Convênios
Convênios
1. O processo de convênio, do cadastro à nota fiscal
O convênio é o acordo em que uma empresa parceira paga as mensalidades dos alunos dela . Em vez de cada aluno receber o próprio boleto, a instituição fecha o mês, junta os alunos daquele convênio numa fatura e emite uma nota fiscal para a empresa.
São três etapas, sempre nesta ordem, e cada uma depende da anterior: ✅ Cadastro (este documento), onde a empresa entra no sistema, escolhe o plano de pagamento, define a operação fiscal e ganha acesso ao Portal do Convênio. ✅ Fatura , o fechamento do mês, que junta os alunos e fecha o valor. ✅ Nota fiscal , a emissão para a empresa, com a retenção de impostos quando ela é devida.
📌 Benefício Principal: Um cadastro só amarra quem paga, quanto paga e como o imposto sai , e o mesmo cadastro alimenta o fechamento do mês e a nota fiscal, sem retrabalho. 🚀
Ponto de Atenção: O erro mais caro deste processo não acontece no fechamento nem na nota: acontece aqui, no cadastro . A operação fiscal escolhida no plano de pagamento define se a nota daquele convênio vai reter imposto, e uma escolha errada só aparece na conferência da contabilidade, semanas depois, com boletos já enviados.
📌 Recapitulando: cadastro correto → fatura do mês → nota fiscal. Quem erra no primeiro passo, erra nos três.
2. Convênios: encontrar a empresa e abrir o cadastro
É a porta de entrada de todo o cadastro de convênio. A tela lista as empresas (participantes jurídicos) da instituição em duas visões: a lista principal, com quem já tem ao menos um convênio cadastrado, e a lista de quem ainda não tem nenhum, que é onde se começa um convênio novo. Daqui o operador localiza a empresa por CNPJ ou nome, abre o cadastro dela e chega às três abas de trabalho: Dados do convênio, Usuário e acesso e Planos de pagamento.
Nesta tela é possível: ✅ Buscar a empresa por CNPJ ou por nome ✅ Ver, para cada empresa, o CNPJ, o nome, a inscrição estadual e se ela está ativa ✅ Abrir o cadastro completo da empresa (dados, acesso ao portal e planos de pagamento) ✅ Trocar para a lista de empresas sem convênio, pelo botão Inserir ✅ Criar o convênio de uma empresa que ainda não tem nenhum ✅ Cadastrar um fornecedor novo sem sair da tela ✅ Abrir o modelo de e-mail que leva a fatura a todos os convênios da instituição
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Convênios
Antes de começar
Estar com a empresa (instituição) certa selecionada no topo do sistema: a lista mostra apenas os participantes daquela empresa
Ter permissão de leitura do plano financeiro. Sem ela a tela responde Sem permissão e não lista nada
A empresa parceira já existir como participante jurídico com relacionamento de fornecedor. Quem não tem esse relacionamento não aparece em nenhuma das duas listas
Elementos da tela (itens 1 a 10)
Buscar por CNPJ ou nome (item 1) – Campo de busca da lista. Aceita o CNPJ com ou sem pontuação e parte do nome. A busca só começa a filtrar a partir de dois caracteres.
Buscar (item 2) – Aplica o texto digitado e volta para a primeira página. Depois de aplicada, a busca vira um selo Busca: ... com o botão Limpar busca ao lado.
Modelo de e-mail (item 3) – Abre o cadastro do e-mail que leva o fechamento aos convênios. Fica no cabeçalho porque o modelo é um só para toda a instituição, não um por convênio.
Inserir (item 4) – Troca a lista para os participantes jurídicos sem convênio, que é de onde se cria um convênio novo. Aparece apenas na lista principal.
Frase da lista (item 5) – Logo abaixo dos botões, diz qual visão está aberta: Participantes jurídicos com ao menos um convênio ou Participantes jurídicos sem convênio disponível para cadastro.
Abrir (item 6) – Abre o cadastro da empresa. Cai direto na aba Planos de pagamento, que é a mais usada; as abas Dados do convênio e Usuário e acesso ficam a um clique.
CPF/CNPJ (item 7) – O CNPJ da filial, formatado. Empresa cadastrada sem CNPJ aparece com um traço.
Nome (item 8) – Nome fantasia da filial e, quando ele não existe, o nome completo do participante.
Inscrição estadual (item 9) – O que estiver no cadastro. Campo vazio aparece como ISENTO.
Situação (item 10) – Ativo quando a empresa tem pelo menos um convênio aprovado; Inativo quando não tem nenhum aprovado. Ao passar o mouse, mostra quantos convênios aprovados existem.
Como o sistema decide
A lista principal traz somente quem já tem convênio cadastrado. A lista do botão Inserir traz quem tem relacionamento de fornecedor e nenhum convênio.
Ativo e Inativo dizem respeito a convênio APROVADO, não ao cadastro da empresa. Empresa com convênio pendente aparece como Inativo.
A busca com menos de dois caracteres é ignorada e a lista volta completa.
Sair para a lista de empresas sem convênio limpa a busca e volta para a primeira página.
Depois de criar um convênio pela lista de empresas sem convênio, a empresa desaparece daquela lista, porque ela passou a ter convênio.
Ponto de Atenção: Quando a empresa parceira não aparece em nenhuma das duas listas, o problema não é a busca: é o cadastro. A tela só enxerga participante jurídico com relacionamento de fornecedor na empresa selecionada. Se o cadastro foi feito pela Secretaria sem esse relacionamento, ou em outra instituição, a empresa fica invisível aqui até o cadastro ser corrigido.
📌 Recapitulando: Duas listas, uma busca e um botão Abrir: é por aqui que se chega a qualquer parte do cadastro do convênio.
3. Cadastrar um fornecedor novo pela tela de convênios
Quando a empresa parceira ainda não tem nenhum convênio, ela não aparece na lista principal. O botão Inserir troca a tela para a lista de participantes sem convênio, e é dali que se cria o primeiro. Se a empresa nem existe como participante, o botão Novo fornecedor cadastra ela ali mesmo, sem passar pelo cadastro da Secretaria.
Nesta tela é possível: ✅ Cadastrar a empresa parceira informando CNPJ, razão social e endereço ✅ Declarar se a empresa é optante pelo Simples Nacional ✅ Preencher o endereço automaticamente a partir do CEP, inclusive o município ✅ Escolher o município na lista da UF quando o CEP não resolver ✅ Informar o e-mail que vai receber o acesso ao Portal do Convênio ✅ Ver, logo após gravar, se o e-mail com o acesso saiu, e tentar enviar de novo sem recadastrar ✅ Seguir direto para a criação do convênio
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Novo fornecedor
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Estar na lista de empresas sem convênio: o botão Novo fornecedor só existe ali
Ter permissão de alteração do plano financeiro
Ter o CNPJ, a razão social, o CEP e um e-mail válido da empresa em mãos
O CEP precisa existir na base de CEP do sistema; a UF e o município precisam existir nas tabelas do sistema
Elementos da tela (itens 1 a 4)
Frase da lista (item 1) – Logo abaixo dos botões, diz qual visão está aberta: Participantes jurídicos com ao menos um convênio ou Participantes jurídicos sem convênio disponível para cadastro.
Novo fornecedor (item 2) – Só existe na lista de empresas sem convênio. Cadastra a empresa parceira ali mesmo, sem passar pelo cadastro da Secretaria.
Voltar (item 3) – Na lista de empresas sem convênio, devolve para a lista principal.
Criar convênio (item 4) – Abre o formulário do convênio já com a empresa selecionada. Depois de gravar, a empresa sai da lista de sem convênio.
Como o sistema decide
Aqui só se cadastra fornecedor do tipo Comum. Polo e Revendedor continuam no cadastro da Secretaria e depois aparecem na lista de empresas sem convênio.
O e-mail é obrigatório porque o cadastro e o acesso ao portal nascem juntos: não existe cadastrar por aqui sem criar o acesso.
Faltando campo, o clique responde com a frase Preencha antes de cadastrar seguida do que falta. O caso mais comum é o município, quando o CEP não casou com a tabela.
CNPJ já cadastrado é recusado com Já existe participante com este CNPJ. Localize-o na aba Sem convênio.
O cadastro nasce sempre como matriz. Outras filiais do mesmo CNPJ continuam no cadastro da Secretaria.
O envio do e-mail acontece depois da gravação. Se o e-mail falhar, o cadastro permanece gravado e a tela mostra o motivo com o botão Tentar enviar novamente.
O usuário do portal é o CNPJ da empresa. A senha inicial viaja apenas dentro do e-mail: ela não aparece em nenhuma tela e não pode ser consultada depois.
Ponto de Atenção: O e-mail deste formulário não é um contato qualquer, é o canal por onde a credencial chega. Endereço errado grava o cadastro do mesmo jeito e deixa o parceiro com um acesso que ninguém sabe que existe. Confira o endereço antes de gravar e, se o aviso de falha aparecer, resolva ali mesmo: fechar a tela não reenvia nada.
📌 Recapitulando: Cadastro rápido da empresa parceira que já sai com acesso ao portal criado e com o convênio a um clique.
4. Dados do convênio: identificação, regime tributário e destinatários
Reúne o que o sistema sabe da empresa parceira e as duas configurações que mudam dinheiro e entrega: se ela é optante pelo Simples Nacional, que decide se a nota desconta PIS, COFINS e CSLL, e para quais endereços vão a fatura, a nota fiscal e o boleto de todos os fechamentos. Identificação e endereço são leitura; regime tributário e destinatários são editáveis nesta aba.
Nesta tela é possível: ✅ Conferir CNPJ, razão social, nome fantasia, inscrição estadual, telefone e quantos convênios a empresa tem ✅ Responder ou corrigir se a empresa é optante pelo Simples Nacional ✅ Declarar quem recebe fatura, nota fiscal e boleto, e quem recebe em cópia ✅ Remover um endereço da lista pelo ícone de lixeira do próprio endereço ✅ Conferir os endereços de cobrança, entrega e fiscal cadastrados
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aba Dados do convênio
Antes de começar
A empresa existir na instituição selecionada. Caso contrário a aba responde que o convênio não foi encontrado nesta empresa
Permissão de leitura para ver a aba
Permissão de alteração para gravar regime tributário e destinatários. Sem ela o cartão de destinatários abre com o selo Somente leitura
O que a tela mostra
Cartão Identificação – Traz CNPJ, Razão social, Nome fantasia, Inscrição estadual, Telefone e Convênios cadastrados. É leitura: a correção desses dados é feita no cadastro da empresa.
Cartão Regime tributário – Onde se responde se a empresa é optante pelo Simples Nacional. Vem primeiro porque é a resposta que decide o valor do boleto.
Aviso Ninguém respondeu ainda – Faixa de atenção que aparece enquanto a pergunta não foi respondida. Diz que, até responder, a fatura trata o convênio como não optante e desconta PIS, COFINS e CSLL.
É optante pelo Simples e Não é optante – Os dois botões de resposta. O que está valendo fica destacado. Clicar grava na hora, sem botão de salvar.
Cartão Destinatários de fatura, NF e boleto – O único lugar do sistema onde se declara quem recebe os documentos deste convênio. Vale para o convênio inteiro, não para um plano de pagamento.
Recebem os documentos – Lista principal, em etiquetas. É ela que define o envio. Vazia, a mensagem diz que o envio vai cair no e-mail do cadastro.
Em cópia (Cc) – Lista secundária. Só é usada quando a lista principal tem alguém.
Campo de e-mail e botão Adicionar – Digite o endereço e clique em Adicionar, ou tecle Enter. O endereço vira uma etiqueta com lixeira ao lado.
Salvar destinatários – Grava as duas listas. A confirmação Destinatários salvos aparece ao lado do botão.
Cartão Endereço – Lista os endereços cadastrados com o tipo por extenso: Cobrança, Entrega ou Fiscal. Sem endereço, diz que nenhum foi cadastrado.
Como o sistema decide
O regime tributário tem três estados, e sem resposta não é o mesmo que não optante: enquanto ninguém responde, a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL.
Trocar a resposta do Simples vale para as próximas notas. As já emitidas nasceram com a resposta anterior e não são reprocessadas.
A lista de destinatários é da empresa, e não de um plano de pagamento: vale para todos os fechamentos daquele convênio.
Cópia sem destinatário principal é recusada, com a mensagem pedindo ao menos um endereço em Recebem os documentos.
Cada lista aceita no máximo 20 endereços. Atingido o limite, o campo mostra Limite de 20 endereços e para de aceitar.
Endereço repetido não vira segunda etiqueta. A comparação ignora maiúsculas e minúsculas, mas a etiqueta guarda a grafia digitada.
Um endereço que já está em Recebem os documentos é retirado da cópia ao salvar.
O que estiver digitado no campo e ainda não virou etiqueta é salvo junto ao clicar em Salvar destinatários.
Com as duas listas vazias, o envio usa o e-mail do usuário do Portal do Convênio e, na falta dele, o e-mail do cadastro.
Endereço malformado é recusado antes de gravar, com a mensagem E-mail inválido seguida do endereço.
Ponto de Atenção: Ninguém respondeu ainda, no cartão Regime tributário, não quer dizer que a empresa não é optante: quer dizer que a pergunta nunca foi feita. Enquanto ela ficar sem resposta, o sistema desconta 4,65% de quem talvez não devesse, e o convênio só percebe quando compara o boleto com a nota. Confira o cartão CNPJ da empresa e responda.
📌 Recapitulando: É nesta aba que se resolvem as duas perguntas que o fechamento vai cobrar: quanto desconta e para quem envia.
5. Criar e editar o plano de pagamento do convênio
É o cadastro do convênio propriamente dito: a descrição, a vigência, a modalidade, os descontos que o parceiro concede ao aluno, as categorias de pagamento que ele cobre e a configuração fiscal da nota. Uma mesma empresa pode ter vários convênios, um para cada acordo, e é por isso que a aba se chama Planos de pagamento. O formulário abre como tela cheia, não como janela, e é sempre o mesmo para criar, editar e consultar.
Nesta tela é possível: ✅ Criar um convênio novo para a empresa selecionada ✅ Definir vigência indeterminada ou com data de início e fim ✅ Escolher a modalidade do convênio e os dias para vencimento no fluxo de aprovação ✅ Configurar até cinco descontos diferentes, em porcentagem ou em valor ✅ Marcar quais categorias de pagamento o convênio cobre ✅ Definir a operação fiscal, o serviço prestado e o detalhe do serviço que vão para a nota ✅ Editar um convênio existente ou apenas consultá-lo, com todos os campos travados
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aba Planos de pagamento
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A empresa precisa ter a resposta do Simples Nacional gravada. Sem ela o sistema recusa a criação e manda informar no cadastro da empresa se ela é optante
As categorias de pagamento já cadastradas em Financeiro > Cadastros > Categorias de pagamento
O cadastro fiscal disponível: a operação fiscal, o serviço prestado e o detalhe do serviço saem de tabelas do sistema, não são digitados aqui
Permissão de alteração do plano financeiro para criar e editar. Só consultar exige apenas leitura
O que a tela mostra
Voltar – Sai do formulário e devolve para a lista de planos de pagamento. Substitui o X porque o formulário é uma tela, e não uma janela sobre a lista.
Título e identificação – Diz Novo convênio, Editar convênio ou Consultar convênio, e logo abaixo repete o CNPJ e o nome da empresa, para não haver dúvida de em quem se está mexendo.
Descrição – Obrigatória, até 60 caracteres. É o nome do convênio nas listas e nos relatórios.
Período vigência – Obrigatório. Indeterminado não pede datas. Determinado abre os campos Início da vigência e Fim da vigência, os dois obrigatórios.
Pré-requisitos – Texto livre de até 255 caracteres, para registrar as condições do acordo.
Modalidade – Obrigatória. Quatro opções: pré-aprovação sem emissão de boleto (carteira), com emissão de boletos registrados, com boleto e nota fiscal sem confirmação do pagamento, e sem convênio.
Dias para vencimento (fluxo aprovação) – Obrigatório, número de 0 a 99.
Contrato único – Caixa de seleção do acordo.
Responsável pelo pagamento, Tipo de financiamento e Tipo de cobertura – Campos livres de até 40 caracteres, para registrar o combinado com o parceiro.
Data de solicitação e Data de assinatura – Datas do acordo, opcionais.
Seção Financeiro – Cinco pares de campos, cada um com o tipo e o valor: Desconto matrícula financiado, Desconto matrícula, Desconto parcela, Desconto parcela de matrícula e Desconto rematrícula.
Tipo do desconto – Nenhum, Porcentagem ou Valor específico. Enquanto o tipo for Nenhum, o campo de valor fica travado.
Seção Categorias de pagamento – Campo de busca, contador de quantas estão selecionadas e a lista com uma caixa de seleção por categoria.
Seção Impostos da nota fiscal – As três escolhas fiscais e o quadro que mostra o efeito delas. Nada de imposto é digitado aqui.
Fechar e Confirmar – No rodapé. Confirmar grava o convênio novo; na edição o botão passa a se chamar Salvar convênio. Em consulta, só existe Fechar.
Como o sistema decide
O convênio nasce com a situação Pendente. É a aprovação que o coloca em vigor.
Criar o convênio já o deixa faturável: o contrato que a fatura exige é criado na mesma operação, sem passo extra.
Vigência determinada exige as duas datas, e a data final não pode ser anterior à inicial.
Nos descontos, escolher o tipo obriga informar o valor, e informar valor obriga escolher o tipo. Porcentagem aceita no máximo 100.
Os quatro campos fiscais são obrigatórios. Sem eles a tela aponta o campo, e o servidor recusa a gravação.
Convênio em uso por contrato assinado não pode ser editado. O botão de editar fica desabilitado na lista e, forçando, o sistema responde que o convênio está em uso.
Sem a resposta do Simples Nacional no cadastro da empresa, a criação é recusada com a mensagem explicando que é essa resposta que define se a nota desconta PIS, COFINS e CSLL.
Categoria de pagamento inexistente é recusada com o código na mensagem.
Ponto de Atenção: Quem procura os e-mails para fatura, nota fiscal e boleto não vai encontrar neste formulário. O campo mudou de lugar: agora fica na aba Dados do convênio, no cartão Destinatários de fatura, NF e boleto. A razão é que a lista vale para a empresa inteira, e não para um plano de pagamento; enquanto ela morou aqui, ficou sem preencher em praticamente todos os convênios.
📌 Recapitulando: Um convênio por acordo, sempre pendente ao nascer, e sem os quatro campos fiscais ele não grava.
6. O quadro de impostos: o que a operação fiscal faz com a nota
Define e mostra, antes de salvar, qual será o comportamento fiscal de toda nota deste convênio. São três escolhas encadeadas, feitas em listas do sistema, e um quadro de leitura que traduz o efeito delas: quais impostos apenas aparecem informados na nota, quais o convênio desconta ao pagar, e a partir de que valor esse desconto acontece de verdade. Nenhum percentual é digitado: a regra vem do cadastro fiscal e o convênio apenas a herda.
Nesta tela é possível: ✅ Escolher a operação fiscal (CFOP/CIO) do convênio em uma lista com busca ✅ Escolher o serviço prestado (NBS) que sai descrito na nota ✅ Escolher o detalhe do serviço (indOp) vinculado ao serviço escolhido ✅ Ver antes de salvar quais impostos são apenas informados e quais o convênio desconta ✅ Ver a partir de que valor mensal o desconto passa a acontecer ✅ Limpar qualquer uma das três escolhas pelo botão ao lado do campo
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seção Impostos da nota fiscal
Antes de começar
O cadastro fiscal precisa estar preenchido: as listas de operação fiscal, serviço prestado e detalhe do serviço vêm de tabelas do sistema
A resposta do Simples Nacional da empresa, na aba Dados do convênio, porque é ela que decide se o desconto de PIS, COFINS e CSLL acontece
O que a tela mostra
1. Operação fiscal (CFOP/CIO) – Primeira escolha. É ela que diz quais impostos incidem e quais o convênio desconta. Em convênio novo já abre preenchida com a operação que os convênios da instituição usam.
Selecionar – Abre a janela de escolha, com busca por código ou descrição.
Janela Selecionar CFOP/CIO – Lista as operações com as colunas CFOP, CIO, O que faz com o imposto e Ativo.
O que faz com o imposto – A coluna que decide a escolha. Escreve por extenso, por exemplo, que o convênio desconta IRRF 1,50% e PIS, COFINS e CSLL 4,65%, ou que a operação não tem desconto.
Usada pelos convênios – Selo azul na linha da operação que os convênios aprovados da instituição já usam. Serve para separar duas linhas que têm a mesma descrição e diferem só em reter ou não reter.
2. Serviço prestado (NBS) – Segunda escolha, liberada só depois da operação fiscal. É o que sai descrito na nota.
3. Detalhe do serviço (indOp) – Terceira escolha, liberada só depois do serviço. Sem ela a prefeitura rejeita a nota.
O que esta operação faz com o imposto – O quadro de leitura logo abaixo dos três campos, atualizado a cada troca de operação.
Só informado na nota, ninguém desconta – Metade esquerda do quadro. Lista os impostos que a instituição recolhe e que não mudam o valor do boleto.
O convênio desconta ao pagar – Metade direita. Lista o que o convênio retém e diz, em porcentagem, quanto o boleto sai menor que a nota. Sem retenção, diz que nota e boleto saem pelo mesmo valor.
Quando o desconto acontece de verdade – Bloco final do quadro. Diz o valor mensal a partir do qual o IRRF e o bloco PIS, COFINS e CSLL passam a ser descontados, e lembra que optante do Simples nunca sofre esse segundo desconto.
Como o sistema decide
As três escolhas são preenchidas em ordem. O serviço prestado só libera depois da operação fiscal, e o detalhe do serviço só libera depois do serviço prestado.
Trocar a operação fiscal limpa o serviço e o detalhe. Trocar o serviço limpa o detalhe. É proposital: a combinação precisa ser válida entre si.
Nenhum percentual é editável aqui. A regra sai do cadastro fiscal e o convênio a herda.
O IRRF só é descontado a partir do valor exibido em notas do mês para o mesmo convênio. Abaixo disso a lei dispensa, porque o imposto do mês não chega ao mínimo.
PIS, COFINS e CSLL formam um bloco único e só são descontados a partir da base mensal exibida. Optante do Simples Nacional nunca sofre esse desconto, e o quadro avisa quando o IRRF continua valendo mesmo assim.
As notas do mês somam antes da conta: duas notas pequenas para o mesmo convênio podem passar do limite juntas e as duas descontarem.
Se a operação escolhida não gerar imposto nenhum, o quadro avisa em amarelo que quase sempre é cadastro fiscal faltando, e não isenção.
Convênio novo abre com a operação fiscal sugerida já preenchida; se o operador escolher outra antes da sugestão chegar, a escolha dele prevalece. Em edição, nada é trocado por baixo.
Ponto de Atenção: Duas operações fiscais podem ter praticamente a mesma descrição e diferir justamente em reter ou não reter. Escolher a errada faz um convênio cobrar o valor cheio enquanto todos os outros descontam, e ninguém percebe até a conferência da contabilidade. Use a coluna O que faz com o imposto e o selo Usada pelos convênios para decidir, não o número.
📌 Recapitulando: Três escolhas encadeadas definem o imposto da nota, e o quadro mostra o efeito antes de você salvar.
7. Situação do convênio: aprovar, reprovar, duplicar e excluir
Lista todos os convênios de uma mesma empresa e concentra as decisões sobre eles. É aqui que o convênio pendente passa a valer, pela aprovação, que um convênio parecido é criado a partir de outro, pela duplicação, e que um cadastro errado é removido. A coluna Em uso avisa quais convênios já estão amarrados a contrato e, por isso, deixaram de aceitar alteração.
Nesta tela é possível: ✅ Ver todos os convênios da empresa com descrição, vigência, modalidade, situação, uso e desconto de parcela ✅ Consultar um convênio sem risco de alterar nada ✅ Editar um convênio que ainda não está em uso ✅ Duplicar um convênio, inclusive um que já está em uso ✅ Aprovar ou reprovar um convênio ✅ Excluir um convênio que não está vinculado a contrato ✅ Inserir um convênio novo para a mesma empresa
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A empresa já aberta pelo botão Abrir da lista de convênios
Permissão de alteração para aprovar, reprovar, editar e excluir
Permissão de cópia para duplicar. É uma permissão distinta da de alteração
O que a tela mostra
Inserir – Cria um convênio novo para a mesma empresa. Aparece só nesta aba, porque nas outras não há o que inserir.
Coluna Ações – Seis botões por linha, na ordem: Consultar, Editar, Duplicar, Aprovar, Reprovar e Excluir.
Consultar – Abre o convênio com todos os campos travados, sem botão de salvar.
Editar – Abre o convênio para alteração. Fica desabilitado quando o convênio está em uso, e o motivo aparece ao passar o mouse.
Duplicar – Cria outro convênio a partir deste. Funciona mesmo com o convênio em uso, porque a cópia é registro novo e não toca no original.
Aprovar e Reprovar – Mudam a situação do convênio. Cada um fica desabilitado quando o convênio já está naquela situação.
Excluir – Remove o convênio. Pede confirmação e fica desabilitado quando o convênio está em uso.
Descrição – O nome do convênio. Convênio sem descrição aparece como Sem descrição.
Período vigência – Indeterminado ou Determinado, conforme o cadastro.
Modalidade – A modalidade escolhida no cadastro, por extenso.
Situação – Etiqueta colorida com Aprovado, Pendente, Reprovado ou Inativo.
Em uso – Sim quando o convênio já está vinculado a contrato. É esta coluna que explica por que Editar e Excluir aparecem desabilitados.
Desconto parcela – Repete o tipo e o valor do desconto de parcela, que é o mais consultado.
Janela Duplicar convênio – Pede a Descrição do novo convênio, com contador de caracteres, e avisa que a cópia nasce pendente de aprovação.
Como o sistema decide
A cópia copia vigência, descontos, condições e a configuração fiscal, e não altera o convênio de origem.
A cópia nasce pendente de aprovação, mesmo quando o original está aprovado. É na aprovação que os valores são conferidos.
Duas descrições iguais no mesmo participante são recusadas, com a mensagem dizendo qual descrição já existe. A janela já sugere a descrição com o sufixo de cópia para evitar o erro.
A descrição do novo convênio tem no máximo 60 caracteres.
Convênio em uso por contrato assinado não pode ser editado nem excluído.
A exclusão pede a confirmação Confirma a exclusão deste convênio? Esta ação não poderá ser desfeita, e não tem volta.
Cada ação confirma com uma mensagem própria: convênio criado, atualizado, aprovado, reprovado, excluído, ou duplicado com o nome da cópia.
Sem nenhum convênio cadastrado, a aba mostra Nenhum convênio cadastrado e orienta a usar o Inserir.
Ponto de Atenção: Aprovar não é formalidade, é a conferência. Um convênio duplicado herda todos os descontos e a configuração fiscal do original, e nasce pendente exatamente para alguém reler os valores antes de eles entrarem em vigor. Aprovar sem conferir coloca regra de desconto valendo sem revisão.
📌 Recapitulando: A situação manda no convênio, e a coluna Em uso manda no que ainda dá para mudar.
8. Liberar o acesso do parceiro ao Portal do Convênio
Mostra em que pé está o acesso da empresa parceira ao Portal do Convênio e concentra a ação de credencial: criar o acesso, reenviar o que já existe ou redefinir a senha. O usuário do portal é o CNPJ da empresa, e a senha viaja apenas dentro do e-mail. A senha nunca é exibida em tela porque ela é cifrada e nunca é decifrada, nem para o sistema. O que a tela mostra é o estado dela, que é o que decide qual ação faz sentido.
Nesta tela é possível: ✅ Ver o e-mail para onde a credencial vai e o usuário do portal ✅ Ver o estado do acesso: sem usuário, senha provisória, acesso em uso ou acesso compartilhado com o Portal do Polo ✅ Criar o acesso de um convênio que ainda não tem usuário ✅ Reenviar a credencial para o mesmo e-mail ou para outro, corrigindo o endereço na hora ✅ Redefinir a senha para a inicial quando o parceiro perdeu a que escolheu ✅ Tentar o envio novamente quando o e-mail falhar, sem refazer nada
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aba Usuário e acesso
Antes de começar
A empresa precisa ter CNPJ no cadastro. O usuário do portal é o CNPJ, e sem ele não há acesso a criar nem a reenviar
Um e-mail válido para receber a credencial, de até 60 caracteres
Permissão de alteração do plano financeiro
O que a tela mostra
E-mail do acesso – Para onde a credencial vai. O sistema usa o e-mail do próprio usuário do portal e, na falta dele, o e-mail do cadastro.
Usuário do portal – O login da empresa, que é o CNPJ. Convênio sem acesso mostra Sem usuário criado.
Etiqueta de estado – Resume a situação: Sem acesso ao portal, Senha provisória, Acesso em uso ou Acessa com o mesmo login do Portal do Polo.
Botão de ação – Muda de nome conforme o estado: Criar acesso e enviar, Reenviar acesso, Redefinir senha e enviar ou Reenviar instruções.
Janela Enviar acesso ao portal – Abre com um bloco explicando exatamente o que aquele clique vai fazer naquele estado.
E-mail para onde enviamos o acesso ao portal – Já vem preenchido com o destino que o sistema conhece, e continua editável. É o campo mais usado no reenvio, porque quase sempre o endereço trocou de dono.
Redefinir a senha para a inicial antes de enviar – Caixa de seleção que aparece quando a senha ainda é a inicial. Vem desmarcada, porque marcá-la derruba a senha em uso.
A senha atual do convênio deixa de funcionar – Aviso vermelho que aparece quando o parceiro já trocou a senha. Traz a caixa Confirmo a redefinição, e o envio fica travado até ela ser marcada.
Mesmo acesso do Portal do Polo – Bloco azul que substitui qualquer controle de senha quando a empresa entra nos dois portais com o mesmo usuário. Nesse estado nada de senha é alterado por aqui.
Caixa de resultado – Aparece depois do envio, verde quando o e-mail saiu e vermelha quando não saiu, sempre com o destino, o usuário e, na falha, o motivo.
Dispensar aviso – Botão do aviso fixo que fica no topo da tela de convênios quando um envio falha. O aviso não some sozinho: ou o envio dá certo, ou alguém o dispensa conscientemente.
Como o sistema decide
A senha nunca é exibida. Ela é cifrada e nunca decifrada, então não existe consultar a senha atual, só reenviar a inicial ou redefinir.
Enquanto a senha ainda é a inicial, o reenvio manda a mesma senha, sem alterar nada.
Quando o parceiro já entrou e trocou a senha, não existe reenvio: a única saída é redefinir, e isso derruba a senha que ele usa hoje.
Quando a empresa entra também no Portal do Polo com o mesmo usuário, a redefinição não é oferecida, nem marcada, nem atrás de aviso. Redefinir ali derrubaria o acesso ao outro portal. O e-mail reenvia o login e orienta a usar a senha que já vale nos dois.
O acesso só está entregue quando o e-mail saiu. Se a credencial foi criada mas o e-mail falhou, isso não conta como sucesso, e o aviso fica preso na tela com o motivo e o botão de reenviar.
Redefinir a senha é gravado antes do envio. Se o e-mail falhar depois de uma redefinição, a senha já voltou para a inicial, e a única saída é reenviar.
Corrigir o e-mail na janela também atualiza o endereço do usuário do portal, exceto quando o acesso é compartilhado com o Portal do Polo, em que o endereço de recuperação de senha do outro portal é preservado.
Reenviar cria o acesso quando ele ainda não existe, o que resolve os convênios cadastrados antes do portal.
Ponto de Atenção: Redefinir senha e enviar é a única ação destrutiva desta tela. Ela devolve a senha para a inicial e quem estiver usando a senha escolhida pelo parceiro perde o acesso até receber e usar a nova. Só faça isso quando o parceiro disser que perdeu a senha, e nunca como forma de conferir se o acesso funciona.
📌 Recapitulando: A tela nunca mostra a senha, mas sempre diz o que o próximo clique vai fazer com ela.
9. Modelo de e-mail da fatura do convênio
Cadastra o corpo do e-mail que leva o fechamento aos convênios da instituição: o assunto, o texto, as imagens embutidas e quais documentos seguem em anexo. É um modelo só para todos os convênios, e a personalização acontece por variáveis, que trocam pelo nome do convênio, a competência, os valores e o vencimento no momento do envio. Tem ainda uma prévia com valores de exemplo e o histórico das alterações.
Nesta tela é possível: ✅ Escrever o assunto e o corpo do e-mail com formatação, listas, links e imagens ✅ Inserir variáveis que são trocadas pelos dados reais de cada fatura ✅ Escolher, por interruptor, quais documentos vão em anexo: fatura, boleto e nota fiscal ✅ Ver a prévia do e-mail como ele chegará ao convênio ✅ Consultar o histórico de alterações e o conteúdo de cada versão anterior ✅ Restaurar o modelo padrão sugerido pelo sistema ✅ Desligar o modelo sem apagá-lo
Como chegar
Financeiro
Cadastros
Convênios
Modelo de e-mail
Antes de começar
Permissão de alteração do plano financeiro para editar, salvar, ver a prévia e abrir o histórico. Só com permissão de leitura, o modelo abre com o selo Somente leitura
As imagens já prontas no computador, em PNG, JPG ou GIF. Imagem copiada de um site ou de outro e-mail não serve
O que a tela mostra
Modelo de e-mail da fatura – Título da janela. Ao lado dele aparece o selo Somente leitura quando o perfil não pode alterar.
Abas Conteúdo, Prévia e Alterações – Conteúdo é onde se escreve, Prévia mostra o resultado e Alterações traz o histórico.
Aviso do modelo único – Bloco no topo da aba Conteúdo, lembrando que o modelo é um só para todos os convênios e que o próprio texto chama cada convênio pelo nome pela variável Razão social.
Assunto do e-mail – Obrigatório, até 200 caracteres. Também aceita variáveis, no mesmo formato do corpo.
Corpo do e-mail – O editor de texto. A barra tem Negrito, Itálico, Sublinhado, Lista com marcadores, Lista numerada, Inserir ou editar link, Inserir imagem, Inserir variável, Desfazer e Refazer.
Inserir variável – Menu com as variáveis disponíveis, cada uma com um exemplo do valor que ela assume. Inserir coloca a variável onde o cursor está.
Variáveis disponíveis – Lista completa, que abre clicando no título. Traz o rótulo, o código e o exemplo de cada variável.
Documentos anexados – Bloco com um interruptor por documento: Fatura, Boleto e Nota fiscal. É aqui, e só aqui, que se decide o que segue em anexo.
Vão em anexo – Resumo em destaque logo abaixo dos interruptores, listando o que vai seguir com o e-mail no estado atual da tela.
Restaurar modelo padrão – Devolve o texto e os interruptores do modelo sugerido pelo sistema. O primeiro clique arma e o botão passa a dizer Confirmar restauração.
Usar este modelo nos envios – Caixa de seleção. Desmarcada, o envio volta ao corpo padrão do sistema, e a fatura sai do mesmo jeito.
Prévia – Mostra o e-mail montado com valores de exemplo, com o assunto acima e o botão Atualizar prévia.
Alterações – Lista as gravações anteriores com data, autor, o que mudou, os documentos daquela versão e o botão Ver conteúdo desta versão.
Última gravação – Linha do rodapé, com a data e o autor da última gravação, ou Modelo ainda não gravado.
Salvar modelo – Grava o modelo. Fica bloqueado enquanto o assunto estiver vazio ou o corpo em branco, e o motivo aparece ao passar o mouse.
Como o sistema decide
O modelo é um só para toda a instituição. Texto diferente para um convênio específico não existe nesta versão; quem personaliza é a variável de razão social.
Na primeira vez, a janela abre com o modelo padrão sugerido e avisa que ele ainda não foi salvo. Enquanto ninguém salvar, o envio usa o corpo padrão do sistema.
Quem decide o anexo são os interruptores, não o texto. Escrever a variável do boleto no corpo não anexa nada, e apagá-la não desanexa.
Variável escrita no corpo apontando para documento desmarcado gera aviso amarelo: naquele ponto o e-mail vai dizer que o documento não foi anexado.
Desmarcar os três é permitido e gera aviso vermelho: o e-mail vai só com o texto.
Documento que não existir na competência não é anexado mesmo marcado, e o motivo entra no texto pela variável Avisos do envio.
Imagens: PNG, JPG ou GIF, até 300 KB cada, no máximo 5 imagens e 1 MB somados. A imagem enviada por aqui vai embutida no corpo, não como arquivo solto.
Imagem copiada de um site ou de outro e-mail é removida ao colar, e o servidor recusa a gravação se sobrar alguma, dizendo qual endereço causou a recusa.
Variável que não existe na lista faz a gravação ser recusada, com o nome da variável na mensagem. Use sempre o menu Inserir variável.
Se outra pessoa gravar o modelo enquanto você edita, a gravação é recusada. O que você escreveu continua na tela e não foi gravado; recarregar traz o conteúdo do colega e descarta o seu, então copie o seu texto antes.
Restaurar o modelo padrão substitui o texto e os interruptores, mas não grava nada até você clicar em Salvar modelo.
O histórico começa na segunda gravação, quando passa a existir um conteúdo anterior a guardar. Cada linha guarda o que valia antes daquela gravação.
Ponto de Atenção: Este modelo vale para todos os convênios da instituição ao mesmo tempo. Uma frase escrita para um parceiro específico chega a todos, e desmarcar o Boleto por causa de um caso isolado tira o boleto do e-mail de todo mundo. Antes de salvar, confira o resumo Vão em anexo e a aba Prévia.
📌 Recapitulando: Um modelo para todos, com variáveis no lugar dos nomes e três interruptores decidindo o que vai em anexo.
10. Regras do cadastro, resumo para o operador
A lista principal traz somente quem já tem convênio cadastrado. A lista do botão Inserir traz quem tem relacionamento de fornecedor e nenhum convênio.
Ativo e Inativo dizem respeito a convênio APROVADO, não ao cadastro da empresa. Empresa com convênio pendente aparece como Inativo.
A busca com menos de dois caracteres é ignorada e a lista volta completa.
O regime tributário tem três estados, e sem resposta não é o mesmo que não optante: enquanto ninguém responde, a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL.
Trocar a resposta do Simples vale para as próximas notas. As já emitidas nasceram com a resposta anterior e não são reprocessadas.
A lista de destinatários é da empresa, e não de um plano de pagamento: vale para todos os fechamentos daquele convênio.
O convênio nasce com a situação Pendente. É a aprovação que o coloca em vigor.
Criar o convênio já o deixa faturável: o contrato que a fatura exige é criado na mesma operação, sem passo extra.
Vigência determinada exige as duas datas, e a data final não pode ser anterior à inicial.
As três escolhas são preenchidas em ordem. O serviço prestado só libera depois da operação fiscal, e o detalhe do serviço só libera depois do serviço prestado.
Trocar a operação fiscal limpa o serviço e o detalhe. Trocar o serviço limpa o detalhe. É proposital: a combinação precisa ser válida entre si.
Nenhum percentual é editável aqui. A regra sai do cadastro fiscal e o convênio a herda.
A cópia copia vigência, descontos, condições e a configuração fiscal, e não altera o convênio de origem.
A cópia nasce pendente de aprovação, mesmo quando o original está aprovado. É na aprovação que os valores são conferidos.
Duas descrições iguais no mesmo participante são recusadas, com a mensagem dizendo qual descrição já existe. A janela já sugere a descrição com o sufixo de cópia para evitar o erro.
A senha nunca é exibida. Ela é cifrada e nunca decifrada, então não existe consultar a senha atual, só reenviar a inicial ou redefinir.
Ponto de Atenção: Antes de aprovar um convênio, confira três coisas: a empresa (CNPJ e razão social), o plano de pagamento (é ele que define o valor) e a operação fiscal (é ela que define o imposto). As três aparecem juntas na aba Planos de pagamento, e é a última que costuma passar despercebida.
Fatura de convênio
1. A fatura de convênio, visão geral do fechamento
A fatura de convênio é o fechamento do mês de uma empresa parceira. Ela junta, num documento só, as parcelas dos alunos que aquele convênio paga naquela competência, fecha o valor, gera a cobrança e dá origem à nota fiscal.
O caminho normal é o lote : uma vez por mês o operador manda criar as faturas de todos os convênios de uma vez, confere a prévia, e o sistema gera. A fatura avulsa existe para a exceção, quando um convênio precisa de um fechamento fora do lote.
O processo permite: ✅ Ver o mês inteiro , com quantas faturas e quanto valor cada competência tem. ✅ Criar as faturas do mês em lote , conferindo antes convênio por convênio. ✅ Saber por que um convênio não entrou no lote, com o motivo de cada um. ✅ Abrir a fatura e ver os alunos, os valores e a retenção de impostos. ✅ Finalizar a fatura e escolher a forma de cobrança. ✅ Acompanhar o que o parceiro vê e faz no Portal do Convênio.
📌 Benefício Principal: Um fechamento por mês resolve todos os convênios de uma vez , com a conferência antes de gerar e o motivo escrito de quem ficou de fora. 🚀
Ponto de Atenção: A fatura é o ponto em que o cadastro cobra o preço dos erros. Convênio sem plano de pagamento, sem operação fiscal ou com aluno fora do vínculo não entra no lote , e o sistema diz o motivo. Não vale forçar a fatura avulsa para contornar: o problema volta na nota fiscal.
📌 Recapitulando: lote do mês → prévia conferida → faturas geradas → finalizar e cobrar.
2. Faturas de convênio: onde o fechamento do mês acontece
Esta é a tela inicial do faturamento por convênio. Uma fatura de convênio (o sistema também a chama de fluxo) é o pacote mensal de um convênio: ela junta as parcelas dos alunos que aquela empresa conveniada paga na competência e passa a tratar todas como uma cobrança só. É a partir dela que saem a nota fiscal, o boleto consolidado e o borderô. A tela abre mostrando cartões de competência, um por mês que já tem fatura, porque o trabalho aqui é mensal e uma lista corrida de milhares de faturas não ajuda a achar o mês. Ao clicar num cartão, a lista daquele mês aparece com uma linha por convênio.
Nesta tela é possível: ✅ Ver, mês a mês, quantas faturas existem e quanto somam ✅ Abrir a competência e listar as faturas daquele mês ✅ Filtrar por descrição, nome do convênio ou CNPJ, por status e por faixa de vencimento ✅ Abrir uma fatura para conferir, aprovar e fechar ✅ Disparar a criação das faturas do mês inteiro de uma vez, pelo botão Criar faturas do mês ✅ Criar uma fatura avulsa pelo botão Nova fatura
📌 Benefício Principal: O mês inteiro de faturamento por convênio numa tela só, agrupado por competência em vez de uma lista sem fim. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Antes de começar
Estar logado com a empresa correta selecionada, porque a tela só mostra faturas da empresa ativa
Ter permissão de leitura no Financeiro. Sem ela a tela responde Sem permissão.
Elementos da tela (itens 1 a 5)
Buscar (item 1) – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar.
Buscar (item 2) – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar.
Criar faturas do mês (item 3) – Abre a criação em lote da competência. É o caminho normal do fechamento. Enquanto houver um lote rodando nesta empresa, o botão fica desabilitado e escrito Criação em andamento...
Nova fatura (item 4) – Cria uma fatura de um convênio só, escolhendo os títulos na mão. É o caminho de exceção.
Atualizar (item 5) – Refaz a consulta e também recarrega os cartões de competência. Use quando outra pessoa criou faturas enquanto a sua tela estava aberta.
Como o sistema decide
Os cartões de competência só aparecem quando nenhum filtro está em uso e nenhum mês está aberto. Ao filtrar por convênio ou status, a busca vira transversal e os cartões dão lugar à tabela.
Cartão de mês só existe para faturas que têm competência preenchida. Fatura sem mês e ano gravados não entra em nenhum cartão.
O filtro de Status não oferece a opção Cancelado. Faturas canceladas continuam aparecendo em Todos, mas não dá para isolá-las por esse filtro.
Cada página traz dez faturas. A contagem do rodapé é do total encontrado, não da página.
Ponto de Atenção: Sem nenhum filtro a tela mostra cartões e não mostra tabela. Quem procura uma fatura específica e não abre um mês nem digita um filtro acha que a lista sumiu. Ou clica no cartão do mês, ou digita o nome do convênio e clica em Buscar.
📌 Recapitulando: Aqui você enxerga o fechamento por mês, abre a competência, encontra a fatura de cada convênio e escolhe entre criar o mês inteiro de uma vez ou uma fatura avulsa.
3. Criar as faturas do mês: a prévia antes de gerar
É por aqui que o fechamento do mês é feito de uma vez. Você escolhe a competência, o sistema varre os títulos daquele mês, agrupa por convênio e mostra a prévia: quantos títulos e quanto vale cada convênio, e quais deles estão bloqueados e por quê. Nada é criado enquanto você não confirmar. A prévia existe justamente para você olhar a lista antes, corrigir o que estiver faltando no cadastro e só então mandar criar. O que nasce aqui são faturas Pendentes, sem nota fiscal e sem boleto.
Nesta tela é possível: ✅ Escolher a competência a fechar ✅ Conferir, convênio a convênio, quantos títulos e qual valor entram na fatura ✅ Ver o total geral de títulos, convênios e valor antes de criar ✅ Marcar e desmarcar convênios, um a um ou todos de uma vez ✅ Definir o vencimento que todas as faturas do lote vão receber ✅ Criar o contrato de um convênio que está bloqueado por falta dele, sem sair da tela ✅ Disparar a criação de todas as faturas selecionadas
📌 Benefício Principal: O mês inteiro fechado num clique, com a chance de ver e corrigir os problemas de cadastro antes de qualquer fatura nascer. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês
Antes de começar
Ter permissão de escrita no Financeiro
Convênio cadastrado e com situação Ativo em Cadastros > Convênios, senão ele nem aparece na prévia
CNPJ preenchido no cadastro do convênio
Contrato do convênio criado, pelo cadastro ou pelo botão Criar contrato desta própria tela
Títulos dos alunos com o convênio como responsável financeiro e com a competência do mês que você vai fechar
O que a tela mostra
Aviso de trava do lote – Faixa amarela no topo, sempre visível: as faturas são criadas como Pendentes e a criação em lote não emite nota fiscal nem boleto.
Competência – Mês e ano dos títulos que vão entrar. É o critério principal da busca. Sem ele a tela avisa: Escolha a competência dos títulos.
Vencimento da fatura – Data em que todas as faturas do lote vencem. Ao escolher a competência o sistema já propõe o dia 15 daquele mês, e trocar a competência propõe de novo. Você pode alterar.
Buscar – Monta a prévia da competência. Enquanto carrega, o botão gira.
Linha de totais – Resumo acima da lista, no formato quantidade de títulos, quantidade de convênios e valor somado da competência inteira.
Marcar todos e Desmarcar todos – O mesmo botão troca de nome conforme a seleção. Só alcança os convênios que podem ser criados.
Aviso de bloqueados – Linha discreta acima da lista dizendo quantos convênios estão sem criação automática. O motivo de cada um aparece na própria linha.
Linha do convênio – Caixa de seleção, nome da empresa conveniada, quantidade de títulos e valor. Convênio bloqueado aparece esmaecido e com a caixa desligada.
Motivo do bloqueio – Texto amarelo dentro da linha. Hoje são dois: Convênio sem contrato cadastrado: cadastre o contrato antes de gerar a fatura, e Convênio sem CNPJ no cadastro: ajuste o cadastro antes de gerar a fatura.
Criar contrato – Botão que só aparece na linha de quem está bloqueado por falta de contrato. Cria o contrato do convênio e recarrega a prévia, de modo que a linha sai do bloqueio e entra na seleção.
Selecionados – Linha de fechamento com quantos convênios, quantos títulos e qual valor você está prestes a criar. É o número que vale, não o total da competência.
Cancelar – Fecha a janela sem criar nada.
Criar faturas pendentes – Confirma e inicia a criação. Fica desabilitado enquanto não houver prévia carregada ou enquanto nenhum convênio elegível estiver marcado.
Como o sistema decide
Entra na prévia o título cuja competência cai no mês escolhido, que tem convênio ativo como responsável financeiro, que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não está em situação que impeça a emissão da nota. Título já usado numa fatura Reprovada ou Cancelada volta a ficar disponível.
Responsável financeiro pessoa física, como pai ou fiador, não é convênio e não entra na prévia. Só entra quem está cadastrado como convênio ativo.
Ao carregar a prévia, todos os convênios elegíveis já vêm marcados: o trabalho do mês é criar todos.
Convênio com mais de um contrato não bloqueia. O sistema escolhe sozinho, dando preferência ao contrato usado na última fatura daquele convênio.
O vencimento da fatura é obrigatório e vale para todas as faturas do lote. A janela avisa Informe o vencimento da fatura se ele estiver em branco.
No momento de criar, o servidor refaz a prévia por conta própria. A tela só diz quais convênios entram; contrato e elegibilidade são recalculados lá.
Cada convênio é criado de forma independente. A falha de um não derruba os outros; ele só volta na lista de não criados com o motivo.
Ponto de Atenção: A prévia já vem com tudo marcado. Se você quer fechar só uma parte do mês, desmarque antes de confirmar, porque o número que vale é o da linha Selecionados e não o total da competência mostrado logo acima dela.
📌 Recapitulando: Escolha a competência, confira a prévia convênio a convênio, resolva os bloqueados, ajuste a seleção e o vencimento, e só então clique em Criar faturas pendentes.
4. Acompanhar a criação em lote das faturas
Depois que você confirma, a criação passa a rodar no servidor e a janela vira uma tela de acompanhamento. Ela mostra quantos convênios já foram processados, qual está sendo criado agora e o resultado de cada um, com as falhas subindo para o topo da lista. Esta tela existe porque um fechamento pode ter dezenas de convênios e centenas de títulos: em vez de deixar o operador olhando uma tela travada, o trabalho continua no servidor e a tela apenas relata.
Nesta tela é possível: ✅ Ver o avanço em números e em barra de progresso ✅ Ver o nome do convênio que está sendo processado agora ✅ Ver, ainda durante o processo, quais convênios já falharam e por quê ✅ Atualizar a página ou voltar depois sem interromper nada
📌 Benefício Principal: Você acompanha o fechamento em tempo real sem ficar preso à tela, e vê os problemas na hora em que acontecem. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês
Criar faturas pendentes
Antes de começar
Ter confirmado a criação na prévia
O que a tela mostra
Contador de progresso – Frase Criando as faturas seguida de quantos convênios já saíram e de quantos são no total.
Convênio atual – Logo abaixo do contador. Mostra Processando seguido do nome da empresa, ou Último processado quando a fila já passou. Antes de começar mostra Preparando os convênios selecionados...
Barra de progresso – Faixa que enche conforme os convênios são processados.
Criados e Não criados – Os dois contadores lado a lado. É o placar do lote em andamento.
Lista de convênios do lote – Uma linha por convênio, com o nome e a mensagem do resultado. Ícone de certo para criado, ícone de atenção para não criado, ícone girando para quem ainda está na fila.
Aviso do rodapé – Frase fixa lembrando que pode atualizar a página ou voltar depois, porque a criação continua no servidor e a tela volta a acompanhá-la sozinha.
Como o sistema decide
Só existe um lote por empresa de cada vez. Enquanto ele roda, o botão Criar faturas do mês fica desabilitado, e uma segunda tentativa é recusada com a mensagem de que já existe uma criação de faturas em lote em andamento para esta empresa.
Durante o acompanhamento a janela não fecha: o X do cabeçalho fica desabilitado e a tecla Esc não funciona. Fechar daria a impressão de ter cancelado, e o servidor continuaria criando.
Se você atualizar a página ou abrir a tela em outro computador, o sistema reencontra o processo em andamento e reabre o acompanhamento sozinho, sem depender de nada guardado no navegador.
As falhas sobem para o topo da lista enquanto o lote roda, para não sumirem do campo de visão numa fila longa.
Se a tela perder contato com o servidor cinco vezes seguidas, ela para de acompanhar e mostra o aviso de que não foi possível continuar acompanhando este processo, pedindo para fechar e recarregar a tela e conferir as faturas criadas.
Ponto de Atenção: Perder o acompanhamento não é perder as faturas. As que já foram criadas estão no banco e aparecem na lista assim que você recarregar a tela. O que se perde é só a barrinha de progresso. Antes de disparar o lote de novo, feche, atualize e confira o que já existe no mês, senão você vai receber o aviso de fatura já existente para os convênios que deram certo.
📌 Recapitulando: O lote roda no servidor, a tela só relata. Pode atualizar, pode sair, mas não dispare um segundo lote para a mesma empresa.
5. Convênios que não entraram no lote e como resolver cada motivo
Quando o lote termina, a tela mostra primeiro o que deu errado, e só depois o que deu certo. Os convênios não criados vêm agrupados pelo motivo, e não em lista solta, porque o mesmo problema costuma atingir vários convênios de uma vez: doze linhas para investigar viram um cadastro para arrumar. É esta tela que diz exatamente o que falta para cada empresa entrar no fechamento do mês.
Nesta tela é possível: ✅ Ver a mensagem final do lote, com quantas faturas nasceram e para qual competência ✅ Ver os convênios não criados agrupados por motivo, do motivo que atinge mais convênios para o que atinge menos ✅ Ver a lista dos convênios criados como Pendente ✅ Fechar e voltar para a lista já atualizada com as faturas novas
📌 Benefício Principal: Em vez de descobrir os problemas de cadastro um a um durante o mês, você recebe a lista completa no fim do fechamento, já agrupada pela causa. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês
tela de resultado
Antes de começar
Ter rodado a criação em lote
O que a tela mostra
Faixa de resultado – Verde quando o lote terminou normalmente, vermelha quando foi interrompido. O texto diz quantas faturas foram criadas como Pendente e lembra que nenhuma nota fiscal ou boleto foi emitido.
Não criados – Bloco amarelo com a quantidade no título e o pedido para resolver estes primeiro. Vem antes da lista de sucessos, de propósito.
Motivo agrupado – Cada motivo é um subtítulo, com a quantidade de convênios entre parênteses e os nomes das empresas listados abaixo dele.
Criados como Pendente – Bloco com a quantidade e a lista dos convênios que viraram fatura, com o número de títulos de cada um.
Frase de fechamento – Lembrete de que é preciso abrir cada fatura para conferir os títulos e aprovar, e de que enquanto estiver Pendente nada é emitido.
Fechar – Encerra a janela. A lista de faturas e os cartões de competência são recarregados automaticamente.
Como o sistema decide
Convênio sem contrato cadastrado: falta o contrato, que faz parte da identificação da fatura no banco. Resolve na própria prévia, pelo botão Criar contrato, ou no cadastro do convênio.
Convênio sem CNPJ no cadastro: sem CNPJ a fatura até nasceria, mas a nota fiscal não sairia. Ajuste o cadastro da empresa em Cadastros > Convênios.
Convênio sem títulos elegíveis nesta competência, ou nenhum título elegível para este convênio na competência: entre a prévia e a confirmação os títulos deixaram de estar disponíveis, em geral porque entraram em outra fatura. Refaça a prévia.
Já existe uma fatura para este convênio nesta competência: abra a fatura existente em vez de criar outra. É a mensagem típica de quem rodou o lote duas vezes.
Falta um dado obrigatório no cadastro do convênio ou do contrato, ou o convênio aponta para um cadastro que não existe: é problema de cadastro, e a mensagem diz onde olhar.
Algum texto do cadastro é maior que o campo do sistema: nome ou descrição longos demais. Encurte no cadastro e tente de novo.
O convênio estava sendo alterado por outra pessoa neste momento: basta tentar criar a fatura de novo em alguns instantes.
Mensagem pedindo para acionar o suporte informando o nome do convênio e a competência: é o caso em que o sistema não soube traduzir a causa. O erro fica registrado no servidor.
Processo interrompido devolve as listas vazias e a faixa vermelha. Confira quais faturas foram criadas antes de tentar de novo.
Ponto de Atenção: Rodar o lote de novo sem resolver nada não conserta os não criados, e ainda gera uma segunda leva de mensagens de fatura já existente para os convênios que deram certo na primeira vez. O caminho é ler os motivos agrupados, arrumar o cadastro e rodar o lote outra vez apenas para os convênios que faltaram.
📌 Recapitulando: Os não criados vêm primeiro e agrupados por motivo justamente para você resolver um cadastro e destravar vários convênios de uma vez.
6. Criar uma fatura de convênio avulsa
É o caminho de exceção, para quando um convênio precisa de uma fatura fora do fechamento em lote: um mês fora do padrão, um convênio que ficou de fora do lote, uma cobrança separada. Aqui você escolhe o convênio, informa a competência e o vencimento e seleciona na mão exatamente quais parcelas de alunos entram. A tela tem três etapas em abas: Dados da fatura, Títulos elegíveis e Revisão.
Nesta tela é possível: ✅ Escolher o convênio pesquisando por nome ou CNPJ ✅ Informar a competência e o vencimento da fatura ✅ Buscar as parcelas disponíveis daquele convênio, com filtro por aluno, curso, referência e faixa de vencimento ✅ Selecionar e desmarcar título por título ✅ Conferir tudo na aba Revisão antes de gravar ✅ Salvar a fatura, que nasce Pendente
📌 Benefício Principal: Uma fatura sob medida para o caso fora do padrão, sem precisar refazer o fechamento do mês inteiro. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Nova fatura
Antes de começar
Ter permissão de escrita no Financeiro
Convênio com contrato cadastrado, senão ele nem aparece no seletor
Parcelas dos alunos com o convênio como responsável financeiro
Elementos da tela (itens 1 a 7)
Dados da fatura (item 1) – Primeira etapa: identifica o convênio e o período da fatura.
Títulos elegíveis (item 2) – Segunda etapa: a busca e a seleção das parcelas.
Revisão (item 3) – Terceira etapa: mostra convênio, contrato, competência, vencimento, descrição, quantidade de títulos e valor selecionado, com a tabela dos títulos escolhidos.
Convênio (item 4) – Seletor com busca. Digite o nome da empresa ou o CNPJ. A descrição de cada opção traz o CNPJ e, quando a mesma empresa tem mais de um contrato, também o número do contrato que os distingue.
Descrição (item 5) – Campo de leitura, preenchido pelo sistema no padrão NOME DO CONVÊNIO seguido do mês e do ano. Fica visível para conferência e não se digita.
Salvar fatura (item 6) – Grava a fatura. Ela nasce Pendente e a tela passa para o modo de detalhe.
Voltar (item 7) – Abandona a criação e devolve para a lista de faturas. O que estiver preenchido e ainda não salvo se perde.
Como o sistema decide
Não existe escolha separada de contrato: o seletor mostra convênios, mas o que ele grava é o contrato, que carrega a identidade do convênio junto.
A descrição é gerada e cortada em 60 caracteres, que é o limite do campo no banco. Quem cede espaço é o nome do convênio, nunca o mês e o ano.
São obrigatórios o convênio, a competência, o vencimento da fatura e pelo menos um título. Faltando algum, a tela leva você de volta à aba certa e marca o campo.
A busca só traz parcela que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não esteja em situação que impeça a emissão da nota. Parcela presa a uma fatura Reprovada ou Cancelada volta a aparecer.
Se um título deixar de estar disponível entre a busca e o clique em Salvar, a gravação é recusada com o aviso de que um ou mais títulos não estão mais elegíveis para esta fatura.
A tela lista dez títulos por página e a seleção continua valendo quando você troca de página.
Ponto de Atenção: Selecionar títulos em várias páginas e não conferir na aba Revisão é o erro comum. O contador do rodapé mostra o total selecionado, mas quem lista aluno por aluno é a Revisão, e é lá que se percebe um aluno a mais ou a menos antes de salvar.
📌 Recapitulando: Escolha o convênio, informe competência e vencimento, busque e marque as parcelas, confira na Revisão e salve. A fatura nasce Pendente, sem nota e sem boleto.
7. A fatura aberta: status, retenção na fonte e as abas
É a tela de decisão. Ela mostra o que aquela fatura vai cobrar do convênio, quanto sai de retenção na fonte, quais alunos estão dentro, quais documentos já foram gerados e todo o histórico do que foi feito. Os botões de ação que aparecem no topo dependem do status da fatura e da sua permissão: o sistema só oferece o que é possível fazer naquele momento.
Nesta tela é possível: ✅ Conferir o valor da nota fiscal, a retenção e o valor que vai no boleto ✅ Ver, tributo a tributo, o que foi retido, o que foi dispensado e a explicação de cada caso ✅ Conferir os alunos e as parcelas que compõem a fatura ✅ Baixar a fatura, a minuta da nota, a nota fiscal, o boleto e o borderô ✅ Enviar o fechamento por e-mail para o convênio ✅ Ler o histórico de status, as operações executadas e as baixas dos alunos ✅ Editar, reprovar, emitir nota, gerar boleto, gerar borderô, finalizar, reabrir ou cancelar, conforme o status
📌 Benefício Principal: O Financeiro para de conciliar retenção na mão: a tela mostra o valor da nota, o valor do boleto e a explicação de cada tributo. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar
Antes de começar
A fatura precisa existir, criada pelo lote ou pelo caminho avulso
Para ver os valores de retenção corretos, o cadastro do convênio precisa ter o regime tributário respondido em Cadastros > Convênios
O que a tela mostra
Selo de status – No alto, à direita: Pendente em amarelo, Aprovado em verde, Reprovado em vermelho, Finalizado na cor da marca e Cancelado em cinza.
Selo Somente leitura – Aparece ao lado do status quando a fatura não pode ser alterada, seja pelo status, seja por falta de permissão.
Valor total (nota fiscal) – A soma dos títulos. É esse valor que vai na nota fiscal.
Retenção na fonte – Quanto o convênio retém. Abaixo do número, um resumo de uma linha diz quais tributos foram retidos e com que alíquota, ou informa que nenhum tributo foi retido nesta fatura, ou que a operação não está sujeita a retenção.
Valor do boleto – O valor líquido, ou seja, o total menos a retenção. É esse que o convênio paga.
Aviso do Simples Nacional – Faixa que aparece quando ninguém respondeu ainda se o convênio é optante pelo Simples. Enquanto isso ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL.
Tributo a tributo – Lista com o nome do tributo, a alíquota, o valor descontado ou a marca sem desconto, e a explicação do porquê em cada caso.
Faixa de botões – Editar, Reprovar, Emitir nota fiscal, Gerar boleto, Gerar borderô, Finalizar, Reabrir fatura e Cancelar fatura. Só aparece o que é possível naquele status. Finalizar é o único botão em destaque, porque é o caminho normal.
Aba Resumo – Convênio, descrição, competência e vencimento da fatura.
Aba Itens – Um por parcela: referência, aluno, curso, vencimento, competência e valor. Enquanto a fatura é editável, cada linha traz o botão Remover.
Aba Documentos – Traz a contagem no próprio rótulo. Lista a nota fiscal, o boleto e o borderô já gerados, e no cabeçalho os botões Baixar fatura e Baixar minuta da nota.
Aba Baixas – Mostra a contagem sempre, inclusive zero, porque zero significa que a fatura ainda não foi paga nem baixada.
Aba Logs – Histórico das mudanças de status, com quem fez, quando e o motivo informado.
Aba Operações – Registro do que o sistema executou: emissão de nota, geração de boleto, envio de e-mail, com o resultado de cada tentativa, inclusive as que falharam.
Como o sistema decide
Editar a fatura só é possível enquanto ela está Pendente.
Reprovar só é possível enquanto ela está Pendente.
Emitir nota fiscal só aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada e enquanto não houver nota ativa. Nota cancelada não bloqueia uma nova emissão.
Gerar boleto aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada.
Gerar borderô aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada, mas fica desabilitado quando já existe boleto pagável. Nesse caso o motivo aparece ao passar o mouse.
Finalizar só aparece com a fatura Pendente ou Aprovada.
Reabrir fatura só aparece com a fatura Aprovada ou Reprovada.
Cancelar fatura aparece em qualquer status, menos quando ela já está Cancelada.
Todas essas ações exigem permissão de escrita. Sem ela, a fatura Pendente abre com o aviso de que não há permissão para alterá-la.
A nota fiscal sai pelo valor total e o boleto pelo valor líquido, porque o convênio retém os tributos na fonte.
Ponto de Atenção: Ver dois valores diferentes na mesma fatura não é erro. O da nota fiscal é o cheio e o do boleto é o líquido, e a diferença entre eles é exatamente a retenção. E quando o aviso do Simples Nacional estiver na tela, confira o cadastro da empresa antes de aprovar: depois vira nota emitida, que não se reprocessa.
📌 Recapitulando: Nesta tela você entende o que a fatura vai cobrar, quanto o convênio retém e o que já foi gerado, e decide o próximo passo pelos botões que o sistema oferece.
8. Fechar a fatura: o botão Finalizar e a escolha da cobrança
Finalizar é o passo que encerra a fatura. Num clique o sistema aprova a fatura, emite a nota fiscal, gera a cobrança e a marca como Finalizada. A confirmação diz antes o que vai acontecer, e é nela que você escolhe se aquela fatura será cobrada por boleto ou por borderô. Esse par se exclui de propósito: o borderô dá baixa nas parcelas e o boleto continua pagável no banco, então gerar os dois cobraria o mesmo fechamento duas vezes.
Nesta tela é possível: ✅ Aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar de uma vez ✅ Escolher entre cobrança por boleto e cobrança por borderô, fatura a fatura ✅ Registrar uma observação no fechamento ✅ Retomar um fechamento que parou no meio, sem risco de duplicar nota ou boleto
📌 Benefício Principal: Um botão só para fechar a fatura, com a confirmação dizendo antes exatamente o que vai acontecer. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar
Finalizar
Antes de começar
A fatura precisa estar Pendente ou Aprovada
Ter permissão de escrita no Financeiro
Para a nota sair, o cadastro fiscal do convênio precisa estar completo, com CNPJ e regime tributário
O que a tela mostra
Título Finalizar fatura – Cabeçalho da confirmação.
Descrição do que vai acontecer – Lista apenas o que ainda falta nesta fatura, com o nome do convênio no fim. Se a nota já existe, ela não é prometida de novo.
Aviso em vermelho – Lembra que depois de finalizada a fatura não aceita edição nem remoção de títulos. Quando a cobrança escolhida é borderô, o aviso começa dizendo que nenhum boleto será gerado.
Como esta fatura vai ser cobrada? – Bloco com duas opções.
Boleto – Gera o boleto consolidado do convênio junto com o fechamento. É a opção marcada por padrão.
Borderô – Fecha sem gerar boleto. O borderô é lançado depois, pelo botão próprio, informando banco, agência, conta e datas.
Observação (opcional) – Texto livre de até 500 caracteres, guardado no histórico da fatura.
Voltar – Fecha a confirmação sem executar nada.
Sim, finalizar – Executa o fechamento.
Como o sistema decide
A ordem é fixa: aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar. Aprovar exige fatura Pendente; finalizar exige fatura Aprovada.
Cada etapa cobra só o que falta. Fatura já aprovada não é aprovada de novo, e fatura que já tem nota não tenta emitir outra. É isso que permite ao mesmo botão retomar um fechamento interrompido.
Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado, os botões avulsos continuam à mão e a mensagem diz o que faltou. Finalizar ali fecharia a única janela em que a nota pode ser emitida.
A opção Borderô fica desabilitada quando a fatura já tem boleto pagável, com o motivo escrito na própria opção. É preciso cancelar o boleto antes.
A geração do boleto é idempotente: fatura que já tem boleto reaproveita a cobrança existente em vez de criar uma segunda.
Terminado o fechamento, a mensagem lista o que foi concluído e, se algo falhou, o que ficou pendente.
Ponto de Atenção: Mensagem com a palavra Pendências no fim do fechamento não é falha da tela: quer dizer que uma das etapas não passou, quase sempre a nota fiscal ou o boleto. Leia o motivo, resolva e use os botões avulsos Emitir nota fiscal ou Gerar boleto. Não adianta clicar em Finalizar repetidamente.
📌 Recapitulando: Finalizar faz o caminho inteiro de uma vez, mas respeita a ordem e não fecha a fatura se a nota não saiu. A escolha entre boleto e borderô é por fatura e não se combina.
9. Reprovar, reabrir e o que não dá para desfazer
Nem toda fatura segue direto para o fechamento. Este artigo reúne as ações de volta e as ações definitivas: reprovar uma fatura que não deveria ter sido montada, reabrir uma que precisa de ajuste, remover um aluno que o convênio pediu para tirar, cancelar a nota fiscal e cancelar a fatura inteira. Três dessas ações não têm volta e por isso aparecem em vermelho e sempre passam por uma confirmação que descreve o efeito.
Nesta tela é possível: ✅ Reprovar uma fatura Pendente, com motivo registrado ✅ Reabrir uma fatura Aprovada ou Reprovada e devolvê-la para Pendente ✅ Remover um aluno da fatura sem refazê-la ✅ Cancelar a nota fiscal na prefeitura, com motivo ✅ Cancelar a fatura inteira e liberar os títulos dos alunos
📌 Benefício Principal: Cada ação sem volta é explicada antes de acontecer, com o nome do convênio, o número da nota e o efeito real escrito na confirmação. 🚀
Como chegar
Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar
Antes de começar
Ter permissão de escrita no Financeiro
Para cancelar a nota, a fatura precisa ter uma nota emitida
O que a tela mostra
Reprovar – Botão do cabeçalho. Abre a confirmação Reprovar fatura de convênio, com o campo Motivo e o botão Confirmar reprovação.
Reabrir fatura – Botão do cabeçalho. A confirmação avisa que a fatura volta para Pendente e pode ser editada de novo, e que a nota e o boleto já emitidos continuam como estão. Tem campo Motivo (opcional).
Remover – Botão vermelho na linha de cada aluno, dentro da aba Itens. A confirmação avisa que o título volta a ficar disponível para outra cobrança e que o valor da fatura e os documentos gerados deixam de incluir aquele aluno.
Cancelar nota – Ação da linha da nota, na aba Documentos. A confirmação identifica a nota pelo número e pela série e avisa que o cancelamento é feito na prefeitura e não dá para desfazer. O campo Motivo do cancelamento é obrigatório.
Cancelar fatura – Botão vermelho do cabeçalho. A confirmação lista o que será cancelado junto, a nota fiscal na prefeitura e o boleto no provedor, e avisa que não dá para desfazer. Tem campo Motivo (opcional).
Voltar – Presente em todas as confirmações. Fecha sem executar.
Como o sistema decide
Reprovar só funciona com a fatura Pendente. Em qualquer outro status o sistema recusa dizendo que somente fluxos pendentes podem ter o status alterado.
Reabrir só funciona com a fatura Aprovada ou Reprovada.
Editar a fatura só funciona com ela Pendente.
Remover título é recusado em fatura Finalizada, e também quando sobraria menos de um título: a fatura deve manter ao menos um.
Cancelar a fatura funciona em qualquer status, inclusive Finalizado, exceto quando ela já está Cancelada.
Cancelar a fatura faz três coisas na sequência: pede o cancelamento da nota fiscal na prefeitura, cancela o boleto no provedor e marca a fatura como Cancelada, liberando as parcelas dos alunos para outra cobrança.
Se a prefeitura ou o banco recusarem o cancelamento, a fatura é cancelada mesmo assim e a mensagem volta com Avisos, dizendo qual dos dois não passou.
O motivo do cancelamento da nota precisa ter pelo menos três caracteres, senão a tela avisa antes de enviar.
Reprovar ou cancelar libera os títulos dos alunos: eles voltam a aparecer como elegíveis para uma nova fatura.
Ponto de Atenção: Resposta em verde não garante que o cancelamento chegou até o fim. Quando a mensagem trouxer a palavra Avisos, leia o texto: a fatura foi cancelada aqui, mas a nota pode continuar válida na prefeitura ou o boleto continuar pagável no banco. Nesses casos é preciso tratar o documento por fora e conferir na aba Operações.
📌 Recapitulando: Reprovar e reabrir são caminhos de volta e devolvem a fatura para Pendente. Remover título, cancelar nota e cancelar fatura são definitivos, atingem prefeitura e banco, e sempre pedem confirmação.
10. O que a empresa parceira vê no Portal do Convênio
É a porta de entrada da empresa conveniada. O parceiro entra com o CNPJ dele e com a senha que o Financeiro enviou por e-mail no momento em que o convênio foi cadastrado. A partir daí ele consulta os alunos que custeia, confere o fechamento do mês, aprova esse fechamento, paga o boleto e guarda a nota fiscal, sem precisar telefonar para a instituição. Na primeira entrada o portal não deixa passar direto: a senha recebida por e-mail é provisória e a troca é obrigatória antes de qualquer tela abrir.
Nesta tela é possível: ✅ Entrar com o CNPJ do convênio e a senha, digitando o CNPJ com ou sem pontuação. ✅ Mostrar e ocultar a senha digitada, pelo botão de olho ao lado do campo. ✅ Trocar a senha provisória por uma senha própria, na janela que abre logo depois da entrada. ✅ Sair da conta pela própria janela de troca, para quem abriu por engano. ✅ Ir para a recuperação de senha pelo link Esqueci minha senha.
Como chegar
Portal do Convênio
Entrar
Antes de começar
Convênio cadastrado no Financeiro e com situação ATIVA. Convênio inativo digita a senha certa e mesmo assim não entra.
E-mail do convênio preenchido no cadastro. É para ele que o usuário e a senha são enviados, e sem e-mail o sistema recusa criar o acesso com a frase: Informe o e-mail do convênio: é para ele que o usuário e a senha de acesso são enviados.
Acesso do convênio criado e enviado pela tela de convênios do Financeiro. É essa ação que grava o usuário e dispara a mensagem com o login e a senha provisória.
Razão social e CNPJ preenchidos na filial do convênio. Sem essa linha o login falha mesmo com a senha correta, e a tela mostra uma falha genérica.
Elementos da tela (itens 1 a 4)
CNPJ (item 1) – É o usuário do parceiro. Aceita ponto, barra e traço: a tela aplica a máscara e envia só os números. A dica embaixo do campo diz: Use o CNPJ do convênio, com ou sem pontuação.
Senha (item 2) – Na primeira entrada, os 6 primeiros dígitos do próprio CNPJ, que é a senha provisória recebida por e-mail.
Entrar (item 3) – Confirma o acesso. Enquanto processa, o botão muda para Entrando...
Esqueci minha senha (item 4) – Leva para a recuperação por código enviado ao e-mail cadastrado.
Como o sistema decide
O usuário é sempre o CNPJ do convênio e a senha inicial são os 6 primeiros dígitos desse mesmo CNPJ.
A senha inicial nasce marcada como provisória. Enquanto não for trocada, qualquer tela responde: Sua senha é provisória. Troque a senha para usar o portal. Nenhuma consulta abre nesse estado, nem por endereço direto.
A nova senha precisa ter no mínimo 8 caracteres, coincidir com a confirmação e ser diferente da provisória. A tela avisa cada um desses casos com uma frase própria.
Senha errada e convênio sem situação ativa devolvem exatamente a mesma frase: Credenciais inválidas ou usuário sem acesso ao portal. Isso é proposital, para não revelar quais empresas existem no sistema.
A sessão dura 8 horas. Depois disso o portal devolve o parceiro ao login.
Reenviar o acesso não gera senha nova. Se o parceiro já trocou a senha, o Financeiro recebe o aviso: O convênio já alterou a senha. Para enviar uma senha nova, reenvie o acesso com redefinição.
Quando o mesmo CNPJ já tem acesso ao Portal do Polo, login e senha são os mesmos nos dois portais. Nesse caso o e-mail de acesso sai sem senha e avisa que a troca em um portal vale para os dois.
Ponto de Atenção: A recusa do login não distingue senha errada de convênio inativo. Antes de tratar o chamado como esquecimento de senha, confira a situação do convênio no cadastro: um convênio que foi inativado continua digitando normalmente e nunca entra, com a mesma mensagem de senha inválida.
📌 Recapitulando: Usuário é o CNPJ, senha inicial são os 6 primeiros dígitos dele, a troca é obrigatória na primeira entrada, e o convênio precisa estar ativo para a senha certa funcionar.
11. O fechamento por dentro, na visão do parceiro
É a tela de conferência do parceiro antes de aprovar e antes de pagar. Ela abre o fechamento e responde, nesta ordem, as três perguntas de quem paga: quanto vou pagar, por quais alunos, e onde está a nota fiscal. Os quatro valores aparecem no topo, os cartões de Fatura e Nota fiscal logo abaixo, o resumo do Pagamento em seguida e a lista de alunos por último. O ato de pagar não acontece aqui: esta tela resume e encaminha para o pagamento.
Nesta tela é possível: ✅ Ver os quatro valores do fechamento: alunos, valor da nota fiscal, imposto retido e valor a pagar. ✅ Conferir a lista de alunos com matrícula, curso, vencimento e valor de cada parcela. ✅ Baixar a fatura em PDF com todos os alunos. ✅ Exportar a lista de alunos em planilha, para conferir contra a folha da empresa. ✅ Baixar a nota fiscal, ou o espelho dela enquanto a prefeitura não transmitiu. ✅ Aprovar o fechamento, quando ele ainda está em conferência. ✅ Emitir a nota fiscal que ficou pendente, quando a aprovação passou e a nota não saiu. ✅ Ir para a tela de pagamento.
Como chegar
Portal do Convênio
Fluxos
Consultar
Antes de começar
Fechamento gerado no Financeiro e pertencente ao convênio da sessão.
Serviço financeiro respondendo. Sem ele a tela ainda abre e lista os alunos, mas avisa que os valores são apenas de conferência e esconde a situação do pagamento.
O que a tela mostra
Voltar aos fluxos – Link no alto, à esquerda, que devolve à lista de fechamentos.
Cabeçalho do fechamento – Traz a competência acima e a descrição como título, com a etiqueta de situação ao lado dos botões.
Baixar fatura (PDF) – Fatura com todos os alunos da competência. Durante o download, mostra Baixando.
Exportar XLSX – Planilha com Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento, Valor e uma linha de TOTAL no fim. Fica indisponível quando o fechamento não tem alunos.
Aprovar – Só aparece enquanto o fechamento está em conferência. Abre a confirmação que também emite a nota fiscal.
Emitir nota fiscal – Só aparece quando o fechamento já foi aprovado e ficou sem nota. É a segunda tentativa da emissão.
Alunos no fluxo – Primeiro valor do topo. Conta PARCELAS incluídas, e não alunos diferentes: a legenda embaixo diz parcelas incluídas.
Valor da nota fiscal – Valor cheio do fechamento. A legenda mostra o número da nota quando ela já existe, ou nota ainda não emitida.
Imposto retido – Quanto o convênio retém na fonte. A legenda diz: retido na fonte pelo convênio.
Valor a pagar – Valor do boleto. A legenda diz: já descontada a retenção.
Cartão Fatura – Repete os três valores lado a lado com Vencimento e Situação. É onde o parceiro confere sozinho que o boleto veio menor que a nota porque ele mesmo reteve o imposto.
Cartão Nota fiscal – Número e série, data de emissão, valor, situação e código de verificação. Sem nota, mostra: A nota fiscal deste fechamento ainda não foi emitida.
Baixar NF / Baixar espelho, aguardando transmissão – Botão do cartão da nota. Só vira Baixar NF quando a prefeitura aceitou e o arquivo está disponível; antes disso o rótulo avisa que é espelho.
Cartão Pagamento – Resumo com Valor a pagar, Vencimento e Documento, mais a etiqueta Pago em ou Em aberto.
Botão do cartão Pagamento – Escreve o que a próxima tela faz: Pagar quando há o que pagar, Ver comprovantes depois da baixa, Ver dados do pagamento numa sessão de consulta.
Tabela de alunos – Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento e Valor, uma linha por parcela. Sem alunos, mostra: Não há alunos do seu convênio neste fluxo.
Como o sistema decide
Os valores desta tela vêm do Financeiro, não da lista. Se os dois divergirem, o correto é o desta tela, porque é ele que vira nota fiscal e boleto.
Quando o serviço financeiro não responde, aparece a faixa: O sistema financeiro não respondeu agora. Os valores abaixo são os da conferência e podem estar defasados. Nesse estado os valores ficam marcados como valor de conferência, a Situação da fatura mostra Não foi possível confirmar e nenhuma ação de dinheiro é oferecida.
O cartão da nota separa nota emitida de nota aceita pela prefeitura. Enquanto o aceite não chega, a situação é Aguardando transmissão e o que se baixa é o espelho, que é cópia de referência sem valor fiscal.
O aviso A cobrança deste fechamento ainda não foi gerada só aparece quando o sistema tem certeza. Ele some depois da baixa, para ninguém ser aconselhado a gerar um segundo boleto de algo já pago.
Boleto, linha digitável e comprovantes não moram aqui. O rodapé do cartão de Pagamento avisa: Boleto, linha digitável e comprovantes ficam na tela de pagamento.
Numa sessão de consulta, que é a aberta pelo atendimento da instituição, os botões de Aprovar e de Emitir nota fiscal desaparecem e só sobram os downloads.
Ponto de Atenção: O topo conta PARCELAS e a lista de fechamentos conta ALUNOS. Um convênio com 30 alunos e alguns pagando duas parcelas na competência aparece como 30 na lista e como 34 aqui, e nenhum dos dois está errado. Antes de abrir chamado de divergência, leia a legenda do primeiro valor: parcelas incluídas.
📌 Recapitulando: É a tela de conferência: valores no topo, fatura e nota nos cartões, alunos na tabela, e o pagamento a um clique daqui.
12. Regras do fechamento, resumo para o operador
Os cartões de competência só aparecem quando nenhum filtro está em uso e nenhum mês está aberto. Ao filtrar por convênio ou status, a busca vira transversal e os cartões dão lugar à tabela.
Cartão de mês só existe para faturas que têm competência preenchida. Fatura sem mês e ano gravados não entra em nenhum cartão.
O filtro de Status não oferece a opção Cancelado. Faturas canceladas continuam aparecendo em Todos, mas não dá para isolá-las por esse filtro.
Entra na prévia o título cuja competência cai no mês escolhido, que tem convênio ativo como responsável financeiro, que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não está em situação que impeça a emissão da nota. Título já usado numa fatura Reprovada ou Cancelada volta a ficar disponível.
Responsável financeiro pessoa física, como pai ou fiador, não é convênio e não entra na prévia. Só entra quem está cadastrado como convênio ativo.
Ao carregar a prévia, todos os convênios elegíveis já vêm marcados: o trabalho do mês é criar todos.
Convênio sem contrato cadastrado: falta o contrato, que faz parte da identificação da fatura no banco. Resolve na própria prévia, pelo botão Criar contrato, ou no cadastro do convênio.
Convênio sem CNPJ no cadastro: sem CNPJ a fatura até nasceria, mas a nota fiscal não sairia. Ajuste o cadastro da empresa em Cadastros > Convênios.
Convênio sem títulos elegíveis nesta competência, ou nenhum título elegível para este convênio na competência: entre a prévia e a confirmação os títulos deixaram de estar disponíveis, em geral porque entraram em outra fatura. Refaça a prévia.
Editar a fatura só é possível enquanto ela está Pendente.
Reprovar só é possível enquanto ela está Pendente.
Emitir nota fiscal só aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada e enquanto não houver nota ativa. Nota cancelada não bloqueia uma nova emissão.
A ordem é fixa: aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar. Aprovar exige fatura Pendente; finalizar exige fatura Aprovada.
Cada etapa cobra só o que falta. Fatura já aprovada não é aprovada de novo, e fatura que já tem nota não tenta emitir outra. É isso que permite ao mesmo botão retomar um fechamento interrompido.
Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado, os botões avulsos continuam à mão e a mensagem diz o que faltou. Finalizar ali fecharia a única janela em que a nota pode ser emitida.
Reprovar só funciona com a fatura Pendente. Em qualquer outro status o sistema recusa dizendo que somente fluxos pendentes podem ter o status alterado.
Ponto de Atenção: Antes de finalizar uma fatura, confira três coisas na tela: a competência (é o mês certo?), a lista de alunos (são os alunos daquele convênio?) e o bloco de retenção (o desconto de imposto está como a contabilidade espera?). Depois de finalizada, a fatura vira cobrança e nota, e a correção passa por outros setores.
Nota fiscal e retenção na fonte
1. A nota fiscal do convênio, visão geral
A nota fiscal de serviço é a última etapa do processo. Ela sai da fatura já fechada e vai para a empresa conveniada, com os impostos que a lei manda reter na fonte quando eles são devidos.
A parte que mais gera dúvida é a retenção, e ela fica simples quando se entende que são duas perguntas diferentes , respondidas por lugares diferentes do sistema: ✅ A operação está sujeita ao tributo? Quem responde é o cadastro , pela operação fiscal do convênio. ✅ Naquele valor, retém? Quem responde é a lei , pelos limites apurados no mês.
Uma operação pode estar sujeita ao tributo e mesmo assim a nota sair sem desconto nenhum , porque o valor do mês não chegou ao limite. Isso não é erro, e a nota traz a frase que explica cada caso.
📌 Benefício Principal: O sistema mostra a decisão tributo a tributo, com o motivo escrito , na tela e na própria observação da nota, em vez de deixar a conferência para uma planilha depois. 🚀
Ponto de Atenção: Não confunda sujeição com retenção . Ver a alíquota de IRRF no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai descontar IRRF: significa apenas que a operação está sujeita a esse tributo. Se o imposto do mês não alcançar o mínimo legal, a nota sai sem o desconto, e está correta.
📌 Recapitulando: o cadastro diz a que tributos a operação está sujeita; a lei diz se naquele valor retém.
2. Entender a retenção na fonte: o que vem do cadastro e o que vem da lei
A retenção é decidida por duas perguntas diferentes e o sistema mostra as duas em lugares diferentes. A primeira é se a operação está SUJEITA ao tributo, e quem responde é o cadastro: o cadastro fiscal do CNPJ do convênio tem precedência e, na falta dele, vale a operação fiscal CFOP/CIO do convênio. A segunda é se NAQUELE VALOR retém, e quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês. Uma operação pode estar sujeita ao tributo e ainda assim a nota sair sem desconto nenhum. Esta tela mostra o resultado das duas perguntas, tributo a tributo, com a frase que explica cada caso, e a mesma explicação vai gravada na observação da nota.
Nesta tela é possível: ✅ Ver quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto, lado a lado ✅ Ler tributo a tributo qual foi retido e qual foi dispensado ✅ Ler a frase que explica cada decisão, com os valores do mês que a produziram ✅ Descobrir, antes de aprovar, que o convênio está sem resposta sobre o Simples Nacional ✅ Conferir no cadastro do convênio a que tributos a operação escolhida sujeita as notas dele
📌 Benefício Principal: Responde, com os números da própria fatura, por que aquela nota reteve imposto e a anterior não, sem precisar recorrer à planilha da contabilidade. 🚀
Como chegar
Faturas de convênio › abrir a fatura › bloco de valores no topo da tela (a origem da regra fica em Cadastros › Convênios › abrir o convênio › Operação fiscal)
Antes de começar
Convênio com operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro
Alíquotas dos tributos cadastradas e vigentes para o tipo de operação, na unidade
Marca de optante do Simples Nacional respondida no cadastro do convênio
Fatura com valor maior que zero e com títulos vinculados
O que a tela mostra
Valor total (nota fiscal) – Quanto sai na nota. É o valor cheio das parcelas, sem desconto de retenção.
Retenção na fonte – Quanto o convênio desconta ao pagar. Aparece com sinal de menos quando há retenção e zerado quando não há.
Valor do boleto – O líquido, que é o que a instituição efetivamente recebe.
Linha de resumo abaixo da retenção – Uma linha só, tirada do resultado: lista os tributos retidos com a alíquota de cada um; diz que nenhum tributo foi retido nesta fatura quando a operação está sujeita mas nada saiu; e diz que a operação não está sujeita a retenção quando não há sujeição nenhuma.
Aviso sobre o Simples Nacional – Faixa âmbar que aparece quando ninguém respondeu se o convênio é optante. Avisa que, enquanto isso, ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL, e pede para conferir o cadastro antes de aprovar.
Tributo a tributo – Lista com os retidos primeiro e os dispensados depois. Cada linha traz o nome do tributo com a alíquota, o valor descontado ou a expressão sem desconto, e a explicação.
Explicação de cada tributo – Frase pronta com os números da conta. Para o retido, diz o percentual e sobre qual valor; para o dispensado por valor, diz quanto o convênio soma no mês e qual é o limite; para o dispensado por regime, diz que o convênio é optante pelo Simples Nacional.
O que esta operação faz com o imposto – Bloco de leitura no cadastro do convênio, abaixo da escolha da operação fiscal. Mostra o efeito da operação escolhida antes de salvar.
Só informado na nota, ninguém desconta – Coluna daquele bloco com os tributos devidos pela instituição, que não mudam o valor do boleto.
O convênio desconta ao pagar – Coluna com os tributos retidos e a informação de quanto menor o boleto sai em relação à nota.
Quando o desconto acontece de verdade – Lista abaixo, no cadastro, com os limites do mês de cada tributo e o lembrete de que as notas do mês somam antes da conta.
Como o sistema decide
O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota
PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai
Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem
Nota cancelada não entra nessa soma do mês
Optante do Simples Nacional não sofre a retenção de PIS, COFINS e CSLL, mas continua com IRRF na configuração padrão do sistema
Os valores de dispensa confirmados no sistema são de dez reais de imposto de IRRF no mês e de duzentos e quinze reais e cinco centavos de base para PIS, COFINS e CSLL no mês. A tela do cadastro do convênio traduz o primeiro para a base equivalente de seiscentos e sessenta e seis reais e sessenta e sete centavos em notas no mês
Esses três valores, incluindo a decisão sobre o Simples manter ou não o IRRF, são parametrizáveis por instalação. Quem conferir contra a lei deve conferir também o que está valendo na instalação
O PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem na nota apenas como informação e não descontam nada de ninguém. Quando a retenção acontece de verdade, esses devidos somem da nota e entram os retidos, que são coisa diferente apesar do percentual parecido
O ISS entra na nota como tributo da própria instituição e sai sempre como não retido
Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro. O sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, enquanto o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez; em algumas bases isso dá um centavo a mais no sistema. A outra armadilha é confundir sujeição com retenção: ver IRRF um vírgula cinquenta por cento no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai reter. Quem decide se retém naquele valor é a soma das notas do convênio no mês, e é essa conta que a explicação de cada tributo mostra na fatura.
📌 Recapitulando: O cadastro diz a que tributos a operação está sujeita e a lei diz se naquele valor retém; a fatura mostra o resultado das duas perguntas com a frase que explica cada tributo, e a mesma explicação fica gravada na nota.
3. Emitir a nota fiscal da fatura de convênio
No convênio a nota não sai por aluno: sai UMA nota para a empresa conveniada, com o valor total das parcelas daquela fatura, e todas as parcelas ficam vinculadas a ela. No caminho normal a nota é emitida junto com a aprovação, sem que ninguém precise clicar aqui. O botão Emitir nota fiscal existe para o caso em que a aprovação foi gravada e a nota falhou, e para o caso em que a nota foi cancelada e a fatura precisa de outra. Por isso ele é um passo de recuperação e não o caminho principal da tela.
Nesta tela é possível: ✅ Emitir a nota fiscal consolidada da fatura de convênio ✅ Reemitir a nota depois de ter cancelado a anterior ✅ Ver, antes de emitir, quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto ✅ Acompanhar na aba Documentos o número, a série e a situação da nota gerada ✅ Ler na aba Operações o registro de cada tentativa de emissão, com a mensagem que o sistema devolveu
📌 Benefício Principal: Gera uma única nota fiscal para o convênio com o valor total da fatura, deixando todas as parcelas dos alunos vinculadas a ela. 🚀
Como chegar
Faturas de convênio
abrir a fatura
Emitir nota fiscal
Antes de começar
Fatura de convênio em situação Aprovado ou Finalizado
Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da fatura
Convênio com a operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro: é ela que define os impostos da nota
Todas as parcelas da fatura com o mesmo responsável financeiro
Nenhuma nota ativa já vinculada àquela fatura
Permissão de alteração da fatura de convênio no seu perfil
O que a tela mostra
Bloco de valores no topo da fatura – Três números lado a lado: Valor total (nota fiscal), Retenção na fonte e Valor do boleto. É a leitura de quanto sai em cada documento.
Emitir nota fiscal – Botão na faixa de ações da fatura. Só aparece quando a fatura está aprovada ou finalizada e ainda não tem nota ativa.
Janela Emitir nota fiscal – Confirmação com duas frases: avisa que a ação tentará emitir somente a nota fiscal desta fatura de convênio, e que boleto, CNAB, borderô, baixa, liquidação e demais processos não serão executados agora.
Cancelar (botão da janela) – Fecha a confirmação sem emitir. Não cancela nota nenhuma.
Emitir nota fiscal (botão da janela) – Confirma a emissão. Fica bloqueado com o indicador de carregamento enquanto processa.
Aviso de resultado – Faixa que aparece no topo. Em caso de sucesso confirma que a nota fiscal foi emitida; em caso de falha traz a mensagem de que não foi possível emitir a nota fiscal.
Aba Documentos – Passa a listar a linha da nota fiscal, com número, série, situação, data de emissão e valor. A contagem aparece no rótulo da aba.
Aba Operações – Registro de cada emissão e cancelamento de nota da fatura, com a mensagem devolvida pelo sistema. É onde se lê o detalhe quando a emissão falha.
Gerar boleto – Passo seguinte, também avulso. O boleto sai pelo valor líquido quando há retenção.
Finalizar – Botão sólido da faixa, o avanço normal da tela. Emitir nota, gerar boleto e gerar borderô são passos de recuperação ao lado dele.
Como o sistema decide
Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida
Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece
Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase
Duas emissões ao mesmo tempo na mesma fatura são barradas com o aviso de que já existe uma emissão de nota fiscal em processamento
A nota sai pelo valor TOTAL das parcelas. O ISS e os demais tributos incidem sobre esse total
A observação da nota registra que se trata de fatura consolidada de convênio e a quantidade de parcelas, seguida do texto dos tributos
Se as parcelas da fatura tiverem responsáveis financeiros diferentes, a consolidação é recusada
Quando o convênio aprova pelo portal e a nota falha, a aprovação NÃO é desfeita: o sistema avisa que o fluxo foi aprovado mas a nota não foi emitida e orienta a tentar emitir novamente
Toda falha de emissão dispara um e-mail de alerta automático para o suporte
Ponto de Atenção: O aviso de falha desta tela é genérico e não diz o motivo. Quando a emissão não sair, abra a aba Operações da própria fatura: é lá que fica registrada a tentativa com a mensagem que o sistema devolveu. A segunda armadilha é a diferença entre os dois números do topo: a nota sai pelo valor total e o boleto sai pelo líquido quando o convênio retém tributos. Ver dois valores diferentes nos dois documentos é o comportamento correto, não erro de cálculo.
📌 Recapitulando: No convênio a nota é uma só por fatura, sai pelo valor total, nasce junto com a aprovação, e o botão desta tela existe para reemitir quando algo falhou ou quando a nota anterior foi cancelada.
4. Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno
Esta é a emissão avulsa: você abre o financeiro de um aluno, escolhe a parcela e manda emitir a nota fiscal de serviço daquela parcela. O sistema toma o número seguinte da série fiscal da unidade, monta a nota inteira (cabeçalho, item, serviço, ISS, vencimento e os tributos), grava a observação que identifica a parcela e o curso do aluno, carimba o número da nota na parcela e avança o contador da série. É o caminho para o caso isolado: a parcela que ficou de fora do lote, a que precisou ser refeita depois de um cancelamento, a que o aluno pediu na secretaria. Para volume, use o faturamento em lote.
Nesta tela é possível: ✅ Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno pela própria lista de parcelas ✅ Reemitir a nota de uma parcela cuja nota anterior foi cancelada, gerando um número novo ✅ Ver, na coluna de status da parcela, se ela já tem nota, qual o número e se essa nota está cancelada ✅ Ler o número e a série da nota recém-emitida na própria confirmação ✅ Ler o motivo exato da recusa quando a emissão não é permitida ✅ Cancelar a nota emitida pela mesma linha da parcela
📌 Benefício Principal: Gera a nota fiscal de serviço de uma parcela específica na hora, com a numeração fiscal e o vínculo entre nota e parcela feitos no mesmo passo, sem precisar montar um faturamento em lote. 🚀
Como chegar
Financeiro do Aluno
Consulta de alunos
abrir o aluno
lista de parcelas
botão de ações da linha
Emitir nota fiscal
Antes de começar
Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da parcela. Sem ela nenhuma nota é emitida e a mensagem diz que não há série de nota fiscal ativa cadastrada para aquela unidade
Parcela marcada para emitir nota fiscal
Pedido da parcela ainda não faturado
Boleto da parcela em situação que não bloqueia a emissão
Parcela sem baixa do tipo cancelamento
Responsável financeiro da parcela não pode ser um convênio: parcela de convênio só recebe nota pela fatura do convênio
Serviço do item cadastrado com estado, município e código de serviço, senão o ISS da nota sai zerado
Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil
O que a tela mostra
Coluna Status (da linha da parcela) – Mostra a situação da parcela e, logo abaixo, a situação fiscal dela.
NFS seguido do número – Em verde, na coluna Status: a parcela já tem nota fiscal ativa com aquele número.
NFS seguido do número e da palavra cancelada – Em vermelho e riscado: a nota daquela parcela foi cancelada. A parcela volta a poder receber nota.
Sem nota fiscal – Texto cinza: a parcela pode receber nota e ainda não recebeu.
Botão de ações da parcela – O botão de três pontos no fim da linha. Abre o menu com as ações permitidas para aquela parcela. Quando nenhuma ação é permitida ele aparece desabilitado, com o aviso de que não há ações disponíveis.
Emitir nota fiscal – Item do menu de ações. Só aparece quando a parcela cumpre todos os pré-requisitos.
Reemitir nota fiscal – O mesmo item, com outro nome, quando a parcela já teve uma nota e ela está cancelada.
Cancelar nota fiscal – Item do menu em vermelho. Só aparece quando existe nota ativa naquela parcela.
Emitir nota fiscal de serviço – Título da janela de confirmação que abre ao clicar em emitir.
Texto de confirmação – Pergunta se deve emitir a NFS da parcela, cita o número do documento e o vencimento, e avisa que a numeração fiscal será gerada e a parcela ficará vinculada à nota.
Cancelar (botão da janela) – Fecha a janela sem emitir nada. Não confundir com cancelar a nota.
Emitir nota fiscal (botão da janela) – Confirma. Enquanto processa, o texto do botão vira Emitindo... e os dois botões ficam bloqueados.
Mensagem de resultado – Substitui o texto da janela quando termina. Em verde traz a confirmação com o número e a série da nota; em vermelho traz o motivo exato da recusa.
NFS número / série – Linha extra abaixo da mensagem verde, repetindo o número e a série da nota que acabou de sair.
Fechar – Encerra a janela depois do resultado. A lista de parcelas já vem atualizada com a nota.
Como o sistema decide
O valor da nota é o valor da parcela já sem desconto e sem abatimento. Não é o valor bruto do contrato
O ISS é calculado com a alíquota do município do serviço e entra na nota como tributo da própria instituição, não como valor retido do tomador
A retenção na fonte não diminui o valor da nota. A nota sai pelo valor cheio; o que cai é o valor a receber
A nota nasce com uma observação que cita a parcela, o total de parcelas do contrato e o curso do aluno, seguida do texto dos tributos
A gravação é única: se qualquer passo falhar, nada é gravado e o número da série NÃO é consumido
Parcela que já tem nota ativa não emite outra. A ação some da lista de ações
Se a nota anterior estiver cancelada, a ação volta a aparecer com o nome Reemitir nota fiscal e o sistema gera um número NOVO
Toda falha de emissão dispara automaticamente um e-mail de alerta para o endereço de suporte configurado, com o detalhe técnico do erro
Ponto de Atenção: Emitida no sistema não quer dizer entregue à prefeitura. Esta tela monta e numera a nota dentro do sistema; a transmissão à prefeitura acontece por fora. Uma nota que acabou de aparecer com número em verde ainda pode estar aguardando transmissão, e é por isso que qualquer PDF gerado antes disso sai marcado como cópia de referência sem valor fiscal. A segunda armadilha é o botão Cancelar da janela de confirmação: ele apenas fecha a janela, não cancela nota nenhuma. Quem cancela nota é o item vermelho do menu de ações da parcela.
📌 Recapitulando: Pela lista de parcelas do aluno você emite a nota de uma parcela por vez, com número e série gerados na hora, e a mesma linha mostra depois se aquela nota está ativa ou cancelada.
5. Emitir notas fiscais em lote por filtros
É a tela do faturamento mensal. Você informa um período e os filtros de recorte, o sistema procura as parcelas elegíveis e mostra a lista para conferência. Nada é emitido nessa busca: a numeração fiscal só começa a andar quando você aprova. Aprovado o lote, a emissão roda em segundo plano e a tela acompanha parcela a parcela, dizendo qual virou nota, com que número, e qual falhou e por quê. O trabalho fica registrado como um processo, que pode ser acompanhado, cancelado no meio e exportado para Excel.
Nesta tela é possível: ✅ Buscar as parcelas elegíveis por período de vencimento ou por competência ✅ Recortar a busca por situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade, aceitando mais de um valor em cada ✅ Conferir a lista completa das candidatas e o valor total antes de emitir qualquer nota ✅ Descartar a busca e refazer com outros filtros sem consequência nenhuma ✅ Aprovar e emitir todas as parcelas encontradas de uma vez ✅ Acompanhar o progresso ao vivo, com contagem de emitidas e de falhas ✅ Interromper a emissão no meio ✅ Exportar o resultado do lote para Excel, com o motivo de cada falha
📌 Benefício Principal: Fatura de uma vez todas as parcelas elegíveis de um período, com uma lista de conferência antes de gravar qualquer coisa e o resultado item a item na tela. 🚀
Como chegar
Financeiro do Aluno
Notas fiscais em lote
Antes de começar
Série fiscal ativa cadastrada para a unidade das parcelas
Categorias de pagamento cadastradas como ativas e marcadas para emitir nota fiscal: só essas aparecem no seletor
Cursos com modalidade preenchida: a lista de modalidades é montada a partir dos cursos da empresa
As parcelas precisam estar marcadas para emitir nota fiscal, sem nota, em pedido não faturado e com boleto em situação que não bloqueia
Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil
Elementos da tela (itens 1 a 4)
Situação (item 1) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as situações do aluno, como Cursando, Concluído, Trancado, Formado, Em Rematrícula.
Categoria (item 2) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Lista apenas as categorias ativas e marcadas para emitir nota fiscal.
Modalidade (item 3) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as modalidades cadastradas nos cursos.
Buscar parcelas (item 4) – Dispara a procura. Enquanto roda, mostra Buscando... e aparece o aviso de que pode levar alguns segundos em períodos grandes.
Como o sistema decide
É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale
Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado
A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser
Parcelas cujo responsável financeiro é um convênio ficam de fora do lote por definição: elas são faturadas pela fatura do convênio
A pré-aprovação vale uma única vez. Depois de aprovar, aquela lista é consumida; para emitir de novo é preciso buscar de novo
Cada parcela é gravada em sua própria transação: a falha de uma NÃO desfaz as que já deram certo
Os números da série são reservados em bloco antes de começar. Uma parcela que falha deixa um buraco na numeração, e isso é esperado, não é defeito
Cancelar interrompe o processo na próxima parcela da fila. As notas já emitidas continuam emitidas e válidas
O quanto o sistema emite em paralelo é definido nos parâmetros financeiros da empresa
Ponto de Atenção: O motivo da falha não aparece escrito na tabela: a palavra Falha guarda o texto do erro no apontador do mouse. Para ler todos de uma vez, use Exportar Excel, que traz o motivo na coluna Erro. E lembre que a lista de pré-aprovação é de uso único: se você aprovar e depois quiser rodar de novo, o sistema recusa dizendo que a pré-visualização expirou ou não foi encontrada e pede para buscar as parcelas novamente. Isso não é erro, é a trava que impede o mesmo lote de ser emitido duas vezes.
📌 Recapitulando: Filtrar, conferir a lista, aprovar: só o terceiro passo emite, e a partir dele cada parcela tem um resultado próprio que você lê na tela ou exporta.
6. Pré-aprovação: conferir a lista antes de emitir
Depois da busca, a tela abre um painel de pre-aprovacao com a quantidade de parcelas elegiveis, o valor total e a lista completa do que sera faturado. Essa e a ultima parada antes das notas passarem a existir. Serve para o financeiro conferir o tamanho do lote, bater o total com o que se esperava do mes e perceber, por exemplo, que uma categoria entrou por engano ou que um periodo pegou parcelas de outro semestre. A confirmacao e de tudo ou nada: ou o lote inteiro e aprovado, ou voce volta e refaz o filtro.
Nesta tela é possível: ✅ Ver a quantidade de parcelas elegiveis e o valor total do lote antes de emitir ✅ Conferir a lista completa com matricula, aluno, pedido, valor e periodo ✅ Descartar a lista e comecar outra busca ✅ Aprovar e disparar a emissao de todas as notas do lote
📌 Benefício Principal: Mostra exatamente quais alunos e quanto sera faturado antes de qualquer nota existir. 🚀
Como chegar
Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de clicar em Buscar parcelas)
Antes de começar
Ter feito uma busca que retornou ao menos uma parcela elegivel
Continuar na mesma empresa em que a busca foi feita
O que a tela mostra
Pre-aprovacao com a contagem de parcelas elegiveis – Titulo do painel, seguido do numero de parcelas que entraram no lote.
Total – Soma dos valores de todas as parcelas da lista, ja com descontos e abatimentos aplicados. E o valor que sera faturado se voce aprovar.
Nova busca – Descarta a lista e devolve a tela para o formulario de filtros. Nada e emitido e nada e perdido, porque nenhuma nota foi criada ate aqui.
Aprovar e emitir todas – Botao principal, que mostra entre parenteses a quantidade de parcelas. Ao clicar, o processo comeca de imediato, sem uma segunda pergunta de confirmacao. Enquanto inicia, o botao mostra Iniciando...
Matricula – Coluna com a matricula do aluno dono da parcela.
Aluno – Coluna com o nome completo do aluno.
Pedido – Coluna que identifica o pedido e a sequencia da parcela dentro dele, no formato numero do pedido barra sequencia.
Valor – Coluna com o valor da parcela que vira a nota, ja sem descontos e abatimentos.
Periodo – Coluna com a data de vencimento da parcela; quando a parcela nao tem vencimento, mostra a competencia.
Como o sistema decide
Aprovar vale para a lista inteira; nao existe caixa de selecao por linha nem como tirar um aluno do lote
O que sera emitido e a foto da busca: parcelas que entrarem depois so aparecem em uma nova busca
A pre-aprovacao e de uso unico. Depois de aprovada, aquela mesma lista nao pode ser aprovada de novo, o que evita emitir o mesmo lote duas vezes por clique repetido
A pre-aprovacao e temporaria e fica guardada apenas enquanto a tela esta em uso. Se ela expirar, a aprovacao responde Pre-visualizacao expirada ou nao encontrada. Busque as parcelas novamente.
A lista pertence a empresa em que a busca foi feita; trocar de empresa antes de aprovar invalida a pre-aprovacao
Com a lista vazia o botao de aprovar fica desabilitado, e a tentativa responde Nenhuma parcela aprovada para faturar.
Sem permissao para faturar em lote a aprovacao responde Voce nao tem permissao para faturar em lote.
Ponto de Atenção: Nao existe meio termo nesta tela: se dois ou tres alunos da lista nao deveriam ser faturados agora, nao adianta procurar como desmarca-los. O caminho e clicar em Nova busca e apertar o filtro (periodo mais curto, outra categoria de pagamento, outra situacao academica) ate a lista conter exatamente o que deve ser faturado. E lembre que Aprovar e emitir todas nao pede confirmacao: o clique ja e a decisao.
📌 Recapitulando: Confira contagem, total e lista, e so entao clique em Aprovar e emitir todas, porque e ali que as notas passam a existir.
7. Acompanhar a emissão do lote, cancelar e exportar o resultado
Aprovada a lista, a tela troca o painel de pre-aprovacao por um painel de progresso que mostra o lote sendo emitido ao vivo: quantas parcelas ja foram processadas, quantas viraram nota, quantas falharam e em que pe esta cada linha. O processo roda no servidor e nao depende da tela ficar aberta. No fim, o painel vira o registro do que aconteceu, com o numero da nota de cada parcela e a mensagem de erro das que nao passaram, e permite baixar tudo em Excel para conferencia e arquivo.
Nesta tela é possível: ✅ Acompanhar o andamento em tempo real, com barra de progresso e percentual ✅ Ver quantas notas foram emitidas e quantas falharam ✅ Ver o numero da nota emitida em cada parcela ✅ Ler o motivo da falha de cada parcela que nao virou nota ✅ Interromper o processo antes de terminar ✅ Exportar o resultado completo para uma planilha do Excel
📌 Benefício Principal: Voce ve nota por nota o que foi emitido e o que falhou, com o motivo de cada falha. 🚀
Como chegar
Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de aprovar a lista)
Antes de começar
Ter aprovado uma pre-aprovacao nesta mesma tela, ou ter aberto um processo pelo botao Ver na tela de processos
O que a tela mostra
Titulo do andamento – Enquanto roda mostra Faturando, com a quantidade processada e o total. Ao terminar vira Concluido, Cancelado ou Erro, com a quantidade processada.
Emitidas – Contador em verde com a quantidade de parcelas que viraram nota fiscal.
Falhas – Contador com a quantidade de parcelas que nao viraram nota. Fica em vermelho quando ha alguma.
Cancelar – Botao que so aparece com o processo em andamento. Pede a interrupcao e mostra Cancelando... ate o processo parar.
Exportar Excel – Botao que so aparece depois que o processo termina. Gera a planilha com Matricula, Aluno, Pedido, Valor, Vencimento, Competencia, Status, numero da NFS e Erro.
Barra de progresso e percentual – Mostra o avanco do lote. Fica azul enquanto roda, verde quando termina bem, ambar quando foi cancelado ou houve falhas e vermelha quando o processo inteiro deu erro.
Mensagem de erro do processo – Linha em vermelho abaixo da barra, quando o processo inteiro falhou. E o caso, por exemplo, de nao haver serie de nota fiscal ativa cadastrada para a unidade.
Coluna Status da tabela – Mostra Na fila enquanto a parcela nao foi processada, o numero da NFS quando a nota saiu, e Falha quando nao saiu. Passando o mouse sobre Falha aparece a mensagem do erro daquela parcela.
Resumo final – Frase ao lado do botao de busca informando quantas notas de quantas processadas foram emitidas. Quando o lote foi interrompido, a frase comeca com Processo cancelado.
Como o sistema decide
As notas sao emitidas varias ao mesmo tempo, cada uma com sua propria gravacao: a falha de uma parcela nao derruba as outras nem desfaz as ja emitidas
A data de emissao da nota e a data em que o lote roda, e nao a data de vencimento ou de competencia usada no filtro
Cada nota nasce com o texto de referencia a parcela e ao curso do aluno, e com a frase de retencao quando ha o que informar
O ISS e os demais tributos sao calculados pelo cadastro do servico e do tomador, do mesmo jeito que na emissao individual
Sair da tela, atualizar a pagina ou trocar de menu nao interrompe o processo: ele continua no servidor e pode ser reencontrado em Processos em andamento
Cancelar interrompe as proximas parcelas, mas nao desfaz nenhuma nota ja emitida
Enquanto o processo roda, o botao Buscar parcelas fica desabilitado nesta tela
A numeracao das notas do lote e reservada em bloco no inicio: quando uma parcela do bloco falha, o numero reservado para ela nao e reaproveitado e a numeracao fica com um buraco
Toda falha de emissao gera um alerta interno automatico para a equipe de suporte
Ponto de Atenção: Cancelar o processo nao cancela nota nenhuma; ele so impede que as parcelas seguintes sejam faturadas. Para desfazer uma nota que ja saiu, e preciso ir na parcela do aluno e usar Cancelar nota fiscal, uma a uma, e mesmo assim nota ja integrada no Fiscal ou no Contabil nao pode mais ser cancelada. Por isso a conferencia importante e a da pre-aprovacao, nao a do progresso.
📌 Recapitulando: Acompanhe pelos contadores de Emitidas e Falhas, e ao terminar use Exportar Excel para guardar o comprovante do que foi faturado.
8. Cancelar uma nota fiscal emitida
Cancelar não apaga: o sistema marca a nota como cancelada, guarda o motivo e o nome de quem cancelou, e mantém o documento na base com o mesmo número. A partir daí a parcela volta a poder receber nota, com número novo, e a fatura de convênio volta a mostrar o botão de emitir. Existem dois caminhos, um por parcela do aluno e outro pela fatura do convênio, com regras de preenchimento diferentes.
Nesta tela é possível: ✅ Cancelar a nota fiscal de uma parcela do aluno, com motivo opcional ✅ Cancelar a nota fiscal consolidada de uma fatura de convênio, com motivo obrigatório ✅ Registrar o motivo do cancelamento junto do documento e no histórico da fatura ✅ Liberar a parcela ou a fatura para uma nova emissão
📌 Benefício Principal: Anula uma nota errada preservando o registro dela, e libera a parcela ou a fatura para receber uma nota nova. 🚀
Como chegar
Financeiro do Aluno › Consulta de alunos › abrir o aluno › lista de parcelas › botão de ações da linha › Cancelar nota fiscal, ou Faturas de convênio › abrir a fatura › aba Documentos › linha da nota › Cancelar nota
Antes de começar
Existir uma nota ativa vinculada à parcela ou à fatura
A nota não pode ter sido integrada ao módulo Fiscal
A nota não pode ter sido integrada ao módulo Contábil
Permissão de lançamento financeiro do aluno, ou de alteração da fatura de convênio, conforme o caminho
O que a tela mostra
Cancelar nota fiscal (menu da parcela) – Item em vermelho no menu de ações da parcela. Só aparece quando existe nota ativa.
Cancelar nota fiscal de serviço – Título da janela no caminho do aluno. O texto cita o número e a série da nota e a parcela, e avisa que a nota será marcada como cancelada, com os dados preservados.
Motivo (opcional) – Campo de texto da janela do aluno, com espaço para descrever o motivo do cancelamento.
Voltar – Fecha a janela do aluno sem cancelar nada.
Cancelar nota fiscal (botão vermelho da janela) – Confirma o cancelamento. Vira Cancelando... enquanto processa.
Cancelar nota (aba Documentos) – Botão vermelho que aparece apenas na linha da nota ativa da fatura de convênio, ao lado de Ver espelho e Baixar.
Cancelar nota fiscal (janela do convênio) – Título da confirmação. O texto explica que o motivo vai junto do pedido de cancelamento e fica registrado no histórico da fatura.
Aviso da janela do convênio – Faixa de alerta informando que a nota fiscal daquele número e série será cancelada na prefeitura e que não dá para desfazer.
Motivo do cancelamento – Campo obrigatório da janela do convênio.
Cancelar a nota – Botão de confirmação da janela do convênio.
Mensagem de resultado – Confirma o cancelamento citando o número e a série da nota, ou traz o motivo da recusa.
Como o sistema decide
Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada
Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso
Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente
No caminho do aluno o motivo é opcional e aceita até dois mil caracteres
No caminho do convênio o motivo é obrigatório e precisa ter ao menos três caracteres, senão a tela pede para informar o motivo do cancelamento
O número da nota cancelada NÃO é reaproveitado. A reemissão gera um número novo
Nota cancelada deixa de contar na soma do mês que decide as retenções das notas seguintes daquele convênio
Cancelar a fatura inteira do convênio cancela junto a nota ativa dela e o boleto, e a tela avisa disso antes de confirmar
Ponto de Atenção: Cancelar não devolve o número. Se a nota estava errada e você cancelar para refazer, a nova nota sai com o número seguinte da série e a cancelada continua na base com o número antigo, o que é o comportamento correto de uma série fiscal. Cuidado também com a palavra Cancelar dentro das janelas de emissão: ali ela apenas fecha a confirmação. Quem cancela nota é o item vermelho do menu da parcela ou o botão vermelho da linha da nota na aba Documentos.
📌 Recapitulando: O cancelamento marca a nota, guarda o motivo e libera uma nova emissão, mas é barrado se a nota já foi integrada ao Fiscal ou ao Contábil.
9. Conferir a nota emitida: espelho, minuta e a aba Documentos
Depois de emitida, a nota aparece como uma linha na aba Documentos, junto do boleto e do borderô, com número, série, situação, data e valor. Dessa linha saem três ações: ver o espelho, que é o desenho da nota montado com os dados já gravados; baixar o arquivo, quando a prefeitura já devolveu; e cancelar a nota. Fora da tabela, no cabeçalho da aba, ficam a fatura, que lista os alunos que o convênio está pagando, e a minuta, que é a prévia da nota sem valor fiscal. É aqui que se confere se os tributos retidos saíram como deveriam.
Nesta tela é possível: ✅ Ver a situação da nota, inclusive quando ela ainda não foi transmitida à prefeitura ✅ Abrir o espelho da nota e conferir campo a campo, mesmo antes da transmissão ✅ Baixar o arquivo oficial quando ele já está disponível ✅ Baixar a minuta da nota como prévia para conferência ou envio ✅ Baixar a fatura com a relação dos alunos ✅ Cancelar a nota pela própria linha dela
📌 Benefício Principal: Permite conferir a nota campo a campo antes de a prefeitura recebê-la, e deixa claro na tela quando o documento ainda não vale como nota fiscal. 🚀
Como chegar
Faturas de convênio
abrir a fatura
aba Documentos
Antes de começar
Fatura de convênio com nota já emitida, para a linha da nota existir
Permissão de consulta dos documentos da fatura
O que a tela mostra
Documento – Coluna com o nome do tipo de documento da linha.
Número – Coluna com o número do documento e, quando houver, a série.
Situação – Coluna com a situação do documento, ou com o selo de aguardando transmissão quando a prefeitura ainda não recebeu a nota.
Emitido em – Coluna com a data e a hora da emissão.
Valor – Coluna com o valor do documento.
Ver espelho – Ação da linha da nota. Gera o PDF de conferência com os dados gravados no sistema.
Baixar – Ação que entrega o arquivo do documento, quando ele já existe.
Arquivo ainda não disponível – Texto que substitui o botão de baixar enquanto o arquivo não existe.
Cancelar nota – Ação em vermelho, presente apenas na linha da nota ativa.
Baixar minuta da nota – Botão no cabeçalho da aba. Gera a prévia da nota, sem valor fiscal.
Nenhum documento gerado – Painel que ocupa a aba quando a fatura ainda não gerou nota fiscal, boleto nem borderô.
Marca d água do espelho – A expressão sem valor fiscal impressa por baixo do conteúdo quando a nota ainda não foi transmitida.
Bloco de tributação federal do espelho – Traz o IRRF, a contribuição previdenciária retida, as contribuições sociais retidas, e os débitos de apuração própria de PIS e COFINS.
Como o sistema decide
A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada
O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida
Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo
Nota cancelada sai com o carimbo de cancelada e com o motivo do cancelamento nas informações complementares
No espelho, o IRRF aparece em campo próprio e o PIS, a COFINS e a CSLL retidos aparecem somados num campo único de contribuições sociais retidas, que é como a nota fiscal de serviço os agrupa
Ainda no espelho, o PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem em campos separados de débito de apuração própria, e não se misturam com os retidos
O ISS aparece no bloco municipal sempre como não retido
A minuta não traz tributos: ela lista os alunos, os vencimentos e o valor total, e sai marcada como pré-visualização sem valor fiscal em todas as páginas
O botão de baixar só aparece quando o arquivo existe. Enquanto não existe, a tela diz que o arquivo ainda não está disponível
Ponto de Atenção: Espelho e minuta não são a nota. Os dois saem marcados como sem valor fiscal, e o espelho continua sendo gerado mesmo quando a prefeitura nunca recebeu o documento, justamente para que a conferência possa acontecer antes. Se o convênio disser que não achou a nota no portal da prefeitura, confira a coluna Situação: enquanto ela mostrar aguardando transmissão, o documento existe no sistema e ainda não existe do lado de lá. Enviar o espelho como se fosse a nota é o erro que essa marcação existe para evitar.
📌 Recapitulando: A aba Documentos reúne a nota, o boleto e o borderô da fatura, e é pelo espelho que se confere a nota campo a campo, inclusive os tributos retidos, antes de a prefeitura recebê-la.
10. Conferir as notas emitidas pelo relatório de notas fiscais
É a conferência de fora da tela de emissão. Você recorta por período de emissão da nota e, se quiser, também por vencimento e competência da parcela, escolhe se quer só as notas emitidas, só a previsão de faturamento ou os dois, e o sistema gera uma planilha em segundo plano. O arquivo não é baixado na hora: ele fica disponível no dashboard de arquivos do usuário que pediu, o que permite gerar recortes grandes sem prender a tela.
Nesta tela é possível: ✅ Gerar uma planilha com as notas emitidas em um período de emissão ✅ Somar ao recorte os filtros de vencimento e de competência da parcela ✅ Escolher entre notas emitidas, previsão de faturamento ou os dois ✅ Restringir por matrícula, aluno, curso, modalidade, CNPJ do polo e situação acadêmica ✅ Limpar todos os filtros de uma vez ✅ Acompanhar o processamento e recuperar o arquivo no dashboard de arquivos
📌 Benefício Principal: Entrega em planilha a relação das notas emitidas no período, já cruzada com matrícula, aluno, curso e modalidade, para a conferência do fechamento. 🚀
Como chegar
Relatórios
Notas fiscais
Antes de começar
Notas já emitidas no período consultado
Permissão de acesso aos relatórios financeiros no seu perfil
O que a tela mostra
Filtros do relatorio – Título do bloco, com a descrição de que a planilha reúne notas emitidas, previsão de faturamento e dados acadêmicos.
Periodo de emissao – Bloco com os campos Emissao inicial e Emissao final, que filtram pela data de emissão da nota fiscal.
Periodo de vencimento – Bloco opcional com Vencimento inicial e Vencimento final, que filtram pelo vencimento da parcela.
Competencia – Bloco opcional com Competencia inicial e Competencia final, que filtram pela competência da parcela.
Tipo de relatorio – Seletor com as opções Ambos, Emitidas e Previsao.
Matricula, Aluno, Curso, Modalidade e CNPJ do polo – Campos de texto que estreitam o recorte.
Situacao academica – Seletor com Todas, Cursando, Em rematricula, Pre-matricula, Trancada e Cancelada.
Limpar – Zera todos os filtros preenchidos.
Gerar XLSX – Envia o pedido para processamento. Enquanto envia, mostra Gerando...
Ver acompanhamento – Abre o rastreamento da geração do arquivo.
Aviso do processamento – Texto fixo lembrando que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado.
Como o sistema decide
O período de emissão é o recorte principal do relatório: é a data de emissão da nota fiscal
Os períodos de vencimento e de competência são opcionais e servem para estreitar o recorte pela parcela
O tipo de relatório muda o conteúdo: Emitidas traz o que já virou nota, Previsao traz o que ainda vai faturar, e Ambos traz os dois
A geração acontece em segundo plano. O aviso na própria tela diz que o processamento acontece em background e que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado
O botão de acompanhamento abre o rastreamento da geração sem sair da tela
Ponto de Atenção: Clicar em Gerar XLSX não baixa nada na hora, e isso não é falha. A mensagem de sucesso diz apenas que o relatório foi enviado para processamento: o arquivo aparece depois no dashboard de arquivos do usuário que pediu, e é lá que ele deve ser procurado. Repetir o clique porque o download não começou só enfileira o mesmo relatório várias vezes.
📌 Recapitulando: Este é o relatório de conferência das notas do período, gerado em segundo plano e recolhido depois no dashboard de arquivos.
11. Lote de notas do aluno e faturas de convênio: por que são trilhos diferentes
As duas telas falam em lote e em nota fiscal, mas resolvem coisas diferentes e nunca disputam a mesma parcela. O lote de notas fiscais fatura a parcela do aluno pagante e gera uma nota por parcela, no nome do responsavel financeiro daquela parcela. Quando o responsavel financeiro da parcela e uma empresa cadastrada como convenio, a cobranca nao e do aluno e sim do convenio: essas parcelas sao reunidas em uma fatura de convenio e recebem uma unica nota fiscal com o valor total da fatura. Por isso o lote de notas simplesmente nao enxerga parcelas de convenio, mesmo que elas batam com todos os filtros de periodo, situacao academica, categoria e modalidade.
Nesta tela é possível: ✅ Entender por que um aluno nao apareceu na busca do lote de notas ✅ Saber por qual tela a nota do convenio e emitida ✅ Distinguir criar faturas do mes, que nao emite nada, de aprovar o lote de notas, que emite na hora
📌 Benefício Principal: Evita procurar aluno de convenio no lote de notas e emitir a nota errada para o tomador errado. 🚀
Como chegar
Financeiro
Financeiro do Aluno
Notas fiscais em lote e Financeiro
Faturas de convenio
Antes de começar
O vinculo entre o responsavel financeiro da parcela e o convenio precisa estar cadastrado; e esse cadastro que decide por qual trilho a parcela caminha
O que a tela mostra
Notas fiscais em lote – Tela do aluno pagante. Aprovar a lista emite as notas na hora, uma nota por parcela.
Criar faturas do mes – Botao da tela Faturas de convenio. Cria as faturas do periodo como Pendentes e nao emite nota nem boleto; a criacao em lote ali nao emite nada.
Emitir nota fiscal – Acao dentro da fatura de convenio. Gera uma unica nota com o valor total da fatura, e so funciona com a fatura ja aprovada.
Emitir nota fiscal e Reemitir nota fiscal – Acoes disponiveis na parcela do aluno, dentro do financeiro do aluno. Servem para o caso avulso, inclusive para a parcela que ficou de fora do lote.
Cancelar nota fiscal – Acao na parcela do aluno para desfazer uma nota emitida, uma de cada vez.
Como o sistema decide
Parcela cujo responsavel financeiro esta cadastrado como convenio nunca entra na busca do lote de notas
Tentar emitir manualmente a nota dessa parcela devolve a mensagem: Responsavel financeiro em convenio, emissao manual de nota fiscal nao permitida.
No trilho do aluno sai uma nota por parcela; no trilho do convenio sai uma nota so, com o total da fatura e o convenio como tomador
Criar faturas do mes apenas monta as faturas como Pendentes; a nota do convenio so sai depois que alguem abre a fatura, revisa e aprova
Na fatura de convenio a ordem e fixa: aprovar, depois emitir a nota, depois gerar o boleto e por fim finalizar
Na tela de convenio o sistema bloqueia uma segunda criacao em lote enquanto houver uma rodando na mesma empresa; no lote de notas do aluno nao existe esse bloqueio
Ponto de Atenção: Se um aluno de convenio aparecer na busca do lote de notas, isso nao e sorte: e sinal de que o responsavel financeiro daquela parcela nao esta vinculado ao convenio no cadastro. Emitir assim gera nota individual no nome errado e obriga a cancelar nota por nota depois. Antes de rodar o lote no comeco do mes, vale conferir o cadastro dos responsaveis financeiros dos alunos conveniados.
📌 Recapitulando: Aluno pagante se fatura em Notas fiscais em lote, uma nota por parcela; aluno de convenio se fatura na fatura do convenio, uma nota por fatura.
12. Regras da nota e da retenção, resumo para o operador
O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota
PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai
Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem
Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida
Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece
Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase
É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale
Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado
A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser
Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada
Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso
Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente
A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada
O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida
Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo
Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro: o sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, e o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez. A diferença é de centavos no mês inteiro. Antes de abrir chamado, confira se a divergência é só essa.