nesta tela é possível:
✅ Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno pela própria lista de parcelas
✅ Reemitir a nota de uma parcela cuja nota anterior foi cancelada, gerando um número novo
✅ Ver, na coluna de status da parcela, se ela já tem nota, qual o número e se essa nota está cancelada
✅ Ler o número e a série da nota recém-emitida na própria confirmação
✅ Ler o motivo exato da recusa quando a emissão não é permitida
✅ Cancelar a nota emitida pela mesma linha da parcela

📌 Benefício Principal: Gera a nota fiscal de serviço de uma parcela específica na hora, com a numeração fiscal e o vínculo entre nota e parcela feitos no mesmo passo, sem precisar montar um faturamento em lote. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro do Aluno
  2. Consulta de alunos
  3. abrir o aluno
  4. lista de parcelas
  5. botão de ações da linha
  6. Emitir nota fiscal

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Emitida no sistema não quer dizer entregue à prefeitura. Esta tela monta e numera a nota dentro do sistema; a transmissão à prefeitura acontece por fora. Uma nota que acabou de aparecer com número em verde ainda pode estar aguardando transmissão, e é por isso que qualquer PDF gerado antes disso sai marcado como cópia de referência sem valor fiscal. A segunda armadilha é o botão Cancelar da janela de confirmação: ele apenas fecha a janela, não cancela nota nenhuma. Quem cancela nota é o item vermelho do menu de ações da parcela.

📌 Recapitulando: Pela lista de parcelas do aluno você emite a nota de uma parcela por vez, com número e série gerados na hora, e a mesma linha mostra depois se aquela nota está ativa ou cancelada.

5. Emitir notas fiscais em lote por filtros

É a tela do faturamento mensal. Você informa um período e os filtros de recorte, o sistema procura as parcelas elegíveis e mostra a lista para conferência. Nada é emitido nessa busca: a numeração fiscal só começa a andar quando você aprova. Aprovado o lote, a emissão roda em segundo plano e a tela acompanha parcela a parcela, dizendo qual virou nota, com que número, e qual falhou e por quê. O trabalho fica registrado como um processo, que pode ser acompanhado, cancelado no meio e exportado para Excel.

Nesta tela é possível:
✅ Buscar as parcelas elegíveis por período de vencimento ou por competência
✅ Recortar a busca por situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade, aceitando mais de um valor em cada
✅ Conferir a lista completa das candidatas e o valor total antes de emitir qualquer nota
✅ Descartar a busca e refazer com outros filtros sem consequência nenhuma
✅ Aprovar e emitir todas as parcelas encontradas de uma vez
✅ Acompanhar o progresso ao vivo, com contagem de emitidas e de falhas
✅ Interromper a emissão no meio
✅ Exportar o resultado do lote para Excel, com o motivo de cada falha

📌 Benefício Principal: Fatura de uma vez todas as parcelas elegíveis de um período, com uma lista de conferência antes de gravar qualquer coisa e o resultado item a item na tela. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro do Aluno
  2. Notas fiscais em lote

Antes de começar

Faturamento em lote por filtros

Elementos da tela (itens 1 a 4)

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: O motivo da falha não aparece escrito na tabela: a palavra Falha guarda o texto do erro no apontador do mouse. Para ler todos de uma vez, use Exportar Excel, que traz o motivo na coluna Erro. E lembre que a lista de pré-aprovação é de uso único: se você aprovar e depois quiser rodar de novo, o sistema recusa dizendo que a pré-visualização expirou ou não foi encontrada e pede para buscar as parcelas novamente. Isso não é erro, é a trava que impede o mesmo lote de ser emitido duas vezes.

📌 Recapitulando: Filtrar, conferir a lista, aprovar: só o terceiro passo emite, e a partir dele cada parcela tem um resultado próprio que você lê na tela ou exporta.

6. Pré-aprovação: conferir a lista antes de emitir

Depois da busca, a tela abre um painel de pre-aprovacao com a quantidade de parcelas elegiveis, o valor total e a lista completa do que sera faturado. Essa e a ultima parada antes das notas passarem a existir. Serve para o financeiro conferir o tamanho do lote, bater o total com o que se esperava do mes e perceber, por exemplo, que uma categoria entrou por engano ou que um periodo pegou parcelas de outro semestre. A confirmacao e de tudo ou nada: ou o lote inteiro e aprovado, ou voce volta e refaz o filtro.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a quantidade de parcelas elegiveis e o valor total do lote antes de emitir
✅ Conferir a lista completa com matricula, aluno, pedido, valor e periodo
✅ Descartar a lista e comecar outra busca
✅ Aprovar e disparar a emissao de todas as notas do lote

📌 Benefício Principal: Mostra exatamente quais alunos e quanto sera faturado antes de qualquer nota existir. 🚀

Como chegar

Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de clicar em Buscar parcelas)

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Nao existe meio termo nesta tela: se dois ou tres alunos da lista nao deveriam ser faturados agora, nao adianta procurar como desmarca-los. O caminho e clicar em Nova busca e apertar o filtro (periodo mais curto, outra categoria de pagamento, outra situacao academica) ate a lista conter exatamente o que deve ser faturado. E lembre que Aprovar e emitir todas nao pede confirmacao: o clique ja e a decisao.

📌 Recapitulando: Confira contagem, total e lista, e so entao clique em Aprovar e emitir todas, porque e ali que as notas passam a existir.

7. Acompanhar a emissão do lote, cancelar e exportar o resultado

Aprovada a lista, a tela troca o painel de pre-aprovacao por um painel de progresso que mostra o lote sendo emitido ao vivo: quantas parcelas ja foram processadas, quantas viraram nota, quantas falharam e em que pe esta cada linha. O processo roda no servidor e nao depende da tela ficar aberta. No fim, o painel vira o registro do que aconteceu, com o numero da nota de cada parcela e a mensagem de erro das que nao passaram, e permite baixar tudo em Excel para conferencia e arquivo.

Nesta tela é possível:
✅ Acompanhar o andamento em tempo real, com barra de progresso e percentual
✅ Ver quantas notas foram emitidas e quantas falharam
✅ Ver o numero da nota emitida em cada parcela
✅ Ler o motivo da falha de cada parcela que nao virou nota
✅ Interromper o processo antes de terminar
✅ Exportar o resultado completo para uma planilha do Excel

📌 Benefício Principal: Voce ve nota por nota o que foi emitido e o que falhou, com o motivo de cada falha. 🚀

Como chegar

Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de aprovar a lista)

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Cancelar o processo nao cancela nota nenhuma; ele so impede que as parcelas seguintes sejam faturadas. Para desfazer uma nota que ja saiu, e preciso ir na parcela do aluno e usar Cancelar nota fiscal, uma a uma, e mesmo assim nota ja integrada no Fiscal ou no Contabil nao pode mais ser cancelada. Por isso a conferencia importante e a da pre-aprovacao, nao a do progresso.

📌 Recapitulando: Acompanhe pelos contadores de Emitidas e Falhas, e ao terminar use Exportar Excel para guardar o comprovante do que foi faturado.

8. Cancelar uma nota fiscal emitida

Cancelar não apaga: o sistema marca a nota como cancelada, guarda o motivo e o nome de quem cancelou, e mantém o documento na base com o mesmo número. A partir daí a parcela volta a poder receber nota, com número novo, e a fatura de convênio volta a mostrar o botão de emitir. Existem dois caminhos, um por parcela do aluno e outro pela fatura do convênio, com regras de preenchimento diferentes.

Nesta tela é possível:
✅ Cancelar a nota fiscal de uma parcela do aluno, com motivo opcional
✅ Cancelar a nota fiscal consolidada de uma fatura de convênio, com motivo obrigatório
✅ Registrar o motivo do cancelamento junto do documento e no histórico da fatura
✅ Liberar a parcela ou a fatura para uma nova emissão

📌 Benefício Principal: Anula uma nota errada preservando o registro dela, e libera a parcela ou a fatura para receber uma nota nova. 🚀

Como chegar

Financeiro do Aluno › Consulta de alunos › abrir o aluno › lista de parcelas › botão de ações da linha › Cancelar nota fiscal, ou Faturas de convênio › abrir a fatura › aba Documentos › linha da nota › Cancelar nota

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Cancelar não devolve o número. Se a nota estava errada e você cancelar para refazer, a nova nota sai com o número seguinte da série e a cancelada continua na base com o número antigo, o que é o comportamento correto de uma série fiscal. Cuidado também com a palavra Cancelar dentro das janelas de emissão: ali ela apenas fecha a confirmação. Quem cancela nota é o item vermelho do menu da parcela ou o botão vermelho da linha da nota na aba Documentos.

📌 Recapitulando: O cancelamento marca a nota, guarda o motivo e libera uma nova emissão, mas é barrado se a nota já foi integrada ao Fiscal ou ao Contábil.

9. Conferir a nota emitida: espelho, minuta e a aba Documentos

Depois de emitida, a nota aparece como uma linha na aba Documentos, junto do boleto e do borderô, com número, série, situação, data e valor. Dessa linha saem três ações: ver o espelho, que é o desenho da nota montado com os dados já gravados; baixar o arquivo, quando a prefeitura já devolveu; e cancelar a nota. Fora da tabela, no cabeçalho da aba, ficam a fatura, que lista os alunos que o convênio está pagando, e a minuta, que é a prévia da nota sem valor fiscal. É aqui que se confere se os tributos retidos saíram como deveriam.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a situação da nota, inclusive quando ela ainda não foi transmitida à prefeitura
✅ Abrir o espelho da nota e conferir campo a campo, mesmo antes da transmissão
✅ Baixar o arquivo oficial quando ele já está disponível
✅ Baixar a minuta da nota como prévia para conferência ou envio
✅ Baixar a fatura com a relação dos alunos
✅ Cancelar a nota pela própria linha dela

📌 Benefício Principal: Permite conferir a nota campo a campo antes de a prefeitura recebê-la, e deixa claro na tela quando o documento ainda não vale como nota fiscal. 🚀

Como chegar

  1. Faturas de convênio
  2. abrir a fatura
  3. aba Documentos

Antes de começar

Aba Documentos da fatura, com espelho, minuta e as ações da nota

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Espelho e minuta não são a nota. Os dois saem marcados como sem valor fiscal, e o espelho continua sendo gerado mesmo quando a prefeitura nunca recebeu o documento, justamente para que a conferência possa acontecer antes. Se o convênio disser que não achou a nota no portal da prefeitura, confira a coluna Situação: enquanto ela mostrar aguardando transmissão, o documento existe no sistema e ainda não existe do lado de lá. Enviar o espelho como se fosse a nota é o erro que essa marcação existe para evitar.

📌 Recapitulando: A aba Documentos reúne a nota, o boleto e o borderô da fatura, e é pelo espelho que se confere a nota campo a campo, inclusive os tributos retidos, antes de a prefeitura recebê-la.

10. Conferir as notas emitidas pelo relatório de notas fiscais

É a conferência de fora da tela de emissão. Você recorta por período de emissão da nota e, se quiser, também por vencimento e competência da parcela, escolhe se quer só as notas emitidas, só a previsão de faturamento ou os dois, e o sistema gera uma planilha em segundo plano. O arquivo não é baixado na hora: ele fica disponível no dashboard de arquivos do usuário que pediu, o que permite gerar recortes grandes sem prender a tela.

Nesta tela é possível:
✅ Gerar uma planilha com as notas emitidas em um período de emissão
✅ Somar ao recorte os filtros de vencimento e de competência da parcela
✅ Escolher entre notas emitidas, previsão de faturamento ou os dois
✅ Restringir por matrícula, aluno, curso, modalidade, CNPJ do polo e situação acadêmica
✅ Limpar todos os filtros de uma vez
✅ Acompanhar o processamento e recuperar o arquivo no dashboard de arquivos

📌 Benefício Principal: Entrega em planilha a relação das notas emitidas no período, já cruzada com matrícula, aluno, curso e modalidade, para a conferência do fechamento. 🚀

Como chegar

  1. Relatórios
  2. Notas fiscais

Antes de começar

Filtros do relatório de notas fiscais

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Clicar em Gerar XLSX não baixa nada na hora, e isso não é falha. A mensagem de sucesso diz apenas que o relatório foi enviado para processamento: o arquivo aparece depois no dashboard de arquivos do usuário que pediu, e é lá que ele deve ser procurado. Repetir o clique porque o download não começou só enfileira o mesmo relatório várias vezes.

📌 Recapitulando: Este é o relatório de conferência das notas do período, gerado em segundo plano e recolhido depois no dashboard de arquivos.

11. Lote de notas do aluno e faturas de convênio: por que são trilhos diferentes

As duas telas falam em lote e em nota fiscal, mas resolvem coisas diferentes e nunca disputam a mesma parcela. O lote de notas fiscais fatura a parcela do aluno pagante e gera uma nota por parcela, no nome do responsavel financeiro daquela parcela. Quando o responsavel financeiro da parcela e uma empresa cadastrada como convenio, a cobranca nao e do aluno e sim do convenio: essas parcelas sao reunidas em uma fatura de convenio e recebem uma unica nota fiscal com o valor total da fatura. Por isso o lote de notas simplesmente nao enxerga parcelas de convenio, mesmo que elas batam com todos os filtros de periodo, situacao academica, categoria e modalidade.

Nesta tela é possível:
✅ Entender por que um aluno nao apareceu na busca do lote de notas
✅ Saber por qual tela a nota do convenio e emitida
✅ Distinguir criar faturas do mes, que nao emite nada, de aprovar o lote de notas, que emite na hora

📌 Benefício Principal: Evita procurar aluno de convenio no lote de notas e emitir a nota errada para o tomador errado. 🚀

Como chegar

  1. Financeiro
  2. Financeiro do Aluno
  3. Notas fiscais em lote e Financeiro
  4. Faturas de convenio

Antes de começar

O que a tela mostra

Como o sistema decide

Ponto de Atenção: Se um aluno de convenio aparecer na busca do lote de notas, isso nao e sorte: e sinal de que o responsavel financeiro daquela parcela nao esta vinculado ao convenio no cadastro. Emitir assim gera nota individual no nome errado e obriga a cancelar nota por nota depois. Antes de rodar o lote no comeco do mes, vale conferir o cadastro dos responsaveis financeiros dos alunos conveniados.

📌 Recapitulando: Aluno pagante se fatura em Notas fiscais em lote, uma nota por parcela; aluno de convenio se fatura na fatura do convenio, uma nota por fatura.

12. Regras da nota e da retenção, resumo para o operador

Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro: o sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, e o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez. A diferença é de centavos no mês inteiro. Antes de abrir chamado, confira se a divergência é só essa.