# Convênios # Convênios ## 1. O processo de convênio, do cadastro à nota fiscal O **convênio** é o acordo em que uma **empresa parceira paga as mensalidades dos alunos dela**. Em vez de cada aluno receber o próprio boleto, a instituição fecha o mês, junta os alunos daquele convênio numa **fatura** e emite **uma nota fiscal** para a empresa. São três etapas, sempre nesta ordem, e cada uma depende da anterior: ✅ **Cadastro** (este documento), onde a empresa entra no sistema, escolhe o plano de pagamento, define a operação fiscal e ganha acesso ao Portal do Convênio. ✅ **Fatura**, o fechamento do mês, que junta os alunos e fecha o valor. ✅ **Nota fiscal**, a emissão para a empresa, com a retenção de impostos quando ela é devida. 📌 **Benefício Principal:** Um cadastro só amarra **quem paga, quanto paga e como o imposto sai**, e o mesmo cadastro alimenta o fechamento do mês e a nota fiscal, sem retrabalho. 🚀 --- **Ponto de Atenção:** O erro mais caro deste processo não acontece no fechamento nem na nota: acontece **aqui, no cadastro**. A operação fiscal escolhida no plano de pagamento define se a nota daquele convênio vai reter imposto, e uma escolha errada só aparece na conferência da contabilidade, semanas depois, com boletos já enviados. 📌 **Recapitulando:** cadastro correto → fatura do mês → nota fiscal. Quem erra no primeiro passo, erra nos três. --- --- ## 2. Convênios: encontrar a empresa e abrir o cadastro É a porta de entrada de todo o cadastro de convênio. A tela lista as empresas (participantes jurídicos) da instituição em duas visões: a lista principal, com quem já tem ao menos um convênio cadastrado, e a lista de quem ainda não tem nenhum, que é onde se começa um convênio novo. Daqui o operador localiza a empresa por CNPJ ou nome, abre o cadastro dela e chega às três abas de trabalho: Dados do convênio, Usuário e acesso e Planos de pagamento. Nesta tela é possível: ✅ **Buscar a empresa por CNPJ ou por nome** ✅ **Ver, para cada empresa, o CNPJ, o nome, a inscrição estadual e se ela está ativa** ✅ **Abrir o cadastro completo da empresa (dados, acesso ao portal e planos de pagamento)** ✅ **Trocar para a lista de empresas sem convênio, pelo botão Inserir** ✅ **Criar o convênio de uma empresa que ainda não tem nenhum** ✅ **Cadastrar um fornecedor novo sem sair da tela** ✅ **Abrir o modelo de e-mail que leva a fatura a todos os convênios da instituição** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios #### **Antes de começar** - Estar com a empresa (instituição) certa selecionada no topo do sistema: a lista mostra apenas os participantes daquela empresa - Ter permissão de leitura do plano financeiro. Sem ela a tela responde Sem permissão e não lista nada - A empresa parceira já existir como participante jurídico com relacionamento de fornecedor. Quem não tem esse relacionamento não aparece em nenhuma das duas listas ![Lista de convênios](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/i5Hw8C2bb7UQAQEF-conv-01-lista.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 10)** - **Buscar por CNPJ ou nome (item 1)** – Campo de busca da lista. Aceita o CNPJ com ou sem pontuação e parte do nome. A busca só começa a filtrar a partir de dois caracteres. - **Buscar (item 2)** – Aplica o texto digitado e volta para a primeira página. Depois de aplicada, a busca vira um selo Busca: ... com o botão Limpar busca ao lado. - **Modelo de e-mail (item 3)** – Abre o cadastro do e-mail que leva o fechamento aos convênios. Fica no cabeçalho porque o modelo é um só para toda a instituição, não um por convênio. - **Inserir (item 4)** – Troca a lista para os participantes jurídicos sem convênio, que é de onde se cria um convênio novo. Aparece apenas na lista principal. - **Frase da lista (item 5)** – Logo abaixo dos botões, diz qual visão está aberta: Participantes jurídicos com ao menos um convênio ou Participantes jurídicos sem convênio disponível para cadastro. - **Abrir (item 6)** – Abre o cadastro da empresa. Cai direto na aba Planos de pagamento, que é a mais usada; as abas Dados do convênio e Usuário e acesso ficam a um clique. - **CPF/CNPJ (item 7)** – O CNPJ da filial, formatado. Empresa cadastrada sem CNPJ aparece com um traço. - **Nome (item 8)** – Nome fantasia da filial e, quando ele não existe, o nome completo do participante. - **Inscrição estadual (item 9)** – O que estiver no cadastro. Campo vazio aparece como ISENTO. - **Situação (item 10)** – Ativo quando a empresa tem pelo menos um convênio aprovado; Inativo quando não tem nenhum aprovado. Ao passar o mouse, mostra quantos convênios aprovados existem. --- #### **Como o sistema decide** - A lista principal traz somente quem já tem convênio cadastrado. A lista do botão Inserir traz quem tem relacionamento de fornecedor e nenhum convênio. - Ativo e Inativo dizem respeito a convênio APROVADO, não ao cadastro da empresa. Empresa com convênio pendente aparece como Inativo. - A busca com menos de dois caracteres é ignorada e a lista volta completa. - Sair para a lista de empresas sem convênio limpa a busca e volta para a primeira página. - Depois de criar um convênio pela lista de empresas sem convênio, a empresa desaparece daquela lista, porque ela passou a ter convênio. --- **Ponto de Atenção:** Quando a empresa parceira não aparece em nenhuma das duas listas, o problema não é a busca: é o cadastro. A tela só enxerga participante jurídico com relacionamento de fornecedor na empresa selecionada. Se o cadastro foi feito pela Secretaria sem esse relacionamento, ou em outra instituição, a empresa fica invisível aqui até o cadastro ser corrigido. 📌 **Recapitulando:** Duas listas, uma busca e um botão Abrir: é por aqui que se chega a qualquer parte do cadastro do convênio. --- --- ## 3. Cadastrar um fornecedor novo pela tela de convênios Quando a empresa parceira ainda não tem nenhum convênio, ela não aparece na lista principal. O botão <strong>Inserir</strong> troca a tela para a lista de participantes sem convênio, e é dali que se cria o primeiro. Se a empresa nem existe como participante, o botão <strong>Novo fornecedor</strong> cadastra ela ali mesmo, sem passar pelo cadastro da Secretaria. Nesta tela é possível: ✅ **Cadastrar a empresa parceira informando CNPJ, razão social e endereço** ✅ **Declarar se a empresa é optante pelo Simples Nacional** ✅ **Preencher o endereço automaticamente a partir do CEP, inclusive o município** ✅ **Escolher o município na lista da UF quando o CEP não resolver** ✅ **Informar o e-mail que vai receber o acesso ao Portal do Convênio** ✅ **Ver, logo após gravar, se o e-mail com o acesso saiu, e tentar enviar de novo sem recadastrar** ✅ **Seguir direto para a criação do convênio** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Inserir 5. Novo fornecedor #### **Antes de começar** - Estar na lista de empresas sem convênio: o botão Novo fornecedor só existe ali - Ter permissão de alteração do plano financeiro - Ter o CNPJ, a razão social, o CEP e um e-mail válido da empresa em mãos - O CEP precisa existir na base de CEP do sistema; a UF e o município precisam existir nas tabelas do sistema ![Lista de participantes sem convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/nve6niCKhw7n1ArA-conv-02-sem-convenio.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 4)** - **Frase da lista (item 1)** – Logo abaixo dos botões, diz qual visão está aberta: Participantes jurídicos com ao menos um convênio ou Participantes jurídicos sem convênio disponível para cadastro. - **Novo fornecedor (item 2)** – Só existe na lista de empresas sem convênio. Cadastra a empresa parceira ali mesmo, sem passar pelo cadastro da Secretaria. - **Voltar (item 3)** – Na lista de empresas sem convênio, devolve para a lista principal. - **Criar convênio (item 4)** – Abre o formulário do convênio já com a empresa selecionada. Depois de gravar, a empresa sai da lista de sem convênio. --- #### **Como o sistema decide** - Aqui só se cadastra fornecedor do tipo Comum. Polo e Revendedor continuam no cadastro da Secretaria e depois aparecem na lista de empresas sem convênio. - O e-mail é obrigatório porque o cadastro e o acesso ao portal nascem juntos: não existe cadastrar por aqui sem criar o acesso. - Faltando campo, o clique responde com a frase Preencha antes de cadastrar seguida do que falta. O caso mais comum é o município, quando o CEP não casou com a tabela. - CNPJ já cadastrado é recusado com Já existe participante com este CNPJ. Localize-o na aba Sem convênio. - O cadastro nasce sempre como matriz. Outras filiais do mesmo CNPJ continuam no cadastro da Secretaria. - O envio do e-mail acontece depois da gravação. Se o e-mail falhar, o cadastro permanece gravado e a tela mostra o motivo com o botão Tentar enviar novamente. - O usuário do portal é o CNPJ da empresa. A senha inicial viaja apenas dentro do e-mail: ela não aparece em nenhuma tela e não pode ser consultada depois. --- **Ponto de Atenção:** O e-mail deste formulário não é um contato qualquer, é o canal por onde a credencial chega. Endereço errado grava o cadastro do mesmo jeito e deixa o parceiro com um acesso que ninguém sabe que existe. Confira o endereço antes de gravar e, se o aviso de falha aparecer, resolva ali mesmo: fechar a tela não reenvia nada. 📌 **Recapitulando:** Cadastro rápido da empresa parceira que já sai com acesso ao portal criado e com o convênio a um clique. --- --- ## 4. Dados do convênio: identificação, regime tributário e destinatários Reúne o que o sistema sabe da empresa parceira e as duas configurações que mudam dinheiro e entrega: se ela é optante pelo Simples Nacional, que decide se a nota desconta PIS, COFINS e CSLL, e para quais endereços vão a fatura, a nota fiscal e o boleto de todos os fechamentos. Identificação e endereço são leitura; regime tributário e destinatários são editáveis nesta aba. Nesta tela é possível: ✅ **Conferir CNPJ, razão social, nome fantasia, inscrição estadual, telefone e quantos convênios a empresa tem** ✅ **Responder ou corrigir se a empresa é optante pelo Simples Nacional** ✅ **Declarar quem recebe fatura, nota fiscal e boleto, e quem recebe em cópia** ✅ **Remover um endereço da lista pelo ícone de lixeira do próprio endereço** ✅ **Conferir os endereços de cobrança, entrega e fiscal cadastrados** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Abrir 5. aba Dados do convênio #### **Antes de começar** - A empresa existir na instituição selecionada. Caso contrário a aba responde que o convênio não foi encontrado nesta empresa - Permissão de leitura para ver a aba - Permissão de alteração para gravar regime tributário e destinatários. Sem ela o cartão de destinatários abre com o selo Somente leitura ![Aba Dados do convênio, com os cartões de identificação, regime tributário e destinatários](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/ySXlU4WOhAsoLmdI-conv-04-dados.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Cartão Identificação** – Traz CNPJ, Razão social, Nome fantasia, Inscrição estadual, Telefone e Convênios cadastrados. É leitura: a correção desses dados é feita no cadastro da empresa. - **Cartão Regime tributário** – Onde se responde se a empresa é optante pelo Simples Nacional. Vem primeiro porque é a resposta que decide o valor do boleto. - **Aviso Ninguém respondeu ainda** – Faixa de atenção que aparece enquanto a pergunta não foi respondida. Diz que, até responder, a fatura trata o convênio como não optante e desconta PIS, COFINS e CSLL. - **É optante pelo Simples e Não é optante** – Os dois botões de resposta. O que está valendo fica destacado. Clicar grava na hora, sem botão de salvar. - **Cartão Destinatários de fatura, NF e boleto** – O único lugar do sistema onde se declara quem recebe os documentos deste convênio. Vale para o convênio inteiro, não para um plano de pagamento. - **Recebem os documentos** – Lista principal, em etiquetas. É ela que define o envio. Vazia, a mensagem diz que o envio vai cair no e-mail do cadastro. - **Em cópia (Cc)** – Lista secundária. Só é usada quando a lista principal tem alguém. - **Campo de e-mail e botão Adicionar** – Digite o endereço e clique em Adicionar, ou tecle Enter. O endereço vira uma etiqueta com lixeira ao lado. - **Salvar destinatários** – Grava as duas listas. A confirmação Destinatários salvos aparece ao lado do botão. - **Cartão Endereço** – Lista os endereços cadastrados com o tipo por extenso: Cobrança, Entrega ou Fiscal. Sem endereço, diz que nenhum foi cadastrado. --- #### **Como o sistema decide** - O regime tributário tem três estados, e sem resposta não é o mesmo que não optante: enquanto ninguém responde, a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL. - Trocar a resposta do Simples vale para as próximas notas. As já emitidas nasceram com a resposta anterior e não são reprocessadas. - A lista de destinatários é da empresa, e não de um plano de pagamento: vale para todos os fechamentos daquele convênio. - Cópia sem destinatário principal é recusada, com a mensagem pedindo ao menos um endereço em Recebem os documentos. - Cada lista aceita no máximo 20 endereços. Atingido o limite, o campo mostra Limite de 20 endereços e para de aceitar. - Endereço repetido não vira segunda etiqueta. A comparação ignora maiúsculas e minúsculas, mas a etiqueta guarda a grafia digitada. - Um endereço que já está em Recebem os documentos é retirado da cópia ao salvar. - O que estiver digitado no campo e ainda não virou etiqueta é salvo junto ao clicar em Salvar destinatários. - Com as duas listas vazias, o envio usa o e-mail do usuário do Portal do Convênio e, na falta dele, o e-mail do cadastro. - Endereço malformado é recusado antes de gravar, com a mensagem E-mail inválido seguida do endereço. --- **Ponto de Atenção:** Ninguém respondeu ainda, no cartão Regime tributário, não quer dizer que a empresa não é optante: quer dizer que a pergunta nunca foi feita. Enquanto ela ficar sem resposta, o sistema desconta 4,65% de quem talvez não devesse, e o convênio só percebe quando compara o boleto com a nota. Confira o cartão CNPJ da empresa e responda. 📌 **Recapitulando:** É nesta aba que se resolvem as duas perguntas que o fechamento vai cobrar: quanto desconta e para quem envia. --- --- ## 5. Criar e editar o plano de pagamento do convênio É o cadastro do convênio propriamente dito: a descrição, a vigência, a modalidade, os descontos que o parceiro concede ao aluno, as categorias de pagamento que ele cobre e a configuração fiscal da nota. Uma mesma empresa pode ter vários convênios, um para cada acordo, e é por isso que a aba se chama Planos de pagamento. O formulário abre como tela cheia, não como janela, e é sempre o mesmo para criar, editar e consultar. Nesta tela é possível: ✅ **Criar um convênio novo para a empresa selecionada** ✅ **Definir vigência indeterminada ou com data de início e fim** ✅ **Escolher a modalidade do convênio e os dias para vencimento no fluxo de aprovação** ✅ **Configurar até cinco descontos diferentes, em porcentagem ou em valor** ✅ **Marcar quais categorias de pagamento o convênio cobre** ✅ **Definir a operação fiscal, o serviço prestado e o detalhe do serviço que vão para a nota** ✅ **Editar um convênio existente ou apenas consultá-lo, com todos os campos travados** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Abrir 5. aba Planos de pagamento 6. Inserir #### **Antes de começar** - A empresa precisa ter a resposta do Simples Nacional gravada. Sem ela o sistema recusa a criação e manda informar no cadastro da empresa se ela é optante - As categorias de pagamento já cadastradas em Financeiro > Cadastros > Categorias de pagamento - O cadastro fiscal disponível: a operação fiscal, o serviço prestado e o detalhe do serviço saem de tabelas do sistema, não são digitados aqui - Permissão de alteração do plano financeiro para criar e editar. Só consultar exige apenas leitura ![Formulário do plano de pagamento do convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/ghfgxKkJve5cJiql-conv-05-plano.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Voltar** – Sai do formulário e devolve para a lista de planos de pagamento. Substitui o X porque o formulário é uma tela, e não uma janela sobre a lista. - **Título e identificação** – Diz Novo convênio, Editar convênio ou Consultar convênio, e logo abaixo repete o CNPJ e o nome da empresa, para não haver dúvida de em quem se está mexendo. - **Descrição** – Obrigatória, até 60 caracteres. É o nome do convênio nas listas e nos relatórios. - **Período vigência** – Obrigatório. Indeterminado não pede datas. Determinado abre os campos Início da vigência e Fim da vigência, os dois obrigatórios. - **Pré-requisitos** – Texto livre de até 255 caracteres, para registrar as condições do acordo. - **Modalidade** – Obrigatória. Quatro opções: pré-aprovação sem emissão de boleto (carteira), com emissão de boletos registrados, com boleto e nota fiscal sem confirmação do pagamento, e sem convênio. - **Dias para vencimento (fluxo aprovação)** – Obrigatório, número de 0 a 99. - **Contrato único** – Caixa de seleção do acordo. - **Responsável pelo pagamento, Tipo de financiamento e Tipo de cobertura** – Campos livres de até 40 caracteres, para registrar o combinado com o parceiro. - **Data de solicitação e Data de assinatura** – Datas do acordo, opcionais. - **Seção Financeiro** – Cinco pares de campos, cada um com o tipo e o valor: Desconto matrícula financiado, Desconto matrícula, Desconto parcela, Desconto parcela de matrícula e Desconto rematrícula. - **Tipo do desconto** – Nenhum, Porcentagem ou Valor específico. Enquanto o tipo for Nenhum, o campo de valor fica travado. - **Seção Categorias de pagamento** – Campo de busca, contador de quantas estão selecionadas e a lista com uma caixa de seleção por categoria. - **Seção Impostos da nota fiscal** – As três escolhas fiscais e o quadro que mostra o efeito delas. Nada de imposto é digitado aqui. - **Fechar e Confirmar** – No rodapé. Confirmar grava o convênio novo; na edição o botão passa a se chamar Salvar convênio. Em consulta, só existe Fechar. --- #### **Como o sistema decide** - O convênio nasce com a situação Pendente. É a aprovação que o coloca em vigor. - Criar o convênio já o deixa faturável: o contrato que a fatura exige é criado na mesma operação, sem passo extra. - Vigência determinada exige as duas datas, e a data final não pode ser anterior à inicial. - Nos descontos, escolher o tipo obriga informar o valor, e informar valor obriga escolher o tipo. Porcentagem aceita no máximo 100. - Os quatro campos fiscais são obrigatórios. Sem eles a tela aponta o campo, e o servidor recusa a gravação. - Convênio em uso por contrato assinado não pode ser editado. O botão de editar fica desabilitado na lista e, forçando, o sistema responde que o convênio está em uso. - Sem a resposta do Simples Nacional no cadastro da empresa, a criação é recusada com a mensagem explicando que é essa resposta que define se a nota desconta PIS, COFINS e CSLL. - Categoria de pagamento inexistente é recusada com o código na mensagem. --- **Ponto de Atenção:** Quem procura os e-mails para fatura, nota fiscal e boleto não vai encontrar neste formulário. O campo mudou de lugar: agora fica na aba Dados do convênio, no cartão Destinatários de fatura, NF e boleto. A razão é que a lista vale para a empresa inteira, e não para um plano de pagamento; enquanto ela morou aqui, ficou sem preencher em praticamente todos os convênios. 📌 **Recapitulando:** Um convênio por acordo, sempre pendente ao nascer, e sem os quatro campos fiscais ele não grava. --- --- ## 6. O quadro de impostos: o que a operação fiscal faz com a nota Define e mostra, antes de salvar, qual será o comportamento fiscal de toda nota deste convênio. São três escolhas encadeadas, feitas em listas do sistema, e um quadro de leitura que traduz o efeito delas: quais impostos apenas aparecem informados na nota, quais o convênio desconta ao pagar, e a partir de que valor esse desconto acontece de verdade. Nenhum percentual é digitado: a regra vem do cadastro fiscal e o convênio apenas a herda. Nesta tela é possível: ✅ **Escolher a operação fiscal (CFOP/CIO) do convênio em uma lista com busca** ✅ **Escolher o serviço prestado (NBS) que sai descrito na nota** ✅ **Escolher o detalhe do serviço (indOp) vinculado ao serviço escolhido** ✅ **Ver antes de salvar quais impostos são apenas informados e quais o convênio desconta** ✅ **Ver a partir de que valor mensal o desconto passa a acontecer** ✅ **Limpar qualquer uma das três escolhas pelo botão ao lado do campo** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Abrir 5. aba Planos de pagamento 6. Inserir 7. seção Impostos da nota fiscal #### **Antes de começar** - O cadastro fiscal precisa estar preenchido: as listas de operação fiscal, serviço prestado e detalhe do serviço vêm de tabelas do sistema - A resposta do Simples Nacional da empresa, na aba Dados do convênio, porque é ela que decide se o desconto de PIS, COFINS e CSLL acontece ![Seção Impostos da nota fiscal, com as três escolhas e o quadro de impostos](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/Fk6PjI5fCYp1jDgm-conv-06-impostos.png) --- #### **O que a tela mostra** - **1. Operação fiscal (CFOP/CIO)** – Primeira escolha. É ela que diz quais impostos incidem e quais o convênio desconta. Em convênio novo já abre preenchida com a operação que os convênios da instituição usam. - **Selecionar** – Abre a janela de escolha, com busca por código ou descrição. - **Janela Selecionar CFOP/CIO** – Lista as operações com as colunas CFOP, CIO, O que faz com o imposto e Ativo. - **O que faz com o imposto** – A coluna que decide a escolha. Escreve por extenso, por exemplo, que o convênio desconta IRRF 1,50% e PIS, COFINS e CSLL 4,65%, ou que a operação não tem desconto. - **Usada pelos convênios** – Selo azul na linha da operação que os convênios aprovados da instituição já usam. Serve para separar duas linhas que têm a mesma descrição e diferem só em reter ou não reter. - **2. Serviço prestado (NBS)** – Segunda escolha, liberada só depois da operação fiscal. É o que sai descrito na nota. - **3. Detalhe do serviço (indOp)** – Terceira escolha, liberada só depois do serviço. Sem ela a prefeitura rejeita a nota. - **O que esta operação faz com o imposto** – O quadro de leitura logo abaixo dos três campos, atualizado a cada troca de operação. - **Só informado na nota, ninguém desconta** – Metade esquerda do quadro. Lista os impostos que a instituição recolhe e que não mudam o valor do boleto. - **O convênio desconta ao pagar** – Metade direita. Lista o que o convênio retém e diz, em porcentagem, quanto o boleto sai menor que a nota. Sem retenção, diz que nota e boleto saem pelo mesmo valor. - **Quando o desconto acontece de verdade** – Bloco final do quadro. Diz o valor mensal a partir do qual o IRRF e o bloco PIS, COFINS e CSLL passam a ser descontados, e lembra que optante do Simples nunca sofre esse segundo desconto. --- #### **Como o sistema decide** - As três escolhas são preenchidas em ordem. O serviço prestado só libera depois da operação fiscal, e o detalhe do serviço só libera depois do serviço prestado. - Trocar a operação fiscal limpa o serviço e o detalhe. Trocar o serviço limpa o detalhe. É proposital: a combinação precisa ser válida entre si. - Nenhum percentual é editável aqui. A regra sai do cadastro fiscal e o convênio a herda. - O IRRF só é descontado a partir do valor exibido em notas do mês para o mesmo convênio. Abaixo disso a lei dispensa, porque o imposto do mês não chega ao mínimo. - PIS, COFINS e CSLL formam um bloco único e só são descontados a partir da base mensal exibida. Optante do Simples Nacional nunca sofre esse desconto, e o quadro avisa quando o IRRF continua valendo mesmo assim. - As notas do mês somam antes da conta: duas notas pequenas para o mesmo convênio podem passar do limite juntas e as duas descontarem. - Se a operação escolhida não gerar imposto nenhum, o quadro avisa em amarelo que quase sempre é cadastro fiscal faltando, e não isenção. - Convênio novo abre com a operação fiscal sugerida já preenchida; se o operador escolher outra antes da sugestão chegar, a escolha dele prevalece. Em edição, nada é trocado por baixo. --- **Ponto de Atenção:** Duas operações fiscais podem ter praticamente a mesma descrição e diferir justamente em reter ou não reter. Escolher a errada faz um convênio cobrar o valor cheio enquanto todos os outros descontam, e ninguém percebe até a conferência da contabilidade. Use a coluna O que faz com o imposto e o selo Usada pelos convênios para decidir, não o número. 📌 **Recapitulando:** Três escolhas encadeadas definem o imposto da nota, e o quadro mostra o efeito antes de você salvar. --- --- ## 7. Situação do convênio: aprovar, reprovar, duplicar e excluir Lista todos os convênios de uma mesma empresa e concentra as decisões sobre eles. É aqui que o convênio pendente passa a valer, pela aprovação, que um convênio parecido é criado a partir de outro, pela duplicação, e que um cadastro errado é removido. A coluna Em uso avisa quais convênios já estão amarrados a contrato e, por isso, deixaram de aceitar alteração. Nesta tela é possível: ✅ **Ver todos os convênios da empresa com descrição, vigência, modalidade, situação, uso e desconto de parcela** ✅ **Consultar um convênio sem risco de alterar nada** ✅ **Editar um convênio que ainda não está em uso** ✅ **Duplicar um convênio, inclusive um que já está em uso** ✅ **Aprovar ou reprovar um convênio** ✅ **Excluir um convênio que não está vinculado a contrato** ✅ **Inserir um convênio novo para a mesma empresa** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Abrir 5. aba Planos de pagamento #### **Antes de começar** - A empresa já aberta pelo botão Abrir da lista de convênios - Permissão de alteração para aprovar, reprovar, editar e excluir - Permissão de cópia para duplicar. É uma permissão distinta da de alteração ![Lista de planos de pagamento com as ações de aprovar, reprovar, duplicar e excluir](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/kHPURR8A4qKLFIPu-conv-07-situacao.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Inserir** – Cria um convênio novo para a mesma empresa. Aparece só nesta aba, porque nas outras não há o que inserir. - **Coluna Ações** – Seis botões por linha, na ordem: Consultar, Editar, Duplicar, Aprovar, Reprovar e Excluir. - **Consultar** – Abre o convênio com todos os campos travados, sem botão de salvar. - **Editar** – Abre o convênio para alteração. Fica desabilitado quando o convênio está em uso, e o motivo aparece ao passar o mouse. - **Duplicar** – Cria outro convênio a partir deste. Funciona mesmo com o convênio em uso, porque a cópia é registro novo e não toca no original. - **Aprovar e Reprovar** – Mudam a situação do convênio. Cada um fica desabilitado quando o convênio já está naquela situação. - **Excluir** – Remove o convênio. Pede confirmação e fica desabilitado quando o convênio está em uso. - **Descrição** – O nome do convênio. Convênio sem descrição aparece como Sem descrição. - **Período vigência** – Indeterminado ou Determinado, conforme o cadastro. - **Modalidade** – A modalidade escolhida no cadastro, por extenso. - **Situação** – Etiqueta colorida com Aprovado, Pendente, Reprovado ou Inativo. - **Em uso** – Sim quando o convênio já está vinculado a contrato. É esta coluna que explica por que Editar e Excluir aparecem desabilitados. - **Desconto parcela** – Repete o tipo e o valor do desconto de parcela, que é o mais consultado. - **Janela Duplicar convênio** – Pede a Descrição do novo convênio, com contador de caracteres, e avisa que a cópia nasce pendente de aprovação. --- #### **Como o sistema decide** - A cópia copia vigência, descontos, condições e a configuração fiscal, e não altera o convênio de origem. - A cópia nasce pendente de aprovação, mesmo quando o original está aprovado. É na aprovação que os valores são conferidos. - Duas descrições iguais no mesmo participante são recusadas, com a mensagem dizendo qual descrição já existe. A janela já sugere a descrição com o sufixo de cópia para evitar o erro. - A descrição do novo convênio tem no máximo 60 caracteres. - Convênio em uso por contrato assinado não pode ser editado nem excluído. - A exclusão pede a confirmação Confirma a exclusão deste convênio? Esta ação não poderá ser desfeita, e não tem volta. - Cada ação confirma com uma mensagem própria: convênio criado, atualizado, aprovado, reprovado, excluído, ou duplicado com o nome da cópia. - Sem nenhum convênio cadastrado, a aba mostra Nenhum convênio cadastrado e orienta a usar o Inserir. --- **Ponto de Atenção:** Aprovar não é formalidade, é a conferência. Um convênio duplicado herda todos os descontos e a configuração fiscal do original, e nasce pendente exatamente para alguém reler os valores antes de eles entrarem em vigor. Aprovar sem conferir coloca regra de desconto valendo sem revisão. 📌 **Recapitulando:** A situação manda no convênio, e a coluna Em uso manda no que ainda dá para mudar. --- --- ## 8. Liberar o acesso do parceiro ao Portal do Convênio Mostra em que pé está o acesso da empresa parceira ao Portal do Convênio e concentra a ação de credencial: criar o acesso, reenviar o que já existe ou redefinir a senha. O usuário do portal é o CNPJ da empresa, e a senha viaja apenas dentro do e-mail. A senha nunca é exibida em tela porque ela é cifrada e nunca é decifrada, nem para o sistema. O que a tela mostra é o estado dela, que é o que decide qual ação faz sentido. Nesta tela é possível: ✅ **Ver o e-mail para onde a credencial vai e o usuário do portal** ✅ **Ver o estado do acesso: sem usuário, senha provisória, acesso em uso ou acesso compartilhado com o Portal do Polo** ✅ **Criar o acesso de um convênio que ainda não tem usuário** ✅ **Reenviar a credencial para o mesmo e-mail ou para outro, corrigindo o endereço na hora** ✅ **Redefinir a senha para a inicial quando o parceiro perdeu a que escolheu** ✅ **Tentar o envio novamente quando o e-mail falhar, sem refazer nada** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Abrir 5. aba Usuário e acesso #### **Antes de começar** - A empresa precisa ter CNPJ no cadastro. O usuário do portal é o CNPJ, e sem ele não há acesso a criar nem a reenviar - Um e-mail válido para receber a credencial, de até 60 caracteres - Permissão de alteração do plano financeiro ![Aba Usuário e acesso, com o acesso do parceiro ao Portal do Convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/OOLpRRdfIbS4psXg-conv-08-acesso.png) --- #### **O que a tela mostra** - **E-mail do acesso** – Para onde a credencial vai. O sistema usa o e-mail do próprio usuário do portal e, na falta dele, o e-mail do cadastro. - **Usuário do portal** – O login da empresa, que é o CNPJ. Convênio sem acesso mostra Sem usuário criado. - **Etiqueta de estado** – Resume a situação: Sem acesso ao portal, Senha provisória, Acesso em uso ou Acessa com o mesmo login do Portal do Polo. - **Botão de ação** – Muda de nome conforme o estado: Criar acesso e enviar, Reenviar acesso, Redefinir senha e enviar ou Reenviar instruções. - **Janela Enviar acesso ao portal** – Abre com um bloco explicando exatamente o que aquele clique vai fazer naquele estado. - **E-mail para onde enviamos o acesso ao portal** – Já vem preenchido com o destino que o sistema conhece, e continua editável. É o campo mais usado no reenvio, porque quase sempre o endereço trocou de dono. - **Redefinir a senha para a inicial antes de enviar** – Caixa de seleção que aparece quando a senha ainda é a inicial. Vem desmarcada, porque marcá-la derruba a senha em uso. - **A senha atual do convênio deixa de funcionar** – Aviso vermelho que aparece quando o parceiro já trocou a senha. Traz a caixa Confirmo a redefinição, e o envio fica travado até ela ser marcada. - **Mesmo acesso do Portal do Polo** – Bloco azul que substitui qualquer controle de senha quando a empresa entra nos dois portais com o mesmo usuário. Nesse estado nada de senha é alterado por aqui. - **Caixa de resultado** – Aparece depois do envio, verde quando o e-mail saiu e vermelha quando não saiu, sempre com o destino, o usuário e, na falha, o motivo. - **Dispensar aviso** – Botão do aviso fixo que fica no topo da tela de convênios quando um envio falha. O aviso não some sozinho: ou o envio dá certo, ou alguém o dispensa conscientemente. --- #### **Como o sistema decide** - A senha nunca é exibida. Ela é cifrada e nunca decifrada, então não existe consultar a senha atual, só reenviar a inicial ou redefinir. - Enquanto a senha ainda é a inicial, o reenvio manda a mesma senha, sem alterar nada. - Quando o parceiro já entrou e trocou a senha, não existe reenvio: a única saída é redefinir, e isso derruba a senha que ele usa hoje. - Quando a empresa entra também no Portal do Polo com o mesmo usuário, a redefinição não é oferecida, nem marcada, nem atrás de aviso. Redefinir ali derrubaria o acesso ao outro portal. O e-mail reenvia o login e orienta a usar a senha que já vale nos dois. - O acesso só está entregue quando o e-mail saiu. Se a credencial foi criada mas o e-mail falhou, isso não conta como sucesso, e o aviso fica preso na tela com o motivo e o botão de reenviar. - Redefinir a senha é gravado antes do envio. Se o e-mail falhar depois de uma redefinição, a senha já voltou para a inicial, e a única saída é reenviar. - Corrigir o e-mail na janela também atualiza o endereço do usuário do portal, exceto quando o acesso é compartilhado com o Portal do Polo, em que o endereço de recuperação de senha do outro portal é preservado. - Reenviar cria o acesso quando ele ainda não existe, o que resolve os convênios cadastrados antes do portal. --- **Ponto de Atenção:** Redefinir senha e enviar é a única ação destrutiva desta tela. Ela devolve a senha para a inicial e quem estiver usando a senha escolhida pelo parceiro perde o acesso até receber e usar a nova. Só faça isso quando o parceiro disser que perdeu a senha, e nunca como forma de conferir se o acesso funciona. 📌 **Recapitulando:** A tela nunca mostra a senha, mas sempre diz o que o próximo clique vai fazer com ela. --- --- ## 9. Modelo de e-mail da fatura do convênio Cadastra o corpo do e-mail que leva o fechamento aos convênios da instituição: o assunto, o texto, as imagens embutidas e quais documentos seguem em anexo. É um modelo só para todos os convênios, e a personalização acontece por variáveis, que trocam pelo nome do convênio, a competência, os valores e o vencimento no momento do envio. Tem ainda uma prévia com valores de exemplo e o histórico das alterações. Nesta tela é possível: ✅ **Escrever o assunto e o corpo do e-mail com formatação, listas, links e imagens** ✅ **Inserir variáveis que são trocadas pelos dados reais de cada fatura** ✅ **Escolher, por interruptor, quais documentos vão em anexo: fatura, boleto e nota fiscal** ✅ **Ver a prévia do e-mail como ele chegará ao convênio** ✅ **Consultar o histórico de alterações e o conteúdo de cada versão anterior** ✅ **Restaurar o modelo padrão sugerido pelo sistema** ✅ **Desligar o modelo sem apagá-lo** #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Cadastros 3. Convênios 4. Modelo de e-mail #### **Antes de começar** - Permissão de alteração do plano financeiro para editar, salvar, ver a prévia e abrir o histórico. Só com permissão de leitura, o modelo abre com o selo Somente leitura - As imagens já prontas no computador, em PNG, JPG ou GIF. Imagem copiada de um site ou de outro e-mail não serve ![Janela do modelo de e-mail da fatura do convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/bms3Hb2ziBDMksst-conv-09-email.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Modelo de e-mail da fatura** – Título da janela. Ao lado dele aparece o selo Somente leitura quando o perfil não pode alterar. - **Abas Conteúdo, Prévia e Alterações** – Conteúdo é onde se escreve, Prévia mostra o resultado e Alterações traz o histórico. - **Aviso do modelo único** – Bloco no topo da aba Conteúdo, lembrando que o modelo é um só para todos os convênios e que o próprio texto chama cada convênio pelo nome pela variável Razão social. - **Assunto do e-mail** – Obrigatório, até 200 caracteres. Também aceita variáveis, no mesmo formato do corpo. - **Corpo do e-mail** – O editor de texto. A barra tem Negrito, Itálico, Sublinhado, Lista com marcadores, Lista numerada, Inserir ou editar link, Inserir imagem, Inserir variável, Desfazer e Refazer. - **Inserir variável** – Menu com as variáveis disponíveis, cada uma com um exemplo do valor que ela assume. Inserir coloca a variável onde o cursor está. - **Variáveis disponíveis** – Lista completa, que abre clicando no título. Traz o rótulo, o código e o exemplo de cada variável. - **Documentos anexados** – Bloco com um interruptor por documento: Fatura, Boleto e Nota fiscal. É aqui, e só aqui, que se decide o que segue em anexo. - **Vão em anexo** – Resumo em destaque logo abaixo dos interruptores, listando o que vai seguir com o e-mail no estado atual da tela. - **Restaurar modelo padrão** – Devolve o texto e os interruptores do modelo sugerido pelo sistema. O primeiro clique arma e o botão passa a dizer Confirmar restauração. - **Usar este modelo nos envios** – Caixa de seleção. Desmarcada, o envio volta ao corpo padrão do sistema, e a fatura sai do mesmo jeito. - **Prévia** – Mostra o e-mail montado com valores de exemplo, com o assunto acima e o botão Atualizar prévia. - **Alterações** – Lista as gravações anteriores com data, autor, o que mudou, os documentos daquela versão e o botão Ver conteúdo desta versão. - **Última gravação** – Linha do rodapé, com a data e o autor da última gravação, ou Modelo ainda não gravado. - **Salvar modelo** – Grava o modelo. Fica bloqueado enquanto o assunto estiver vazio ou o corpo em branco, e o motivo aparece ao passar o mouse. --- #### **Como o sistema decide** - O modelo é um só para toda a instituição. Texto diferente para um convênio específico não existe nesta versão; quem personaliza é a variável de razão social. - Na primeira vez, a janela abre com o modelo padrão sugerido e avisa que ele ainda não foi salvo. Enquanto ninguém salvar, o envio usa o corpo padrão do sistema. - Quem decide o anexo são os interruptores, não o texto. Escrever a variável do boleto no corpo não anexa nada, e apagá-la não desanexa. - Variável escrita no corpo apontando para documento desmarcado gera aviso amarelo: naquele ponto o e-mail vai dizer que o documento não foi anexado. - Desmarcar os três é permitido e gera aviso vermelho: o e-mail vai só com o texto. - Documento que não existir na competência não é anexado mesmo marcado, e o motivo entra no texto pela variável Avisos do envio. - Imagens: PNG, JPG ou GIF, até 300 KB cada, no máximo 5 imagens e 1 MB somados. A imagem enviada por aqui vai embutida no corpo, não como arquivo solto. - Imagem copiada de um site ou de outro e-mail é removida ao colar, e o servidor recusa a gravação se sobrar alguma, dizendo qual endereço causou a recusa. - Variável que não existe na lista faz a gravação ser recusada, com o nome da variável na mensagem. Use sempre o menu Inserir variável. - Se outra pessoa gravar o modelo enquanto você edita, a gravação é recusada. O que você escreveu continua na tela e não foi gravado; recarregar traz o conteúdo do colega e descarta o seu, então copie o seu texto antes. - Restaurar o modelo padrão substitui o texto e os interruptores, mas não grava nada até você clicar em Salvar modelo. - O histórico começa na segunda gravação, quando passa a existir um conteúdo anterior a guardar. Cada linha guarda o que valia antes daquela gravação. --- **Ponto de Atenção:** Este modelo vale para todos os convênios da instituição ao mesmo tempo. Uma frase escrita para um parceiro específico chega a todos, e desmarcar o Boleto por causa de um caso isolado tira o boleto do e-mail de todo mundo. Antes de salvar, confira o resumo Vão em anexo e a aba Prévia. 📌 **Recapitulando:** Um modelo para todos, com variáveis no lugar dos nomes e três interruptores decidindo o que vai em anexo. --- --- ## 10. Regras do cadastro, resumo para o operador - A lista principal traz somente quem já tem convênio cadastrado. A lista do botão Inserir traz quem tem relacionamento de fornecedor e nenhum convênio. - Ativo e Inativo dizem respeito a convênio APROVADO, não ao cadastro da empresa. Empresa com convênio pendente aparece como Inativo. - A busca com menos de dois caracteres é ignorada e a lista volta completa. - O regime tributário tem três estados, e sem resposta não é o mesmo que não optante: enquanto ninguém responde, a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL. - Trocar a resposta do Simples vale para as próximas notas. As já emitidas nasceram com a resposta anterior e não são reprocessadas. - A lista de destinatários é da empresa, e não de um plano de pagamento: vale para todos os fechamentos daquele convênio. - O convênio nasce com a situação Pendente. É a aprovação que o coloca em vigor. - Criar o convênio já o deixa faturável: o contrato que a fatura exige é criado na mesma operação, sem passo extra. - Vigência determinada exige as duas datas, e a data final não pode ser anterior à inicial. - As três escolhas são preenchidas em ordem. O serviço prestado só libera depois da operação fiscal, e o detalhe do serviço só libera depois do serviço prestado. - Trocar a operação fiscal limpa o serviço e o detalhe. Trocar o serviço limpa o detalhe. É proposital: a combinação precisa ser válida entre si. - Nenhum percentual é editável aqui. A regra sai do cadastro fiscal e o convênio a herda. - A cópia copia vigência, descontos, condições e a configuração fiscal, e não altera o convênio de origem. - A cópia nasce pendente de aprovação, mesmo quando o original está aprovado. É na aprovação que os valores são conferidos. - Duas descrições iguais no mesmo participante são recusadas, com a mensagem dizendo qual descrição já existe. A janela já sugere a descrição com o sufixo de cópia para evitar o erro. - A senha nunca é exibida. Ela é cifrada e nunca decifrada, então não existe consultar a senha atual, só reenviar a inicial ou redefinir. **Ponto de Atenção:** Antes de aprovar um convênio, confira três coisas: a **empresa** (CNPJ e razão social), o **plano de pagamento** (é ele que define o valor) e a **operação fiscal** (é ela que define o imposto). As três aparecem juntas na aba Planos de pagamento, e é a última que costuma passar despercebida. # Fatura de convênio ## 1. A fatura de convênio, visão geral do fechamento A **fatura de convênio** é o fechamento do mês de uma empresa parceira. Ela junta, num documento só, **as parcelas dos alunos que aquele convênio paga** naquela competência, fecha o valor, gera a cobrança e dá origem à nota fiscal. O caminho normal é o **lote**: uma vez por mês o operador manda criar as faturas de todos os convênios de uma vez, confere a prévia, e o sistema gera. A fatura avulsa existe para a exceção, quando um convênio precisa de um fechamento fora do lote. O processo permite: ✅ **Ver o mês inteiro**, com quantas faturas e quanto valor cada competência tem. ✅ **Criar as faturas do mês em lote**, conferindo antes convênio por convênio. ✅ **Saber por que um convênio não entrou** no lote, com o motivo de cada um. ✅ **Abrir a fatura** e ver os alunos, os valores e a retenção de impostos. ✅ **Finalizar** a fatura e escolher a forma de cobrança. ✅ **Acompanhar** o que o parceiro vê e faz no Portal do Convênio. 📌 **Benefício Principal:** Um fechamento por mês resolve **todos os convênios de uma vez**, com a conferência antes de gerar e o motivo escrito de quem ficou de fora. 🚀 --- **Ponto de Atenção:** A fatura é o ponto em que o cadastro cobra o preço dos erros. Convênio sem plano de pagamento, sem operação fiscal ou com aluno fora do vínculo **não entra no lote**, e o sistema diz o motivo. Não vale forçar a fatura avulsa para contornar: o problema volta na nota fiscal. 📌 **Recapitulando:** lote do mês → prévia conferida → faturas geradas → finalizar e cobrar. --- --- ## 2. Faturas de convênio: onde o fechamento do mês acontece Esta é a tela inicial do faturamento por convênio. Uma fatura de convênio (o sistema também a chama de fluxo) é o pacote mensal de um convênio: ela junta as parcelas dos alunos que aquela empresa conveniada paga na competência e passa a tratar todas como uma cobrança só. É a partir dela que saem a nota fiscal, o boleto consolidado e o borderô. A tela abre mostrando cartões de competência, um por mês que já tem fatura, porque o trabalho aqui é mensal e uma lista corrida de milhares de faturas não ajuda a achar o mês. Ao clicar num cartão, a lista daquele mês aparece com uma linha por convênio. Nesta tela é possível: ✅ **Ver, mês a mês, quantas faturas existem e quanto somam** ✅ **Abrir a competência e listar as faturas daquele mês** ✅ **Filtrar por descrição, nome do convênio ou CNPJ, por status e por faixa de vencimento** ✅ **Abrir uma fatura para conferir, aprovar e fechar** ✅ **Disparar a criação das faturas do mês inteiro de uma vez, pelo botão Criar faturas do mês** ✅ **Criar uma fatura avulsa pelo botão Nova fatura** 📌 **Benefício Principal:** O mês inteiro de faturamento por convênio numa tela só, agrupado por competência em vez de uma lista sem fim. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio #### **Antes de começar** - Estar logado com a empresa correta selecionada, porque a tela só mostra faturas da empresa ativa - Ter permissão de leitura no Financeiro. Sem ela a tela responde Sem permissão. ![Faturas de convênio, lista por competência](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/PNI2Mmx6OL4hzDHu-fluxo-01-lista.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 5)** - **Buscar (item 1)** – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar. - **Buscar (item 2)** – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar. - **Criar faturas do mês (item 3)** – Abre a criação em lote da competência. É o caminho normal do fechamento. Enquanto houver um lote rodando nesta empresa, o botão fica desabilitado e escrito Criação em andamento... - **Nova fatura (item 4)** – Cria uma fatura de um convênio só, escolhendo os títulos na mão. É o caminho de exceção. - **Atualizar (item 5)** – Refaz a consulta e também recarrega os cartões de competência. Use quando outra pessoa criou faturas enquanto a sua tela estava aberta. --- #### **Como o sistema decide** - Os cartões de competência só aparecem quando nenhum filtro está em uso e nenhum mês está aberto. Ao filtrar por convênio ou status, a busca vira transversal e os cartões dão lugar à tabela. - Cartão de mês só existe para faturas que têm competência preenchida. Fatura sem mês e ano gravados não entra em nenhum cartão. - O filtro de Status não oferece a opção Cancelado. Faturas canceladas continuam aparecendo em Todos, mas não dá para isolá-las por esse filtro. - Cada página traz dez faturas. A contagem do rodapé é do total encontrado, não da página. --- **Ponto de Atenção:** Sem nenhum filtro a tela mostra cartões e não mostra tabela. Quem procura uma fatura específica e não abre um mês nem digita um filtro acha que a lista sumiu. Ou clica no cartão do mês, ou digita o nome do convênio e clica em Buscar. 📌 **Recapitulando:** Aqui você enxerga o fechamento por mês, abre a competência, encontra a fatura de cada convênio e escolhe entre criar o mês inteiro de uma vez ou uma fatura avulsa. --- --- ## 3. Criar as faturas do mês: a prévia antes de gerar É por aqui que o fechamento do mês é feito de uma vez. Você escolhe a competência, o sistema varre os títulos daquele mês, agrupa por convênio e mostra a prévia: quantos títulos e quanto vale cada convênio, e quais deles estão bloqueados e por quê. Nada é criado enquanto você não confirmar. A prévia existe justamente para você olhar a lista antes, corrigir o que estiver faltando no cadastro e só então mandar criar. O que nasce aqui são faturas Pendentes, sem nota fiscal e sem boleto. Nesta tela é possível: ✅ **Escolher a competência a fechar** ✅ **Conferir, convênio a convênio, quantos títulos e qual valor entram na fatura** ✅ **Ver o total geral de títulos, convênios e valor antes de criar** ✅ **Marcar e desmarcar convênios, um a um ou todos de uma vez** ✅ **Definir o vencimento que todas as faturas do lote vão receber** ✅ **Criar o contrato de um convênio que está bloqueado por falta dele, sem sair da tela** ✅ **Disparar a criação de todas as faturas selecionadas** 📌 **Benefício Principal:** O mês inteiro fechado num clique, com a chance de ver e corrigir os problemas de cadastro antes de qualquer fatura nascer. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Criar faturas do mês #### **Antes de começar** - Ter permissão de escrita no Financeiro - Convênio cadastrado e com situação Ativo em Cadastros > Convênios, senão ele nem aparece na prévia - CNPJ preenchido no cadastro do convênio - Contrato do convênio criado, pelo cadastro ou pelo botão Criar contrato desta própria tela - Títulos dos alunos com o convênio como responsável financeiro e com a competência do mês que você vai fechar ![Prévia da criação em lote, com os títulos agrupados por convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/AGzilQDHc6owy0Ex-fat-03-previa.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Aviso de trava do lote** – Faixa amarela no topo, sempre visível: as faturas são criadas como Pendentes e a criação em lote não emite nota fiscal nem boleto. - **Competência** – Mês e ano dos títulos que vão entrar. É o critério principal da busca. Sem ele a tela avisa: Escolha a competência dos títulos. - **Vencimento da fatura** – Data em que todas as faturas do lote vencem. Ao escolher a competência o sistema já propõe o dia 15 daquele mês, e trocar a competência propõe de novo. Você pode alterar. - **Buscar** – Monta a prévia da competência. Enquanto carrega, o botão gira. - **Linha de totais** – Resumo acima da lista, no formato quantidade de títulos, quantidade de convênios e valor somado da competência inteira. - **Marcar todos e Desmarcar todos** – O mesmo botão troca de nome conforme a seleção. Só alcança os convênios que podem ser criados. - **Aviso de bloqueados** – Linha discreta acima da lista dizendo quantos convênios estão sem criação automática. O motivo de cada um aparece na própria linha. - **Linha do convênio** – Caixa de seleção, nome da empresa conveniada, quantidade de títulos e valor. Convênio bloqueado aparece esmaecido e com a caixa desligada. - **Motivo do bloqueio** – Texto amarelo dentro da linha. Hoje são dois: Convênio sem contrato cadastrado: cadastre o contrato antes de gerar a fatura, e Convênio sem CNPJ no cadastro: ajuste o cadastro antes de gerar a fatura. - **Criar contrato** – Botão que só aparece na linha de quem está bloqueado por falta de contrato. Cria o contrato do convênio e recarrega a prévia, de modo que a linha sai do bloqueio e entra na seleção. - **Selecionados** – Linha de fechamento com quantos convênios, quantos títulos e qual valor você está prestes a criar. É o número que vale, não o total da competência. - **Cancelar** – Fecha a janela sem criar nada. - **Criar faturas pendentes** – Confirma e inicia a criação. Fica desabilitado enquanto não houver prévia carregada ou enquanto nenhum convênio elegível estiver marcado. --- #### **Como o sistema decide** - Entra na prévia o título cuja competência cai no mês escolhido, que tem convênio ativo como responsável financeiro, que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não está em situação que impeça a emissão da nota. Título já usado numa fatura Reprovada ou Cancelada volta a ficar disponível. - Responsável financeiro pessoa física, como pai ou fiador, não é convênio e não entra na prévia. Só entra quem está cadastrado como convênio ativo. - Ao carregar a prévia, todos os convênios elegíveis já vêm marcados: o trabalho do mês é criar todos. - Convênio com mais de um contrato não bloqueia. O sistema escolhe sozinho, dando preferência ao contrato usado na última fatura daquele convênio. - O vencimento da fatura é obrigatório e vale para todas as faturas do lote. A janela avisa Informe o vencimento da fatura se ele estiver em branco. - No momento de criar, o servidor refaz a prévia por conta própria. A tela só diz quais convênios entram; contrato e elegibilidade são recalculados lá. - Cada convênio é criado de forma independente. A falha de um não derruba os outros; ele só volta na lista de não criados com o motivo. --- **Ponto de Atenção:** A prévia já vem com tudo marcado. Se você quer fechar só uma parte do mês, desmarque antes de confirmar, porque o número que vale é o da linha Selecionados e não o total da competência mostrado logo acima dela. 📌 **Recapitulando:** Escolha a competência, confira a prévia convênio a convênio, resolva os bloqueados, ajuste a seleção e o vencimento, e só então clique em Criar faturas pendentes. --- --- ## 4. Acompanhar a criação em lote das faturas Depois que você confirma, a criação passa a rodar no servidor e a janela vira uma tela de acompanhamento. Ela mostra quantos convênios já foram processados, qual está sendo criado agora e o resultado de cada um, com as falhas subindo para o topo da lista. Esta tela existe porque um fechamento pode ter dezenas de convênios e centenas de títulos: em vez de deixar o operador olhando uma tela travada, o trabalho continua no servidor e a tela apenas relata. Nesta tela é possível: ✅ **Ver o avanço em números e em barra de progresso** ✅ **Ver o nome do convênio que está sendo processado agora** ✅ **Ver, ainda durante o processo, quais convênios já falharam e por quê** ✅ **Atualizar a página ou voltar depois sem interromper nada** 📌 **Benefício Principal:** Você acompanha o fechamento em tempo real sem ficar preso à tela, e vê os problemas na hora em que acontecem. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Criar faturas do mês 4. Criar faturas pendentes #### **Antes de começar** - Ter confirmado a criação na prévia ![Tela de processos em andamento do faturamento em lote](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/rfQedYTFq4sYBQch-fat-04-processos.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Contador de progresso** – Frase Criando as faturas seguida de quantos convênios já saíram e de quantos são no total. - **Convênio atual** – Logo abaixo do contador. Mostra Processando seguido do nome da empresa, ou Último processado quando a fila já passou. Antes de começar mostra Preparando os convênios selecionados... - **Barra de progresso** – Faixa que enche conforme os convênios são processados. - **Criados e Não criados** – Os dois contadores lado a lado. É o placar do lote em andamento. - **Lista de convênios do lote** – Uma linha por convênio, com o nome e a mensagem do resultado. Ícone de certo para criado, ícone de atenção para não criado, ícone girando para quem ainda está na fila. - **Aviso do rodapé** – Frase fixa lembrando que pode atualizar a página ou voltar depois, porque a criação continua no servidor e a tela volta a acompanhá-la sozinha. --- #### **Como o sistema decide** - Só existe um lote por empresa de cada vez. Enquanto ele roda, o botão Criar faturas do mês fica desabilitado, e uma segunda tentativa é recusada com a mensagem de que já existe uma criação de faturas em lote em andamento para esta empresa. - Durante o acompanhamento a janela não fecha: o X do cabeçalho fica desabilitado e a tecla Esc não funciona. Fechar daria a impressão de ter cancelado, e o servidor continuaria criando. - Se você atualizar a página ou abrir a tela em outro computador, o sistema reencontra o processo em andamento e reabre o acompanhamento sozinho, sem depender de nada guardado no navegador. - As falhas sobem para o topo da lista enquanto o lote roda, para não sumirem do campo de visão numa fila longa. - Se a tela perder contato com o servidor cinco vezes seguidas, ela para de acompanhar e mostra o aviso de que não foi possível continuar acompanhando este processo, pedindo para fechar e recarregar a tela e conferir as faturas criadas. --- **Ponto de Atenção:** Perder o acompanhamento não é perder as faturas. As que já foram criadas estão no banco e aparecem na lista assim que você recarregar a tela. O que se perde é só a barrinha de progresso. Antes de disparar o lote de novo, feche, atualize e confira o que já existe no mês, senão você vai receber o aviso de fatura já existente para os convênios que deram certo. 📌 **Recapitulando:** O lote roda no servidor, a tela só relata. Pode atualizar, pode sair, mas não dispare um segundo lote para a mesma empresa. --- --- ## 5. Convênios que não entraram no lote e como resolver cada motivo Quando o lote termina, a tela mostra primeiro o que deu errado, e só depois o que deu certo. Os convênios não criados vêm agrupados pelo motivo, e não em lista solta, porque o mesmo problema costuma atingir vários convênios de uma vez: doze linhas para investigar viram um cadastro para arrumar. É esta tela que diz exatamente o que falta para cada empresa entrar no fechamento do mês. Nesta tela é possível: ✅ **Ver a mensagem final do lote, com quantas faturas nasceram e para qual competência** ✅ **Ver os convênios não criados agrupados por motivo, do motivo que atinge mais convênios para o que atinge menos** ✅ **Ver a lista dos convênios criados como Pendente** ✅ **Fechar e voltar para a lista já atualizada com as faturas novas** 📌 **Benefício Principal:** Em vez de descobrir os problemas de cadastro um a um durante o mês, você recebe a lista completa no fim do fechamento, já agrupada pela causa. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Criar faturas do mês 4. tela de resultado #### **Antes de começar** - Ter rodado a criação em lote --- #### **O que a tela mostra** - **Faixa de resultado** – Verde quando o lote terminou normalmente, vermelha quando foi interrompido. O texto diz quantas faturas foram criadas como Pendente e lembra que nenhuma nota fiscal ou boleto foi emitido. - **Não criados** – Bloco amarelo com a quantidade no título e o pedido para resolver estes primeiro. Vem antes da lista de sucessos, de propósito. - **Motivo agrupado** – Cada motivo é um subtítulo, com a quantidade de convênios entre parênteses e os nomes das empresas listados abaixo dele. - **Criados como Pendente** – Bloco com a quantidade e a lista dos convênios que viraram fatura, com o número de títulos de cada um. - **Frase de fechamento** – Lembrete de que é preciso abrir cada fatura para conferir os títulos e aprovar, e de que enquanto estiver Pendente nada é emitido. - **Fechar** – Encerra a janela. A lista de faturas e os cartões de competência são recarregados automaticamente. --- #### **Como o sistema decide** - Convênio sem contrato cadastrado: falta o contrato, que faz parte da identificação da fatura no banco. Resolve na própria prévia, pelo botão Criar contrato, ou no cadastro do convênio. - Convênio sem CNPJ no cadastro: sem CNPJ a fatura até nasceria, mas a nota fiscal não sairia. Ajuste o cadastro da empresa em Cadastros > Convênios. - Convênio sem títulos elegíveis nesta competência, ou nenhum título elegível para este convênio na competência: entre a prévia e a confirmação os títulos deixaram de estar disponíveis, em geral porque entraram em outra fatura. Refaça a prévia. - Já existe uma fatura para este convênio nesta competência: abra a fatura existente em vez de criar outra. É a mensagem típica de quem rodou o lote duas vezes. - Falta um dado obrigatório no cadastro do convênio ou do contrato, ou o convênio aponta para um cadastro que não existe: é problema de cadastro, e a mensagem diz onde olhar. - Algum texto do cadastro é maior que o campo do sistema: nome ou descrição longos demais. Encurte no cadastro e tente de novo. - O convênio estava sendo alterado por outra pessoa neste momento: basta tentar criar a fatura de novo em alguns instantes. - Mensagem pedindo para acionar o suporte informando o nome do convênio e a competência: é o caso em que o sistema não soube traduzir a causa. O erro fica registrado no servidor. - Processo interrompido devolve as listas vazias e a faixa vermelha. Confira quais faturas foram criadas antes de tentar de novo. --- **Ponto de Atenção:** Rodar o lote de novo sem resolver nada não conserta os não criados, e ainda gera uma segunda leva de mensagens de fatura já existente para os convênios que deram certo na primeira vez. O caminho é ler os motivos agrupados, arrumar o cadastro e rodar o lote outra vez apenas para os convênios que faltaram. 📌 **Recapitulando:** Os não criados vêm primeiro e agrupados por motivo justamente para você resolver um cadastro e destravar vários convênios de uma vez. --- --- ## 6. Criar uma fatura de convênio avulsa É o caminho de exceção, para quando um convênio precisa de uma fatura fora do fechamento em lote: um mês fora do padrão, um convênio que ficou de fora do lote, uma cobrança separada. Aqui você escolhe o convênio, informa a competência e o vencimento e seleciona na mão exatamente quais parcelas de alunos entram. A tela tem três etapas em abas: Dados da fatura, Títulos elegíveis e Revisão. Nesta tela é possível: ✅ **Escolher o convênio pesquisando por nome ou CNPJ** ✅ **Informar a competência e o vencimento da fatura** ✅ **Buscar as parcelas disponíveis daquele convênio, com filtro por aluno, curso, referência e faixa de vencimento** ✅ **Selecionar e desmarcar título por título** ✅ **Conferir tudo na aba Revisão antes de gravar** ✅ **Salvar a fatura, que nasce Pendente** 📌 **Benefício Principal:** Uma fatura sob medida para o caso fora do padrão, sem precisar refazer o fechamento do mês inteiro. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Nova fatura #### **Antes de começar** - Ter permissão de escrita no Financeiro - Convênio com contrato cadastrado, senão ele nem aparece no seletor - Parcelas dos alunos com o convênio como responsável financeiro ![Nova fatura de convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/Cqa9QA9y5ULaUEty-fluxo-02-nova.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 7)** - **Dados da fatura (item 1)** – Primeira etapa: identifica o convênio e o período da fatura. - **Títulos elegíveis (item 2)** – Segunda etapa: a busca e a seleção das parcelas. - **Revisão (item 3)** – Terceira etapa: mostra convênio, contrato, competência, vencimento, descrição, quantidade de títulos e valor selecionado, com a tabela dos títulos escolhidos. - **Convênio (item 4)** – Seletor com busca. Digite o nome da empresa ou o CNPJ. A descrição de cada opção traz o CNPJ e, quando a mesma empresa tem mais de um contrato, também o número do contrato que os distingue. - **Descrição (item 5)** – Campo de leitura, preenchido pelo sistema no padrão NOME DO CONVÊNIO seguido do mês e do ano. Fica visível para conferência e não se digita. - **Salvar fatura (item 6)** – Grava a fatura. Ela nasce Pendente e a tela passa para o modo de detalhe. - **Voltar (item 7)** – Abandona a criação e devolve para a lista de faturas. O que estiver preenchido e ainda não salvo se perde. --- #### **Como o sistema decide** - Não existe escolha separada de contrato: o seletor mostra convênios, mas o que ele grava é o contrato, que carrega a identidade do convênio junto. - A descrição é gerada e cortada em 60 caracteres, que é o limite do campo no banco. Quem cede espaço é o nome do convênio, nunca o mês e o ano. - São obrigatórios o convênio, a competência, o vencimento da fatura e pelo menos um título. Faltando algum, a tela leva você de volta à aba certa e marca o campo. - A busca só traz parcela que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não esteja em situação que impeça a emissão da nota. Parcela presa a uma fatura Reprovada ou Cancelada volta a aparecer. - Se um título deixar de estar disponível entre a busca e o clique em Salvar, a gravação é recusada com o aviso de que um ou mais títulos não estão mais elegíveis para esta fatura. - A tela lista dez títulos por página e a seleção continua valendo quando você troca de página. --- **Ponto de Atenção:** Selecionar títulos em várias páginas e não conferir na aba Revisão é o erro comum. O contador do rodapé mostra o total selecionado, mas quem lista aluno por aluno é a Revisão, e é lá que se percebe um aluno a mais ou a menos antes de salvar. 📌 **Recapitulando:** Escolha o convênio, informe competência e vencimento, busque e marque as parcelas, confira na Revisão e salve. A fatura nasce Pendente, sem nota e sem boleto. --- --- ## 7. A fatura aberta: status, retenção na fonte e as abas É a tela de decisão. Ela mostra o que aquela fatura vai cobrar do convênio, quanto sai de retenção na fonte, quais alunos estão dentro, quais documentos já foram gerados e todo o histórico do que foi feito. Os botões de ação que aparecem no topo dependem do status da fatura e da sua permissão: o sistema só oferece o que é possível fazer naquele momento. Nesta tela é possível: ✅ **Conferir o valor da nota fiscal, a retenção e o valor que vai no boleto** ✅ **Ver, tributo a tributo, o que foi retido, o que foi dispensado e a explicação de cada caso** ✅ **Conferir os alunos e as parcelas que compõem a fatura** ✅ **Baixar a fatura, a minuta da nota, a nota fiscal, o boleto e o borderô** ✅ **Enviar o fechamento por e-mail para o convênio** ✅ **Ler o histórico de status, as operações executadas e as baixas dos alunos** ✅ **Editar, reprovar, emitir nota, gerar boleto, gerar borderô, finalizar, reabrir ou cancelar, conforme o status** 📌 **Benefício Principal:** O Financeiro para de conciliar retenção na mão: a tela mostra o valor da nota, o valor do boleto e a explicação de cada tributo. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Visualizar #### **Antes de começar** - A fatura precisa existir, criada pelo lote ou pelo caminho avulso - Para ver os valores de retenção corretos, o cadastro do convênio precisa ter o regime tributário respondido em Cadastros > Convênios ![Fatura de convênio aberta, com status, retenção na fonte e as abas](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/wdTwArbKDj5rp91u-fat-07-aberta.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Selo de status** – No alto, à direita: Pendente em amarelo, Aprovado em verde, Reprovado em vermelho, Finalizado na cor da marca e Cancelado em cinza. - **Selo Somente leitura** – Aparece ao lado do status quando a fatura não pode ser alterada, seja pelo status, seja por falta de permissão. - **Valor total (nota fiscal)** – A soma dos títulos. É esse valor que vai na nota fiscal. - **Retenção na fonte** – Quanto o convênio retém. Abaixo do número, um resumo de uma linha diz quais tributos foram retidos e com que alíquota, ou informa que nenhum tributo foi retido nesta fatura, ou que a operação não está sujeita a retenção. - **Valor do boleto** – O valor líquido, ou seja, o total menos a retenção. É esse que o convênio paga. - **Aviso do Simples Nacional** – Faixa que aparece quando ninguém respondeu ainda se o convênio é optante pelo Simples. Enquanto isso ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL. - **Tributo a tributo** – Lista com o nome do tributo, a alíquota, o valor descontado ou a marca sem desconto, e a explicação do porquê em cada caso. - **Faixa de botões** – Editar, Reprovar, Emitir nota fiscal, Gerar boleto, Gerar borderô, Finalizar, Reabrir fatura e Cancelar fatura. Só aparece o que é possível naquele status. Finalizar é o único botão em destaque, porque é o caminho normal. - **Aba Resumo** – Convênio, descrição, competência e vencimento da fatura. - **Aba Itens** – Um por parcela: referência, aluno, curso, vencimento, competência e valor. Enquanto a fatura é editável, cada linha traz o botão Remover. - **Aba Documentos** – Traz a contagem no próprio rótulo. Lista a nota fiscal, o boleto e o borderô já gerados, e no cabeçalho os botões Baixar fatura e Baixar minuta da nota. - **Aba Baixas** – Mostra a contagem sempre, inclusive zero, porque zero significa que a fatura ainda não foi paga nem baixada. - **Aba Logs** – Histórico das mudanças de status, com quem fez, quando e o motivo informado. - **Aba Operações** – Registro do que o sistema executou: emissão de nota, geração de boleto, envio de e-mail, com o resultado de cada tentativa, inclusive as que falharam. --- #### **Como o sistema decide** - Editar a fatura só é possível enquanto ela está Pendente. - Reprovar só é possível enquanto ela está Pendente. - Emitir nota fiscal só aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada e enquanto não houver nota ativa. Nota cancelada não bloqueia uma nova emissão. - Gerar boleto aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada. - Gerar borderô aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada, mas fica desabilitado quando já existe boleto pagável. Nesse caso o motivo aparece ao passar o mouse. - Finalizar só aparece com a fatura Pendente ou Aprovada. - Reabrir fatura só aparece com a fatura Aprovada ou Reprovada. - Cancelar fatura aparece em qualquer status, menos quando ela já está Cancelada. - Todas essas ações exigem permissão de escrita. Sem ela, a fatura Pendente abre com o aviso de que não há permissão para alterá-la. - A nota fiscal sai pelo valor total e o boleto pelo valor líquido, porque o convênio retém os tributos na fonte. --- **Ponto de Atenção:** Ver dois valores diferentes na mesma fatura não é erro. O da nota fiscal é o cheio e o do boleto é o líquido, e a diferença entre eles é exatamente a retenção. E quando o aviso do Simples Nacional estiver na tela, confira o cadastro da empresa antes de aprovar: depois vira nota emitida, que não se reprocessa. 📌 **Recapitulando:** Nesta tela você entende o que a fatura vai cobrar, quanto o convênio retém e o que já foi gerado, e decide o próximo passo pelos botões que o sistema oferece. --- --- ## 8. Fechar a fatura: o botão Finalizar e a escolha da cobrança Finalizar é o passo que encerra a fatura. Num clique o sistema aprova a fatura, emite a nota fiscal, gera a cobrança e a marca como Finalizada. A confirmação diz antes o que vai acontecer, e é nela que você escolhe se aquela fatura será cobrada por boleto ou por borderô. Esse par se exclui de propósito: o borderô dá baixa nas parcelas e o boleto continua pagável no banco, então gerar os dois cobraria o mesmo fechamento duas vezes. Nesta tela é possível: ✅ **Aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar de uma vez** ✅ **Escolher entre cobrança por boleto e cobrança por borderô, fatura a fatura** ✅ **Registrar uma observação no fechamento** ✅ **Retomar um fechamento que parou no meio, sem risco de duplicar nota ou boleto** 📌 **Benefício Principal:** Um botão só para fechar a fatura, com a confirmação dizendo antes exatamente o que vai acontecer. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Visualizar 4. Finalizar #### **Antes de começar** - A fatura precisa estar Pendente ou Aprovada - Ter permissão de escrita no Financeiro - Para a nota sair, o cadastro fiscal do convênio precisa estar completo, com CNPJ e regime tributário --- #### **O que a tela mostra** - **Título Finalizar fatura** – Cabeçalho da confirmação. - **Descrição do que vai acontecer** – Lista apenas o que ainda falta nesta fatura, com o nome do convênio no fim. Se a nota já existe, ela não é prometida de novo. - **Aviso em vermelho** – Lembra que depois de finalizada a fatura não aceita edição nem remoção de títulos. Quando a cobrança escolhida é borderô, o aviso começa dizendo que nenhum boleto será gerado. - **Como esta fatura vai ser cobrada?** – Bloco com duas opções. - **Boleto** – Gera o boleto consolidado do convênio junto com o fechamento. É a opção marcada por padrão. - **Borderô** – Fecha sem gerar boleto. O borderô é lançado depois, pelo botão próprio, informando banco, agência, conta e datas. - **Observação (opcional)** – Texto livre de até 500 caracteres, guardado no histórico da fatura. - **Voltar** – Fecha a confirmação sem executar nada. - **Sim, finalizar** – Executa o fechamento. --- #### **Como o sistema decide** - A ordem é fixa: aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar. Aprovar exige fatura Pendente; finalizar exige fatura Aprovada. - Cada etapa cobra só o que falta. Fatura já aprovada não é aprovada de novo, e fatura que já tem nota não tenta emitir outra. É isso que permite ao mesmo botão retomar um fechamento interrompido. - Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado, os botões avulsos continuam à mão e a mensagem diz o que faltou. Finalizar ali fecharia a única janela em que a nota pode ser emitida. - A opção Borderô fica desabilitada quando a fatura já tem boleto pagável, com o motivo escrito na própria opção. É preciso cancelar o boleto antes. - A geração do boleto é idempotente: fatura que já tem boleto reaproveita a cobrança existente em vez de criar uma segunda. - Terminado o fechamento, a mensagem lista o que foi concluído e, se algo falhou, o que ficou pendente. --- **Ponto de Atenção:** Mensagem com a palavra Pendências no fim do fechamento não é falha da tela: quer dizer que uma das etapas não passou, quase sempre a nota fiscal ou o boleto. Leia o motivo, resolva e use os botões avulsos Emitir nota fiscal ou Gerar boleto. Não adianta clicar em Finalizar repetidamente. 📌 **Recapitulando:** Finalizar faz o caminho inteiro de uma vez, mas respeita a ordem e não fecha a fatura se a nota não saiu. A escolha entre boleto e borderô é por fatura e não se combina. --- --- ## 9. Reprovar, reabrir e o que não dá para desfazer Nem toda fatura segue direto para o fechamento. Este artigo reúne as ações de volta e as ações definitivas: reprovar uma fatura que não deveria ter sido montada, reabrir uma que precisa de ajuste, remover um aluno que o convênio pediu para tirar, cancelar a nota fiscal e cancelar a fatura inteira. Três dessas ações não têm volta e por isso aparecem em vermelho e sempre passam por uma confirmação que descreve o efeito. Nesta tela é possível: ✅ **Reprovar uma fatura Pendente, com motivo registrado** ✅ **Reabrir uma fatura Aprovada ou Reprovada e devolvê-la para Pendente** ✅ **Remover um aluno da fatura sem refazê-la** ✅ **Cancelar a nota fiscal na prefeitura, com motivo** ✅ **Cancelar a fatura inteira e liberar os títulos dos alunos** 📌 **Benefício Principal:** Cada ação sem volta é explicada antes de acontecer, com o nome do convênio, o número da nota e o efeito real escrito na confirmação. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Faturas de convênio 3. Visualizar #### **Antes de começar** - Ter permissão de escrita no Financeiro - Para cancelar a nota, a fatura precisa ter uma nota emitida --- #### **O que a tela mostra** - **Reprovar** – Botão do cabeçalho. Abre a confirmação Reprovar fatura de convênio, com o campo Motivo e o botão Confirmar reprovação. - **Reabrir fatura** – Botão do cabeçalho. A confirmação avisa que a fatura volta para Pendente e pode ser editada de novo, e que a nota e o boleto já emitidos continuam como estão. Tem campo Motivo (opcional). - **Remover** – Botão vermelho na linha de cada aluno, dentro da aba Itens. A confirmação avisa que o título volta a ficar disponível para outra cobrança e que o valor da fatura e os documentos gerados deixam de incluir aquele aluno. - **Cancelar nota** – Ação da linha da nota, na aba Documentos. A confirmação identifica a nota pelo número e pela série e avisa que o cancelamento é feito na prefeitura e não dá para desfazer. O campo Motivo do cancelamento é obrigatório. - **Cancelar fatura** – Botão vermelho do cabeçalho. A confirmação lista o que será cancelado junto, a nota fiscal na prefeitura e o boleto no provedor, e avisa que não dá para desfazer. Tem campo Motivo (opcional). - **Voltar** – Presente em todas as confirmações. Fecha sem executar. --- #### **Como o sistema decide** - Reprovar só funciona com a fatura Pendente. Em qualquer outro status o sistema recusa dizendo que somente fluxos pendentes podem ter o status alterado. - Reabrir só funciona com a fatura Aprovada ou Reprovada. - Editar a fatura só funciona com ela Pendente. - Remover título é recusado em fatura Finalizada, e também quando sobraria menos de um título: a fatura deve manter ao menos um. - Cancelar a fatura funciona em qualquer status, inclusive Finalizado, exceto quando ela já está Cancelada. - Cancelar a fatura faz três coisas na sequência: pede o cancelamento da nota fiscal na prefeitura, cancela o boleto no provedor e marca a fatura como Cancelada, liberando as parcelas dos alunos para outra cobrança. - Se a prefeitura ou o banco recusarem o cancelamento, a fatura é cancelada mesmo assim e a mensagem volta com Avisos, dizendo qual dos dois não passou. - O motivo do cancelamento da nota precisa ter pelo menos três caracteres, senão a tela avisa antes de enviar. - Reprovar ou cancelar libera os títulos dos alunos: eles voltam a aparecer como elegíveis para uma nova fatura. --- **Ponto de Atenção:** Resposta em verde não garante que o cancelamento chegou até o fim. Quando a mensagem trouxer a palavra Avisos, leia o texto: a fatura foi cancelada aqui, mas a nota pode continuar válida na prefeitura ou o boleto continuar pagável no banco. Nesses casos é preciso tratar o documento por fora e conferir na aba Operações. 📌 **Recapitulando:** Reprovar e reabrir são caminhos de volta e devolvem a fatura para Pendente. Remover título, cancelar nota e cancelar fatura são definitivos, atingem prefeitura e banco, e sempre pedem confirmação. --- --- ## 10. O que a empresa parceira vê no Portal do Convênio É a porta de entrada da empresa conveniada. O parceiro entra com o CNPJ dele e com a senha que o Financeiro enviou por e-mail no momento em que o convênio foi cadastrado. A partir daí ele consulta os alunos que custeia, confere o fechamento do mês, aprova esse fechamento, paga o boleto e guarda a nota fiscal, sem precisar telefonar para a instituição. Na primeira entrada o portal não deixa passar direto: a senha recebida por e-mail é provisória e a troca é obrigatória antes de qualquer tela abrir. Nesta tela é possível: ✅ **Entrar com o CNPJ do convênio e a senha, digitando o CNPJ com ou sem pontuação.** ✅ **Mostrar e ocultar a senha digitada, pelo botão de olho ao lado do campo.** ✅ **Trocar a senha provisória por uma senha própria, na janela que abre logo depois da entrada.** ✅ **Sair da conta pela própria janela de troca, para quem abriu por engano.** ✅ **Ir para a recuperação de senha pelo link Esqueci minha senha.** #### **Como chegar** 1. Portal do Convênio 2. Entrar #### **Antes de começar** - Convênio cadastrado no Financeiro e com situação ATIVA. Convênio inativo digita a senha certa e mesmo assim não entra. - E-mail do convênio preenchido no cadastro. É para ele que o usuário e a senha são enviados, e sem e-mail o sistema recusa criar o acesso com a frase: Informe o e-mail do convênio: é para ele que o usuário e a senha de acesso são enviados. - Acesso do convênio criado e enviado pela tela de convênios do Financeiro. É essa ação que grava o usuário e dispara a mensagem com o login e a senha provisória. - Razão social e CNPJ preenchidos na filial do convênio. Sem essa linha o login falha mesmo com a senha correta, e a tela mostra uma falha genérica. ![Login do Portal do Convênio](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/Vz5bSoxEIIaVLXoQ-portal-01-login.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 4)** - **CNPJ (item 1)** – É o usuário do parceiro. Aceita ponto, barra e traço: a tela aplica a máscara e envia só os números. A dica embaixo do campo diz: Use o CNPJ do convênio, com ou sem pontuação. - **Senha (item 2)** – Na primeira entrada, os 6 primeiros dígitos do próprio CNPJ, que é a senha provisória recebida por e-mail. - **Entrar (item 3)** – Confirma o acesso. Enquanto processa, o botão muda para Entrando... - **Esqueci minha senha (item 4)** – Leva para a recuperação por código enviado ao e-mail cadastrado. --- #### **Como o sistema decide** - O usuário é sempre o CNPJ do convênio e a senha inicial são os 6 primeiros dígitos desse mesmo CNPJ. - A senha inicial nasce marcada como provisória. Enquanto não for trocada, qualquer tela responde: Sua senha é provisória. Troque a senha para usar o portal. Nenhuma consulta abre nesse estado, nem por endereço direto. - A nova senha precisa ter no mínimo 8 caracteres, coincidir com a confirmação e ser diferente da provisória. A tela avisa cada um desses casos com uma frase própria. - Senha errada e convênio sem situação ativa devolvem exatamente a mesma frase: Credenciais inválidas ou usuário sem acesso ao portal. Isso é proposital, para não revelar quais empresas existem no sistema. - A sessão dura 8 horas. Depois disso o portal devolve o parceiro ao login. - Reenviar o acesso não gera senha nova. Se o parceiro já trocou a senha, o Financeiro recebe o aviso: O convênio já alterou a senha. Para enviar uma senha nova, reenvie o acesso com redefinição. - Quando o mesmo CNPJ já tem acesso ao Portal do Polo, login e senha são os mesmos nos dois portais. Nesse caso o e-mail de acesso sai sem senha e avisa que a troca em um portal vale para os dois. --- **Ponto de Atenção:** A recusa do login não distingue senha errada de convênio inativo. Antes de tratar o chamado como esquecimento de senha, confira a situação do convênio no cadastro: um convênio que foi inativado continua digitando normalmente e nunca entra, com a mesma mensagem de senha inválida. 📌 **Recapitulando:** Usuário é o CNPJ, senha inicial são os 6 primeiros dígitos dele, a troca é obrigatória na primeira entrada, e o convênio precisa estar ativo para a senha certa funcionar. --- --- ## 11. O fechamento por dentro, na visão do parceiro É a tela de conferência do parceiro antes de aprovar e antes de pagar. Ela abre o fechamento e responde, nesta ordem, as três perguntas de quem paga: quanto vou pagar, por quais alunos, e onde está a nota fiscal. Os quatro valores aparecem no topo, os cartões de Fatura e Nota fiscal logo abaixo, o resumo do Pagamento em seguida e a lista de alunos por último. O ato de pagar não acontece aqui: esta tela resume e encaminha para o pagamento. Nesta tela é possível: ✅ **Ver os quatro valores do fechamento: alunos, valor da nota fiscal, imposto retido e valor a pagar.** ✅ **Conferir a lista de alunos com matrícula, curso, vencimento e valor de cada parcela.** ✅ **Baixar a fatura em PDF com todos os alunos.** ✅ **Exportar a lista de alunos em planilha, para conferir contra a folha da empresa.** ✅ **Baixar a nota fiscal, ou o espelho dela enquanto a prefeitura não transmitiu.** ✅ **Aprovar o fechamento, quando ele ainda está em conferência.** ✅ **Emitir a nota fiscal que ficou pendente, quando a aprovação passou e a nota não saiu.** ✅ **Ir para a tela de pagamento.** #### **Como chegar** 1. Portal do Convênio 2. Fluxos 3. Consultar #### **Antes de começar** - Fechamento gerado no Financeiro e pertencente ao convênio da sessão. - Serviço financeiro respondendo. Sem ele a tela ainda abre e lista os alunos, mas avisa que os valores são apenas de conferência e esconde a situação do pagamento. --- #### **O que a tela mostra** - **Voltar aos fluxos** – Link no alto, à esquerda, que devolve à lista de fechamentos. - **Cabeçalho do fechamento** – Traz a competência acima e a descrição como título, com a etiqueta de situação ao lado dos botões. - **Baixar fatura (PDF)** – Fatura com todos os alunos da competência. Durante o download, mostra Baixando. - **Exportar XLSX** – Planilha com Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento, Valor e uma linha de TOTAL no fim. Fica indisponível quando o fechamento não tem alunos. - **Aprovar** – Só aparece enquanto o fechamento está em conferência. Abre a confirmação que também emite a nota fiscal. - **Emitir nota fiscal** – Só aparece quando o fechamento já foi aprovado e ficou sem nota. É a segunda tentativa da emissão. - **Alunos no fluxo** – Primeiro valor do topo. Conta PARCELAS incluídas, e não alunos diferentes: a legenda embaixo diz parcelas incluídas. - **Valor da nota fiscal** – Valor cheio do fechamento. A legenda mostra o número da nota quando ela já existe, ou nota ainda não emitida. - **Imposto retido** – Quanto o convênio retém na fonte. A legenda diz: retido na fonte pelo convênio. - **Valor a pagar** – Valor do boleto. A legenda diz: já descontada a retenção. - **Cartão Fatura** – Repete os três valores lado a lado com Vencimento e Situação. É onde o parceiro confere sozinho que o boleto veio menor que a nota porque ele mesmo reteve o imposto. - **Cartão Nota fiscal** – Número e série, data de emissão, valor, situação e código de verificação. Sem nota, mostra: A nota fiscal deste fechamento ainda não foi emitida. - **Baixar NF / Baixar espelho, aguardando transmissão** – Botão do cartão da nota. Só vira Baixar NF quando a prefeitura aceitou e o arquivo está disponível; antes disso o rótulo avisa que é espelho. - **Cartão Pagamento** – Resumo com Valor a pagar, Vencimento e Documento, mais a etiqueta Pago em ou Em aberto. - **Botão do cartão Pagamento** – Escreve o que a próxima tela faz: Pagar quando há o que pagar, Ver comprovantes depois da baixa, Ver dados do pagamento numa sessão de consulta. - **Tabela de alunos** – Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento e Valor, uma linha por parcela. Sem alunos, mostra: Não há alunos do seu convênio neste fluxo. --- #### **Como o sistema decide** - Os valores desta tela vêm do Financeiro, não da lista. Se os dois divergirem, o correto é o desta tela, porque é ele que vira nota fiscal e boleto. - Quando o serviço financeiro não responde, aparece a faixa: O sistema financeiro não respondeu agora. Os valores abaixo são os da conferência e podem estar defasados. Nesse estado os valores ficam marcados como valor de conferência, a Situação da fatura mostra Não foi possível confirmar e nenhuma ação de dinheiro é oferecida. - O cartão da nota separa nota emitida de nota aceita pela prefeitura. Enquanto o aceite não chega, a situação é Aguardando transmissão e o que se baixa é o espelho, que é cópia de referência sem valor fiscal. - O aviso A cobrança deste fechamento ainda não foi gerada só aparece quando o sistema tem certeza. Ele some depois da baixa, para ninguém ser aconselhado a gerar um segundo boleto de algo já pago. - Boleto, linha digitável e comprovantes não moram aqui. O rodapé do cartão de Pagamento avisa: Boleto, linha digitável e comprovantes ficam na tela de pagamento. - Numa sessão de consulta, que é a aberta pelo atendimento da instituição, os botões de Aprovar e de Emitir nota fiscal desaparecem e só sobram os downloads. --- **Ponto de Atenção:** O topo conta PARCELAS e a lista de fechamentos conta ALUNOS. Um convênio com 30 alunos e alguns pagando duas parcelas na competência aparece como 30 na lista e como 34 aqui, e nenhum dos dois está errado. Antes de abrir chamado de divergência, leia a legenda do primeiro valor: parcelas incluídas. 📌 **Recapitulando:** É a tela de conferência: valores no topo, fatura e nota nos cartões, alunos na tabela, e o pagamento a um clique daqui. --- --- ## 12. Regras do fechamento, resumo para o operador - Os cartões de competência só aparecem quando nenhum filtro está em uso e nenhum mês está aberto. Ao filtrar por convênio ou status, a busca vira transversal e os cartões dão lugar à tabela. - Cartão de mês só existe para faturas que têm competência preenchida. Fatura sem mês e ano gravados não entra em nenhum cartão. - O filtro de Status não oferece a opção Cancelado. Faturas canceladas continuam aparecendo em Todos, mas não dá para isolá-las por esse filtro. - Entra na prévia o título cuja competência cai no mês escolhido, que tem convênio ativo como responsável financeiro, que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não está em situação que impeça a emissão da nota. Título já usado numa fatura Reprovada ou Cancelada volta a ficar disponível. - Responsável financeiro pessoa física, como pai ou fiador, não é convênio e não entra na prévia. Só entra quem está cadastrado como convênio ativo. - Ao carregar a prévia, todos os convênios elegíveis já vêm marcados: o trabalho do mês é criar todos. - Convênio sem contrato cadastrado: falta o contrato, que faz parte da identificação da fatura no banco. Resolve na própria prévia, pelo botão Criar contrato, ou no cadastro do convênio. - Convênio sem CNPJ no cadastro: sem CNPJ a fatura até nasceria, mas a nota fiscal não sairia. Ajuste o cadastro da empresa em Cadastros > Convênios. - Convênio sem títulos elegíveis nesta competência, ou nenhum título elegível para este convênio na competência: entre a prévia e a confirmação os títulos deixaram de estar disponíveis, em geral porque entraram em outra fatura. Refaça a prévia. - Editar a fatura só é possível enquanto ela está Pendente. - Reprovar só é possível enquanto ela está Pendente. - Emitir nota fiscal só aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada e enquanto não houver nota ativa. Nota cancelada não bloqueia uma nova emissão. - A ordem é fixa: aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar. Aprovar exige fatura Pendente; finalizar exige fatura Aprovada. - Cada etapa cobra só o que falta. Fatura já aprovada não é aprovada de novo, e fatura que já tem nota não tenta emitir outra. É isso que permite ao mesmo botão retomar um fechamento interrompido. - Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado, os botões avulsos continuam à mão e a mensagem diz o que faltou. Finalizar ali fecharia a única janela em que a nota pode ser emitida. - Reprovar só funciona com a fatura Pendente. Em qualquer outro status o sistema recusa dizendo que somente fluxos pendentes podem ter o status alterado. **Ponto de Atenção:** Antes de finalizar uma fatura, confira três coisas na tela: a **competência** (é o mês certo?), a **lista de alunos** (são os alunos daquele convênio?) e o **bloco de retenção** (o desconto de imposto está como a contabilidade espera?). Depois de finalizada, a fatura vira cobrança e nota, e a correção passa por outros setores. # Nota fiscal e retenção na fonte ## 1. A nota fiscal do convênio, visão geral A **nota fiscal de serviço** é a última etapa do processo. Ela sai da fatura já fechada e vai para a empresa conveniada, com os impostos que a lei manda **reter na fonte** quando eles são devidos. A parte que mais gera dúvida é a retenção, e ela fica simples quando se entende que são **duas perguntas diferentes**, respondidas por lugares diferentes do sistema: ✅ **A operação está sujeita ao tributo?** Quem responde é o **cadastro**, pela operação fiscal do convênio. ✅ **Naquele valor, retém?** Quem responde é a **lei**, pelos limites apurados no mês. Uma operação pode estar **sujeita** ao tributo e mesmo assim a nota sair **sem desconto nenhum**, porque o valor do mês não chegou ao limite. Isso não é erro, e a nota traz a frase que explica cada caso. 📌 **Benefício Principal:** O sistema mostra a decisão **tributo a tributo, com o motivo escrito**, na tela e na própria observação da nota, em vez de deixar a conferência para uma planilha depois. 🚀 --- **Ponto de Atenção:** Não confunda **sujeição** com **retenção**. Ver a alíquota de IRRF no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai descontar IRRF: significa apenas que a operação está sujeita a esse tributo. Se o imposto do mês não alcançar o mínimo legal, a nota sai sem o desconto, e está correta. 📌 **Recapitulando:** o cadastro diz a que tributos a operação está sujeita; a lei diz se naquele valor retém. --- --- ## 2. Entender a retenção na fonte: o que vem do cadastro e o que vem da lei A retenção é decidida por duas perguntas diferentes e o sistema mostra as duas em lugares diferentes. A primeira é se a operação está SUJEITA ao tributo, e quem responde é o cadastro: o cadastro fiscal do CNPJ do convênio tem precedência e, na falta dele, vale a operação fiscal CFOP/CIO do convênio. A segunda é se NAQUELE VALOR retém, e quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês. Uma operação pode estar sujeita ao tributo e ainda assim a nota sair sem desconto nenhum. Esta tela mostra o resultado das duas perguntas, tributo a tributo, com a frase que explica cada caso, e a mesma explicação vai gravada na observação da nota. Nesta tela é possível: ✅ **Ver quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto, lado a lado** ✅ **Ler tributo a tributo qual foi retido e qual foi dispensado** ✅ **Ler a frase que explica cada decisão, com os valores do mês que a produziram** ✅ **Descobrir, antes de aprovar, que o convênio está sem resposta sobre o Simples Nacional** ✅ **Conferir no cadastro do convênio a que tributos a operação escolhida sujeita as notas dele** 📌 **Benefício Principal:** Responde, com os números da própria fatura, por que aquela nota reteve imposto e a anterior não, sem precisar recorrer à planilha da contabilidade. 🚀 #### **Como chegar** Faturas de convênio › abrir a fatura › bloco de valores no topo da tela (a origem da regra fica em Cadastros › Convênios › abrir o convênio › Operação fiscal) #### **Antes de começar** - Convênio com operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro - Alíquotas dos tributos cadastradas e vigentes para o tipo de operação, na unidade - Marca de optante do Simples Nacional respondida no cadastro do convênio - Fatura com valor maior que zero e com títulos vinculados --- #### **O que a tela mostra** - **Valor total (nota fiscal)** – Quanto sai na nota. É o valor cheio das parcelas, sem desconto de retenção. - **Retenção na fonte** – Quanto o convênio desconta ao pagar. Aparece com sinal de menos quando há retenção e zerado quando não há. - **Valor do boleto** – O líquido, que é o que a instituição efetivamente recebe. - **Linha de resumo abaixo da retenção** – Uma linha só, tirada do resultado: lista os tributos retidos com a alíquota de cada um; diz que nenhum tributo foi retido nesta fatura quando a operação está sujeita mas nada saiu; e diz que a operação não está sujeita a retenção quando não há sujeição nenhuma. - **Aviso sobre o Simples Nacional** – Faixa âmbar que aparece quando ninguém respondeu se o convênio é optante. Avisa que, enquanto isso, ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL, e pede para conferir o cadastro antes de aprovar. - **Tributo a tributo** – Lista com os retidos primeiro e os dispensados depois. Cada linha traz o nome do tributo com a alíquota, o valor descontado ou a expressão sem desconto, e a explicação. - **Explicação de cada tributo** – Frase pronta com os números da conta. Para o retido, diz o percentual e sobre qual valor; para o dispensado por valor, diz quanto o convênio soma no mês e qual é o limite; para o dispensado por regime, diz que o convênio é optante pelo Simples Nacional. - **O que esta operação faz com o imposto** – Bloco de leitura no cadastro do convênio, abaixo da escolha da operação fiscal. Mostra o efeito da operação escolhida antes de salvar. - **Só informado na nota, ninguém desconta** – Coluna daquele bloco com os tributos devidos pela instituição, que não mudam o valor do boleto. - **O convênio desconta ao pagar** – Coluna com os tributos retidos e a informação de quanto menor o boleto sai em relação à nota. - **Quando o desconto acontece de verdade** – Lista abaixo, no cadastro, com os limites do mês de cada tributo e o lembrete de que as notas do mês somam antes da conta. --- #### **Como o sistema decide** - O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota - PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai - Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem - Nota cancelada não entra nessa soma do mês - Optante do Simples Nacional não sofre a retenção de PIS, COFINS e CSLL, mas continua com IRRF na configuração padrão do sistema - Os valores de dispensa confirmados no sistema são de dez reais de imposto de IRRF no mês e de duzentos e quinze reais e cinco centavos de base para PIS, COFINS e CSLL no mês. A tela do cadastro do convênio traduz o primeiro para a base equivalente de seiscentos e sessenta e seis reais e sessenta e sete centavos em notas no mês - Esses três valores, incluindo a decisão sobre o Simples manter ou não o IRRF, são parametrizáveis por instalação. Quem conferir contra a lei deve conferir também o que está valendo na instalação - O PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem na nota apenas como informação e não descontam nada de ninguém. Quando a retenção acontece de verdade, esses devidos somem da nota e entram os retidos, que são coisa diferente apesar do percentual parecido - O ISS entra na nota como tributo da própria instituição e sai sempre como não retido --- **Ponto de Atenção:** Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro. O sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, enquanto o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez; em algumas bases isso dá um centavo a mais no sistema. A outra armadilha é confundir sujeição com retenção: ver IRRF um vírgula cinquenta por cento no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai reter. Quem decide se retém naquele valor é a soma das notas do convênio no mês, e é essa conta que a explicação de cada tributo mostra na fatura. 📌 **Recapitulando:** O cadastro diz a que tributos a operação está sujeita e a lei diz se naquele valor retém; a fatura mostra o resultado das duas perguntas com a frase que explica cada tributo, e a mesma explicação fica gravada na nota. --- --- ## 3. Emitir a nota fiscal da fatura de convênio No convênio a nota não sai por aluno: sai UMA nota para a empresa conveniada, com o valor total das parcelas daquela fatura, e todas as parcelas ficam vinculadas a ela. No caminho normal a nota é emitida junto com a aprovação, sem que ninguém precise clicar aqui. O botão Emitir nota fiscal existe para o caso em que a aprovação foi gravada e a nota falhou, e para o caso em que a nota foi cancelada e a fatura precisa de outra. Por isso ele é um passo de recuperação e não o caminho principal da tela. Nesta tela é possível: ✅ **Emitir a nota fiscal consolidada da fatura de convênio** ✅ **Reemitir a nota depois de ter cancelado a anterior** ✅ **Ver, antes de emitir, quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto** ✅ **Acompanhar na aba Documentos o número, a série e a situação da nota gerada** ✅ **Ler na aba Operações o registro de cada tentativa de emissão, com a mensagem que o sistema devolveu** 📌 **Benefício Principal:** Gera uma única nota fiscal para o convênio com o valor total da fatura, deixando todas as parcelas dos alunos vinculadas a ela. 🚀 #### **Como chegar** 1. Faturas de convênio 2. abrir a fatura 3. Emitir nota fiscal #### **Antes de começar** - Fatura de convênio em situação Aprovado ou Finalizado - Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da fatura - Convênio com a operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro: é ela que define os impostos da nota - Todas as parcelas da fatura com o mesmo responsável financeiro - Nenhuma nota ativa já vinculada àquela fatura - Permissão de alteração da fatura de convênio no seu perfil --- #### **O que a tela mostra** - **Bloco de valores no topo da fatura** – Três números lado a lado: Valor total (nota fiscal), Retenção na fonte e Valor do boleto. É a leitura de quanto sai em cada documento. - **Emitir nota fiscal** – Botão na faixa de ações da fatura. Só aparece quando a fatura está aprovada ou finalizada e ainda não tem nota ativa. - **Janela Emitir nota fiscal** – Confirmação com duas frases: avisa que a ação tentará emitir somente a nota fiscal desta fatura de convênio, e que boleto, CNAB, borderô, baixa, liquidação e demais processos não serão executados agora. - **Cancelar (botão da janela)** – Fecha a confirmação sem emitir. Não cancela nota nenhuma. - **Emitir nota fiscal (botão da janela)** – Confirma a emissão. Fica bloqueado com o indicador de carregamento enquanto processa. - **Aviso de resultado** – Faixa que aparece no topo. Em caso de sucesso confirma que a nota fiscal foi emitida; em caso de falha traz a mensagem de que não foi possível emitir a nota fiscal. - **Aba Documentos** – Passa a listar a linha da nota fiscal, com número, série, situação, data de emissão e valor. A contagem aparece no rótulo da aba. - **Aba Operações** – Registro de cada emissão e cancelamento de nota da fatura, com a mensagem devolvida pelo sistema. É onde se lê o detalhe quando a emissão falha. - **Gerar boleto** – Passo seguinte, também avulso. O boleto sai pelo valor líquido quando há retenção. - **Finalizar** – Botão sólido da faixa, o avanço normal da tela. Emitir nota, gerar boleto e gerar borderô são passos de recuperação ao lado dele. --- #### **Como o sistema decide** - Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida - Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece - Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase - Duas emissões ao mesmo tempo na mesma fatura são barradas com o aviso de que já existe uma emissão de nota fiscal em processamento - A nota sai pelo valor TOTAL das parcelas. O ISS e os demais tributos incidem sobre esse total - A observação da nota registra que se trata de fatura consolidada de convênio e a quantidade de parcelas, seguida do texto dos tributos - Se as parcelas da fatura tiverem responsáveis financeiros diferentes, a consolidação é recusada - Quando o convênio aprova pelo portal e a nota falha, a aprovação NÃO é desfeita: o sistema avisa que o fluxo foi aprovado mas a nota não foi emitida e orienta a tentar emitir novamente - Toda falha de emissão dispara um e-mail de alerta automático para o suporte --- **Ponto de Atenção:** O aviso de falha desta tela é genérico e não diz o motivo. Quando a emissão não sair, abra a aba Operações da própria fatura: é lá que fica registrada a tentativa com a mensagem que o sistema devolveu. A segunda armadilha é a diferença entre os dois números do topo: a nota sai pelo valor total e o boleto sai pelo líquido quando o convênio retém tributos. Ver dois valores diferentes nos dois documentos é o comportamento correto, não erro de cálculo. 📌 **Recapitulando:** No convênio a nota é uma só por fatura, sai pelo valor total, nasce junto com a aprovação, e o botão desta tela existe para reemitir quando algo falhou ou quando a nota anterior foi cancelada. --- --- ## 4. Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno Esta é a emissão avulsa: você abre o financeiro de um aluno, escolhe a parcela e manda emitir a nota fiscal de serviço daquela parcela. O sistema toma o número seguinte da série fiscal da unidade, monta a nota inteira (cabeçalho, item, serviço, ISS, vencimento e os tributos), grava a observação que identifica a parcela e o curso do aluno, carimba o número da nota na parcela e avança o contador da série. É o caminho para o caso isolado: a parcela que ficou de fora do lote, a que precisou ser refeita depois de um cancelamento, a que o aluno pediu na secretaria. Para volume, use o faturamento em lote. Nesta tela é possível: ✅ **Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno pela própria lista de parcelas** ✅ **Reemitir a nota de uma parcela cuja nota anterior foi cancelada, gerando um número novo** ✅ **Ver, na coluna de status da parcela, se ela já tem nota, qual o número e se essa nota está cancelada** ✅ **Ler o número e a série da nota recém-emitida na própria confirmação** ✅ **Ler o motivo exato da recusa quando a emissão não é permitida** ✅ **Cancelar a nota emitida pela mesma linha da parcela** 📌 **Benefício Principal:** Gera a nota fiscal de serviço de uma parcela específica na hora, com a numeração fiscal e o vínculo entre nota e parcela feitos no mesmo passo, sem precisar montar um faturamento em lote. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro do Aluno 2. Consulta de alunos 3. abrir o aluno 4. lista de parcelas 5. botão de ações da linha 6. Emitir nota fiscal #### **Antes de começar** - Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da parcela. Sem ela nenhuma nota é emitida e a mensagem diz que não há série de nota fiscal ativa cadastrada para aquela unidade - Parcela marcada para emitir nota fiscal - Pedido da parcela ainda não faturado - Boleto da parcela em situação que não bloqueia a emissão - Parcela sem baixa do tipo cancelamento - Responsável financeiro da parcela não pode ser um convênio: parcela de convênio só recebe nota pela fatura do convênio - Serviço do item cadastrado com estado, município e código de serviço, senão o ISS da nota sai zerado - Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil --- #### **O que a tela mostra** - **Coluna Status (da linha da parcela)** – Mostra a situação da parcela e, logo abaixo, a situação fiscal dela. - **NFS seguido do número** – Em verde, na coluna Status: a parcela já tem nota fiscal ativa com aquele número. - **NFS seguido do número e da palavra cancelada** – Em vermelho e riscado: a nota daquela parcela foi cancelada. A parcela volta a poder receber nota. - **Sem nota fiscal** – Texto cinza: a parcela pode receber nota e ainda não recebeu. - **Botão de ações da parcela** – O botão de três pontos no fim da linha. Abre o menu com as ações permitidas para aquela parcela. Quando nenhuma ação é permitida ele aparece desabilitado, com o aviso de que não há ações disponíveis. - **Emitir nota fiscal** – Item do menu de ações. Só aparece quando a parcela cumpre todos os pré-requisitos. - **Reemitir nota fiscal** – O mesmo item, com outro nome, quando a parcela já teve uma nota e ela está cancelada. - **Cancelar nota fiscal** – Item do menu em vermelho. Só aparece quando existe nota ativa naquela parcela. - **Emitir nota fiscal de serviço** – Título da janela de confirmação que abre ao clicar em emitir. - **Texto de confirmação** – Pergunta se deve emitir a NFS da parcela, cita o número do documento e o vencimento, e avisa que a numeração fiscal será gerada e a parcela ficará vinculada à nota. - **Cancelar (botão da janela)** – Fecha a janela sem emitir nada. Não confundir com cancelar a nota. - **Emitir nota fiscal (botão da janela)** – Confirma. Enquanto processa, o texto do botão vira Emitindo... e os dois botões ficam bloqueados. - **Mensagem de resultado** – Substitui o texto da janela quando termina. Em verde traz a confirmação com o número e a série da nota; em vermelho traz o motivo exato da recusa. - **NFS número / série** – Linha extra abaixo da mensagem verde, repetindo o número e a série da nota que acabou de sair. - **Fechar** – Encerra a janela depois do resultado. A lista de parcelas já vem atualizada com a nota. --- #### **Como o sistema decide** - O valor da nota é o valor da parcela já sem desconto e sem abatimento. Não é o valor bruto do contrato - O ISS é calculado com a alíquota do município do serviço e entra na nota como tributo da própria instituição, não como valor retido do tomador - A retenção na fonte não diminui o valor da nota. A nota sai pelo valor cheio; o que cai é o valor a receber - A nota nasce com uma observação que cita a parcela, o total de parcelas do contrato e o curso do aluno, seguida do texto dos tributos - A gravação é única: se qualquer passo falhar, nada é gravado e o número da série NÃO é consumido - Parcela que já tem nota ativa não emite outra. A ação some da lista de ações - Se a nota anterior estiver cancelada, a ação volta a aparecer com o nome Reemitir nota fiscal e o sistema gera um número NOVO - Toda falha de emissão dispara automaticamente um e-mail de alerta para o endereço de suporte configurado, com o detalhe técnico do erro --- **Ponto de Atenção:** Emitida no sistema não quer dizer entregue à prefeitura. Esta tela monta e numera a nota dentro do sistema; a transmissão à prefeitura acontece por fora. Uma nota que acabou de aparecer com número em verde ainda pode estar aguardando transmissão, e é por isso que qualquer PDF gerado antes disso sai marcado como cópia de referência sem valor fiscal. A segunda armadilha é o botão Cancelar da janela de confirmação: ele apenas fecha a janela, não cancela nota nenhuma. Quem cancela nota é o item vermelho do menu de ações da parcela. 📌 **Recapitulando:** Pela lista de parcelas do aluno você emite a nota de uma parcela por vez, com número e série gerados na hora, e a mesma linha mostra depois se aquela nota está ativa ou cancelada. --- --- ## 5. Emitir notas fiscais em lote por filtros É a tela do faturamento mensal. Você informa um período e os filtros de recorte, o sistema procura as parcelas elegíveis e mostra a lista para conferência. Nada é emitido nessa busca: a numeração fiscal só começa a andar quando você aprova. Aprovado o lote, a emissão roda em segundo plano e a tela acompanha parcela a parcela, dizendo qual virou nota, com que número, e qual falhou e por quê. O trabalho fica registrado como um processo, que pode ser acompanhado, cancelado no meio e exportado para Excel. Nesta tela é possível: ✅ **Buscar as parcelas elegíveis por período de vencimento ou por competência** ✅ **Recortar a busca por situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade, aceitando mais de um valor em cada** ✅ **Conferir a lista completa das candidatas e o valor total antes de emitir qualquer nota** ✅ **Descartar a busca e refazer com outros filtros sem consequência nenhuma** ✅ **Aprovar e emitir todas as parcelas encontradas de uma vez** ✅ **Acompanhar o progresso ao vivo, com contagem de emitidas e de falhas** ✅ **Interromper a emissão no meio** ✅ **Exportar o resultado do lote para Excel, com o motivo de cada falha** 📌 **Benefício Principal:** Fatura de uma vez todas as parcelas elegíveis de um período, com uma lista de conferência antes de gravar qualquer coisa e o resultado item a item na tela. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro do Aluno 2. Notas fiscais em lote #### **Antes de começar** - Série fiscal ativa cadastrada para a unidade das parcelas - Categorias de pagamento cadastradas como ativas e marcadas para emitir nota fiscal: só essas aparecem no seletor - Cursos com modalidade preenchida: a lista de modalidades é montada a partir dos cursos da empresa - As parcelas precisam estar marcadas para emitir nota fiscal, sem nota, em pedido não faturado e com boleto em situação que não bloqueia - Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil ![Faturamento em lote por filtros](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/ldSFQNeBl5ZRAc45-fat-01-lote.png) --- #### **Elementos da tela (itens 1 a 4)** - **Situação (item 1)** – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as situações do aluno, como Cursando, Concluído, Trancado, Formado, Em Rematrícula. - **Categoria (item 2)** – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Lista apenas as categorias ativas e marcadas para emitir nota fiscal. - **Modalidade (item 3)** – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as modalidades cadastradas nos cursos. - **Buscar parcelas (item 4)** – Dispara a procura. Enquanto roda, mostra Buscando... e aparece o aviso de que pode levar alguns segundos em períodos grandes. --- #### **Como o sistema decide** - É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale - Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado - A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser - Parcelas cujo responsável financeiro é um convênio ficam de fora do lote por definição: elas são faturadas pela fatura do convênio - A pré-aprovação vale uma única vez. Depois de aprovar, aquela lista é consumida; para emitir de novo é preciso buscar de novo - Cada parcela é gravada em sua própria transação: a falha de uma NÃO desfaz as que já deram certo - Os números da série são reservados em bloco antes de começar. Uma parcela que falha deixa um buraco na numeração, e isso é esperado, não é defeito - Cancelar interrompe o processo na próxima parcela da fila. As notas já emitidas continuam emitidas e válidas - O quanto o sistema emite em paralelo é definido nos parâmetros financeiros da empresa --- **Ponto de Atenção:** O motivo da falha não aparece escrito na tabela: a palavra Falha guarda o texto do erro no apontador do mouse. Para ler todos de uma vez, use Exportar Excel, que traz o motivo na coluna Erro. E lembre que a lista de pré-aprovação é de uso único: se você aprovar e depois quiser rodar de novo, o sistema recusa dizendo que a pré-visualização expirou ou não foi encontrada e pede para buscar as parcelas novamente. Isso não é erro, é a trava que impede o mesmo lote de ser emitido duas vezes. 📌 **Recapitulando:** Filtrar, conferir a lista, aprovar: só o terceiro passo emite, e a partir dele cada parcela tem um resultado próprio que você lê na tela ou exporta. --- --- ## 6. Pré-aprovação: conferir a lista antes de emitir Depois da busca, a tela abre um painel de pre-aprovacao com a quantidade de parcelas elegiveis, o valor total e a lista completa do que sera faturado. Essa e a ultima parada antes das notas passarem a existir. Serve para o financeiro conferir o tamanho do lote, bater o total com o que se esperava do mes e perceber, por exemplo, que uma categoria entrou por engano ou que um periodo pegou parcelas de outro semestre. A confirmacao e de tudo ou nada: ou o lote inteiro e aprovado, ou voce volta e refaz o filtro. Nesta tela é possível: ✅ **Ver a quantidade de parcelas elegiveis e o valor total do lote antes de emitir** ✅ **Conferir a lista completa com matricula, aluno, pedido, valor e periodo** ✅ **Descartar a lista e comecar outra busca** ✅ **Aprovar e disparar a emissao de todas as notas do lote** 📌 **Benefício Principal:** Mostra exatamente quais alunos e quanto sera faturado antes de qualquer nota existir. 🚀 #### **Como chegar** Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de clicar em Buscar parcelas) #### **Antes de começar** - Ter feito uma busca que retornou ao menos uma parcela elegivel - Continuar na mesma empresa em que a busca foi feita --- #### **O que a tela mostra** - **Pre-aprovacao com a contagem de parcelas elegiveis** – Titulo do painel, seguido do numero de parcelas que entraram no lote. - **Total** – Soma dos valores de todas as parcelas da lista, ja com descontos e abatimentos aplicados. E o valor que sera faturado se voce aprovar. - **Nova busca** – Descarta a lista e devolve a tela para o formulario de filtros. Nada e emitido e nada e perdido, porque nenhuma nota foi criada ate aqui. - **Aprovar e emitir todas** – Botao principal, que mostra entre parenteses a quantidade de parcelas. Ao clicar, o processo comeca de imediato, sem uma segunda pergunta de confirmacao. Enquanto inicia, o botao mostra Iniciando... - **Matricula** – Coluna com a matricula do aluno dono da parcela. - **Aluno** – Coluna com o nome completo do aluno. - **Pedido** – Coluna que identifica o pedido e a sequencia da parcela dentro dele, no formato numero do pedido barra sequencia. - **Valor** – Coluna com o valor da parcela que vira a nota, ja sem descontos e abatimentos. - **Periodo** – Coluna com a data de vencimento da parcela; quando a parcela nao tem vencimento, mostra a competencia. --- #### **Como o sistema decide** - Aprovar vale para a lista inteira; nao existe caixa de selecao por linha nem como tirar um aluno do lote - O que sera emitido e a foto da busca: parcelas que entrarem depois so aparecem em uma nova busca - A pre-aprovacao e de uso unico. Depois de aprovada, aquela mesma lista nao pode ser aprovada de novo, o que evita emitir o mesmo lote duas vezes por clique repetido - A pre-aprovacao e temporaria e fica guardada apenas enquanto a tela esta em uso. Se ela expirar, a aprovacao responde Pre-visualizacao expirada ou nao encontrada. Busque as parcelas novamente. - A lista pertence a empresa em que a busca foi feita; trocar de empresa antes de aprovar invalida a pre-aprovacao - Com a lista vazia o botao de aprovar fica desabilitado, e a tentativa responde Nenhuma parcela aprovada para faturar. - Sem permissao para faturar em lote a aprovacao responde Voce nao tem permissao para faturar em lote. --- **Ponto de Atenção:** Nao existe meio termo nesta tela: se dois ou tres alunos da lista nao deveriam ser faturados agora, nao adianta procurar como desmarca-los. O caminho e clicar em Nova busca e apertar o filtro (periodo mais curto, outra categoria de pagamento, outra situacao academica) ate a lista conter exatamente o que deve ser faturado. E lembre que Aprovar e emitir todas nao pede confirmacao: o clique ja e a decisao. 📌 **Recapitulando:** Confira contagem, total e lista, e so entao clique em Aprovar e emitir todas, porque e ali que as notas passam a existir. --- --- ## 7. Acompanhar a emissão do lote, cancelar e exportar o resultado Aprovada a lista, a tela troca o painel de pre-aprovacao por um painel de progresso que mostra o lote sendo emitido ao vivo: quantas parcelas ja foram processadas, quantas viraram nota, quantas falharam e em que pe esta cada linha. O processo roda no servidor e nao depende da tela ficar aberta. No fim, o painel vira o registro do que aconteceu, com o numero da nota de cada parcela e a mensagem de erro das que nao passaram, e permite baixar tudo em Excel para conferencia e arquivo. Nesta tela é possível: ✅ **Acompanhar o andamento em tempo real, com barra de progresso e percentual** ✅ **Ver quantas notas foram emitidas e quantas falharam** ✅ **Ver o numero da nota emitida em cada parcela** ✅ **Ler o motivo da falha de cada parcela que nao virou nota** ✅ **Interromper o processo antes de terminar** ✅ **Exportar o resultado completo para uma planilha do Excel** 📌 **Benefício Principal:** Voce ve nota por nota o que foi emitido e o que falhou, com o motivo de cada falha. 🚀 #### **Como chegar** Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de aprovar a lista) #### **Antes de começar** - Ter aprovado uma pre-aprovacao nesta mesma tela, ou ter aberto um processo pelo botao Ver na tela de processos --- #### **O que a tela mostra** - **Titulo do andamento** – Enquanto roda mostra Faturando, com a quantidade processada e o total. Ao terminar vira Concluido, Cancelado ou Erro, com a quantidade processada. - **Emitidas** – Contador em verde com a quantidade de parcelas que viraram nota fiscal. - **Falhas** – Contador com a quantidade de parcelas que nao viraram nota. Fica em vermelho quando ha alguma. - **Cancelar** – Botao que so aparece com o processo em andamento. Pede a interrupcao e mostra Cancelando... ate o processo parar. - **Exportar Excel** – Botao que so aparece depois que o processo termina. Gera a planilha com Matricula, Aluno, Pedido, Valor, Vencimento, Competencia, Status, numero da NFS e Erro. - **Barra de progresso e percentual** – Mostra o avanco do lote. Fica azul enquanto roda, verde quando termina bem, ambar quando foi cancelado ou houve falhas e vermelha quando o processo inteiro deu erro. - **Mensagem de erro do processo** – Linha em vermelho abaixo da barra, quando o processo inteiro falhou. E o caso, por exemplo, de nao haver serie de nota fiscal ativa cadastrada para a unidade. - **Coluna Status da tabela** – Mostra Na fila enquanto a parcela nao foi processada, o numero da NFS quando a nota saiu, e Falha quando nao saiu. Passando o mouse sobre Falha aparece a mensagem do erro daquela parcela. - **Resumo final** – Frase ao lado do botao de busca informando quantas notas de quantas processadas foram emitidas. Quando o lote foi interrompido, a frase comeca com Processo cancelado. --- #### **Como o sistema decide** - As notas sao emitidas varias ao mesmo tempo, cada uma com sua propria gravacao: a falha de uma parcela nao derruba as outras nem desfaz as ja emitidas - A data de emissao da nota e a data em que o lote roda, e nao a data de vencimento ou de competencia usada no filtro - Cada nota nasce com o texto de referencia a parcela e ao curso do aluno, e com a frase de retencao quando ha o que informar - O ISS e os demais tributos sao calculados pelo cadastro do servico e do tomador, do mesmo jeito que na emissao individual - Sair da tela, atualizar a pagina ou trocar de menu nao interrompe o processo: ele continua no servidor e pode ser reencontrado em Processos em andamento - Cancelar interrompe as proximas parcelas, mas nao desfaz nenhuma nota ja emitida - Enquanto o processo roda, o botao Buscar parcelas fica desabilitado nesta tela - A numeracao das notas do lote e reservada em bloco no inicio: quando uma parcela do bloco falha, o numero reservado para ela nao e reaproveitado e a numeracao fica com um buraco - Toda falha de emissao gera um alerta interno automatico para a equipe de suporte --- **Ponto de Atenção:** Cancelar o processo nao cancela nota nenhuma; ele so impede que as parcelas seguintes sejam faturadas. Para desfazer uma nota que ja saiu, e preciso ir na parcela do aluno e usar Cancelar nota fiscal, uma a uma, e mesmo assim nota ja integrada no Fiscal ou no Contabil nao pode mais ser cancelada. Por isso a conferencia importante e a da pre-aprovacao, nao a do progresso. 📌 **Recapitulando:** Acompanhe pelos contadores de Emitidas e Falhas, e ao terminar use Exportar Excel para guardar o comprovante do que foi faturado. --- --- ## 8. Cancelar uma nota fiscal emitida Cancelar não apaga: o sistema marca a nota como cancelada, guarda o motivo e o nome de quem cancelou, e mantém o documento na base com o mesmo número. A partir daí a parcela volta a poder receber nota, com número novo, e a fatura de convênio volta a mostrar o botão de emitir. Existem dois caminhos, um por parcela do aluno e outro pela fatura do convênio, com regras de preenchimento diferentes. Nesta tela é possível: ✅ **Cancelar a nota fiscal de uma parcela do aluno, com motivo opcional** ✅ **Cancelar a nota fiscal consolidada de uma fatura de convênio, com motivo obrigatório** ✅ **Registrar o motivo do cancelamento junto do documento e no histórico da fatura** ✅ **Liberar a parcela ou a fatura para uma nova emissão** 📌 **Benefício Principal:** Anula uma nota errada preservando o registro dela, e libera a parcela ou a fatura para receber uma nota nova. 🚀 #### **Como chegar** Financeiro do Aluno › Consulta de alunos › abrir o aluno › lista de parcelas › botão de ações da linha › Cancelar nota fiscal, ou Faturas de convênio › abrir a fatura › aba Documentos › linha da nota › Cancelar nota #### **Antes de começar** - Existir uma nota ativa vinculada à parcela ou à fatura - A nota não pode ter sido integrada ao módulo Fiscal - A nota não pode ter sido integrada ao módulo Contábil - Permissão de lançamento financeiro do aluno, ou de alteração da fatura de convênio, conforme o caminho --- #### **O que a tela mostra** - **Cancelar nota fiscal (menu da parcela)** – Item em vermelho no menu de ações da parcela. Só aparece quando existe nota ativa. - **Cancelar nota fiscal de serviço** – Título da janela no caminho do aluno. O texto cita o número e a série da nota e a parcela, e avisa que a nota será marcada como cancelada, com os dados preservados. - **Motivo (opcional)** – Campo de texto da janela do aluno, com espaço para descrever o motivo do cancelamento. - **Voltar** – Fecha a janela do aluno sem cancelar nada. - **Cancelar nota fiscal (botão vermelho da janela)** – Confirma o cancelamento. Vira Cancelando... enquanto processa. - **Cancelar nota (aba Documentos)** – Botão vermelho que aparece apenas na linha da nota ativa da fatura de convênio, ao lado de Ver espelho e Baixar. - **Cancelar nota fiscal (janela do convênio)** – Título da confirmação. O texto explica que o motivo vai junto do pedido de cancelamento e fica registrado no histórico da fatura. - **Aviso da janela do convênio** – Faixa de alerta informando que a nota fiscal daquele número e série será cancelada na prefeitura e que não dá para desfazer. - **Motivo do cancelamento** – Campo obrigatório da janela do convênio. - **Cancelar a nota** – Botão de confirmação da janela do convênio. - **Mensagem de resultado** – Confirma o cancelamento citando o número e a série da nota, ou traz o motivo da recusa. --- #### **Como o sistema decide** - Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada - Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso - Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente - No caminho do aluno o motivo é opcional e aceita até dois mil caracteres - No caminho do convênio o motivo é obrigatório e precisa ter ao menos três caracteres, senão a tela pede para informar o motivo do cancelamento - O número da nota cancelada NÃO é reaproveitado. A reemissão gera um número novo - Nota cancelada deixa de contar na soma do mês que decide as retenções das notas seguintes daquele convênio - Cancelar a fatura inteira do convênio cancela junto a nota ativa dela e o boleto, e a tela avisa disso antes de confirmar --- **Ponto de Atenção:** Cancelar não devolve o número. Se a nota estava errada e você cancelar para refazer, a nova nota sai com o número seguinte da série e a cancelada continua na base com o número antigo, o que é o comportamento correto de uma série fiscal. Cuidado também com a palavra Cancelar dentro das janelas de emissão: ali ela apenas fecha a confirmação. Quem cancela nota é o item vermelho do menu da parcela ou o botão vermelho da linha da nota na aba Documentos. 📌 **Recapitulando:** O cancelamento marca a nota, guarda o motivo e libera uma nova emissão, mas é barrado se a nota já foi integrada ao Fiscal ou ao Contábil. --- --- ## 9. Conferir a nota emitida: espelho, minuta e a aba Documentos Depois de emitida, a nota aparece como uma linha na aba Documentos, junto do boleto e do borderô, com número, série, situação, data e valor. Dessa linha saem três ações: ver o espelho, que é o desenho da nota montado com os dados já gravados; baixar o arquivo, quando a prefeitura já devolveu; e cancelar a nota. Fora da tabela, no cabeçalho da aba, ficam a fatura, que lista os alunos que o convênio está pagando, e a minuta, que é a prévia da nota sem valor fiscal. É aqui que se confere se os tributos retidos saíram como deveriam. Nesta tela é possível: ✅ **Ver a situação da nota, inclusive quando ela ainda não foi transmitida à prefeitura** ✅ **Abrir o espelho da nota e conferir campo a campo, mesmo antes da transmissão** ✅ **Baixar o arquivo oficial quando ele já está disponível** ✅ **Baixar a minuta da nota como prévia para conferência ou envio** ✅ **Baixar a fatura com a relação dos alunos** ✅ **Cancelar a nota pela própria linha dela** 📌 **Benefício Principal:** Permite conferir a nota campo a campo antes de a prefeitura recebê-la, e deixa claro na tela quando o documento ainda não vale como nota fiscal. 🚀 #### **Como chegar** 1. Faturas de convênio 2. abrir a fatura 3. aba Documentos #### **Antes de começar** - Fatura de convênio com nota já emitida, para a linha da nota existir - Permissão de consulta dos documentos da fatura ![Aba Documentos da fatura, com espelho, minuta e as ações da nota](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/8y6hN1zWSfJ9xubg-fis-09-documentos.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Documento** – Coluna com o nome do tipo de documento da linha. - **Número** – Coluna com o número do documento e, quando houver, a série. - **Situação** – Coluna com a situação do documento, ou com o selo de aguardando transmissão quando a prefeitura ainda não recebeu a nota. - **Emitido em** – Coluna com a data e a hora da emissão. - **Valor** – Coluna com o valor do documento. - **Ver espelho** – Ação da linha da nota. Gera o PDF de conferência com os dados gravados no sistema. - **Baixar** – Ação que entrega o arquivo do documento, quando ele já existe. - **Arquivo ainda não disponível** – Texto que substitui o botão de baixar enquanto o arquivo não existe. - **Cancelar nota** – Ação em vermelho, presente apenas na linha da nota ativa. - **Baixar minuta da nota** – Botão no cabeçalho da aba. Gera a prévia da nota, sem valor fiscal. - **Nenhum documento gerado** – Painel que ocupa a aba quando a fatura ainda não gerou nota fiscal, boleto nem borderô. - **Marca d água do espelho** – A expressão sem valor fiscal impressa por baixo do conteúdo quando a nota ainda não foi transmitida. - **Bloco de tributação federal do espelho** – Traz o IRRF, a contribuição previdenciária retida, as contribuições sociais retidas, e os débitos de apuração própria de PIS e COFINS. --- #### **Como o sistema decide** - A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada - O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida - Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo - Nota cancelada sai com o carimbo de cancelada e com o motivo do cancelamento nas informações complementares - No espelho, o IRRF aparece em campo próprio e o PIS, a COFINS e a CSLL retidos aparecem somados num campo único de contribuições sociais retidas, que é como a nota fiscal de serviço os agrupa - Ainda no espelho, o PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem em campos separados de débito de apuração própria, e não se misturam com os retidos - O ISS aparece no bloco municipal sempre como não retido - A minuta não traz tributos: ela lista os alunos, os vencimentos e o valor total, e sai marcada como pré-visualização sem valor fiscal em todas as páginas - O botão de baixar só aparece quando o arquivo existe. Enquanto não existe, a tela diz que o arquivo ainda não está disponível --- **Ponto de Atenção:** Espelho e minuta não são a nota. Os dois saem marcados como sem valor fiscal, e o espelho continua sendo gerado mesmo quando a prefeitura nunca recebeu o documento, justamente para que a conferência possa acontecer antes. Se o convênio disser que não achou a nota no portal da prefeitura, confira a coluna Situação: enquanto ela mostrar aguardando transmissão, o documento existe no sistema e ainda não existe do lado de lá. Enviar o espelho como se fosse a nota é o erro que essa marcação existe para evitar. 📌 **Recapitulando:** A aba Documentos reúne a nota, o boleto e o borderô da fatura, e é pelo espelho que se confere a nota campo a campo, inclusive os tributos retidos, antes de a prefeitura recebê-la. --- --- ## 10. Conferir as notas emitidas pelo relatório de notas fiscais É a conferência de fora da tela de emissão. Você recorta por período de emissão da nota e, se quiser, também por vencimento e competência da parcela, escolhe se quer só as notas emitidas, só a previsão de faturamento ou os dois, e o sistema gera uma planilha em segundo plano. O arquivo não é baixado na hora: ele fica disponível no dashboard de arquivos do usuário que pediu, o que permite gerar recortes grandes sem prender a tela. Nesta tela é possível: ✅ **Gerar uma planilha com as notas emitidas em um período de emissão** ✅ **Somar ao recorte os filtros de vencimento e de competência da parcela** ✅ **Escolher entre notas emitidas, previsão de faturamento ou os dois** ✅ **Restringir por matrícula, aluno, curso, modalidade, CNPJ do polo e situação acadêmica** ✅ **Limpar todos os filtros de uma vez** ✅ **Acompanhar o processamento e recuperar o arquivo no dashboard de arquivos** 📌 **Benefício Principal:** Entrega em planilha a relação das notas emitidas no período, já cruzada com matrícula, aluno, curso e modalidade, para a conferência do fechamento. 🚀 #### **Como chegar** 1. Relatórios 2. Notas fiscais #### **Antes de começar** - Notas já emitidas no período consultado - Permissão de acesso aos relatórios financeiros no seu perfil ![Filtros do relatório de notas fiscais](https://help.sendsolutions.com.br/uploads/images/gallery/2026-09/0jS4Pws4BNZPkOT5-fis-10-relatorio.png) --- #### **O que a tela mostra** - **Filtros do relatorio** – Título do bloco, com a descrição de que a planilha reúne notas emitidas, previsão de faturamento e dados acadêmicos. - **Periodo de emissao** – Bloco com os campos Emissao inicial e Emissao final, que filtram pela data de emissão da nota fiscal. - **Periodo de vencimento** – Bloco opcional com Vencimento inicial e Vencimento final, que filtram pelo vencimento da parcela. - **Competencia** – Bloco opcional com Competencia inicial e Competencia final, que filtram pela competência da parcela. - **Tipo de relatorio** – Seletor com as opções Ambos, Emitidas e Previsao. - **Matricula, Aluno, Curso, Modalidade e CNPJ do polo** – Campos de texto que estreitam o recorte. - **Situacao academica** – Seletor com Todas, Cursando, Em rematricula, Pre-matricula, Trancada e Cancelada. - **Limpar** – Zera todos os filtros preenchidos. - **Gerar XLSX** – Envia o pedido para processamento. Enquanto envia, mostra Gerando... - **Ver acompanhamento** – Abre o rastreamento da geração do arquivo. - **Aviso do processamento** – Texto fixo lembrando que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado. --- #### **Como o sistema decide** - O período de emissão é o recorte principal do relatório: é a data de emissão da nota fiscal - Os períodos de vencimento e de competência são opcionais e servem para estreitar o recorte pela parcela - O tipo de relatório muda o conteúdo: Emitidas traz o que já virou nota, Previsao traz o que ainda vai faturar, e Ambos traz os dois - A geração acontece em segundo plano. O aviso na própria tela diz que o processamento acontece em background e que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado - O botão de acompanhamento abre o rastreamento da geração sem sair da tela --- **Ponto de Atenção:** Clicar em Gerar XLSX não baixa nada na hora, e isso não é falha. A mensagem de sucesso diz apenas que o relatório foi enviado para processamento: o arquivo aparece depois no dashboard de arquivos do usuário que pediu, e é lá que ele deve ser procurado. Repetir o clique porque o download não começou só enfileira o mesmo relatório várias vezes. 📌 **Recapitulando:** Este é o relatório de conferência das notas do período, gerado em segundo plano e recolhido depois no dashboard de arquivos. --- --- ## 11. Lote de notas do aluno e faturas de convênio: por que são trilhos diferentes As duas telas falam em lote e em nota fiscal, mas resolvem coisas diferentes e nunca disputam a mesma parcela. O lote de notas fiscais fatura a parcela do aluno pagante e gera uma nota por parcela, no nome do responsavel financeiro daquela parcela. Quando o responsavel financeiro da parcela e uma empresa cadastrada como convenio, a cobranca nao e do aluno e sim do convenio: essas parcelas sao reunidas em uma fatura de convenio e recebem uma unica nota fiscal com o valor total da fatura. Por isso o lote de notas simplesmente nao enxerga parcelas de convenio, mesmo que elas batam com todos os filtros de periodo, situacao academica, categoria e modalidade. Nesta tela é possível: ✅ **Entender por que um aluno nao apareceu na busca do lote de notas** ✅ **Saber por qual tela a nota do convenio e emitida** ✅ **Distinguir criar faturas do mes, que nao emite nada, de aprovar o lote de notas, que emite na hora** 📌 **Benefício Principal:** Evita procurar aluno de convenio no lote de notas e emitir a nota errada para o tomador errado. 🚀 #### **Como chegar** 1. Financeiro 2. Financeiro do Aluno 3. Notas fiscais em lote e Financeiro 4. Faturas de convenio #### **Antes de começar** - O vinculo entre o responsavel financeiro da parcela e o convenio precisa estar cadastrado; e esse cadastro que decide por qual trilho a parcela caminha --- #### **O que a tela mostra** - **Notas fiscais em lote** – Tela do aluno pagante. Aprovar a lista emite as notas na hora, uma nota por parcela. - **Criar faturas do mes** – Botao da tela Faturas de convenio. Cria as faturas do periodo como Pendentes e nao emite nota nem boleto; a criacao em lote ali nao emite nada. - **Emitir nota fiscal** – Acao dentro da fatura de convenio. Gera uma unica nota com o valor total da fatura, e so funciona com a fatura ja aprovada. - **Emitir nota fiscal e Reemitir nota fiscal** – Acoes disponiveis na parcela do aluno, dentro do financeiro do aluno. Servem para o caso avulso, inclusive para a parcela que ficou de fora do lote. - **Cancelar nota fiscal** – Acao na parcela do aluno para desfazer uma nota emitida, uma de cada vez. --- #### **Como o sistema decide** - Parcela cujo responsavel financeiro esta cadastrado como convenio nunca entra na busca do lote de notas - Tentar emitir manualmente a nota dessa parcela devolve a mensagem: Responsavel financeiro em convenio, emissao manual de nota fiscal nao permitida. - No trilho do aluno sai uma nota por parcela; no trilho do convenio sai uma nota so, com o total da fatura e o convenio como tomador - Criar faturas do mes apenas monta as faturas como Pendentes; a nota do convenio so sai depois que alguem abre a fatura, revisa e aprova - Na fatura de convenio a ordem e fixa: aprovar, depois emitir a nota, depois gerar o boleto e por fim finalizar - Na tela de convenio o sistema bloqueia uma segunda criacao em lote enquanto houver uma rodando na mesma empresa; no lote de notas do aluno nao existe esse bloqueio --- **Ponto de Atenção:** Se um aluno de convenio aparecer na busca do lote de notas, isso nao e sorte: e sinal de que o responsavel financeiro daquela parcela nao esta vinculado ao convenio no cadastro. Emitir assim gera nota individual no nome errado e obriga a cancelar nota por nota depois. Antes de rodar o lote no comeco do mes, vale conferir o cadastro dos responsaveis financeiros dos alunos conveniados. 📌 **Recapitulando:** Aluno pagante se fatura em Notas fiscais em lote, uma nota por parcela; aluno de convenio se fatura na fatura do convenio, uma nota por fatura. --- --- ## 12. Regras da nota e da retenção, resumo para o operador - O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota - PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai - Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem - Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida - Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece - Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase - É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale - Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado - A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser - Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada - Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso - Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente - A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada - O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida - Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo **Ponto de Atenção:** Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é **esperado** e não é erro: o sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, e o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez. A diferença é de centavos no mês inteiro. Antes de abrir chamado, confira se a divergência é só essa.