Trancamento 1. Trancamento de matrícula — visão geral do processo O Trancamento de matrícula do módulo Secretaria do Send Educacional é a operação que interrompe temporariamente a vida acadêmica do aluno: a matrícula passa para a situação Trancado , as disciplinas em curso deixam de correr e as mensalidades a partir do mês atual deixam de ser cobradas — tudo em uma única confirmação, com registro do motivo. O processo permite: ✅ Localizar a matrícula e conferir a situação atual do aluno. ✅ Ver a prévia das parcelas que serão canceladas antes de decidir. ✅ Registrar o motivo (obrigatório) e uma observação complementar. ✅ Executar o trancamento com atualização automática de disciplinas, contrato e financeiro. ✅ Acompanhar depois pelo relatório de motivos de cancelamento/trancamento. 📌 Benefício Principal: Uma operação só resolve acadêmico + contrato + financeiro , com motivo registrado e histórico — sem depender de rotinas manuais no legado. 🚀 O caminho completo, na ordem Parâmetros → Motivos : garantir que existe pelo menos um motivo ativo (pré-requisito). Matrículas : localizar o aluno e abrir a Manutenção da matrícula. Manutenção da matrícula : clicar em Trancar . Janela “Trancar matrícula” : conferir a prévia, escolher o motivo, opcionalmente escrever a observação e Confirmar trancamento . Relatórios → Motivos de cancelamento/trancamento : conferir o registro. Ponto de Atenção: Trancar não é cancelar. No trancamento o vínculo do aluno é suspenso e as disciplinas em curso ficam Trancado ; no cancelamento a matrícula é encerrada e as disciplinas (exceto as já aprovadas) ficam Cancelado . Os dois botões ficam lado a lado na mesma tela — confira qual está clicando. 📌 Recapitulando: motivo cadastrado → matrícula localizada → botão Trancar → prévia conferida → confirmação. 2. Pré-requisito: Motivos (Parâmetros → Motivos) A tela Parâmetros → Motivos mantém a lista de motivos usados no trancamento e no cancelamento de matrícula. Sem pelo menos um motivo ativo, o trancamento não pode ser executado — a janela abre, mas o botão de confirmação fica bloqueado com o aviso pedindo o cadastro. Nesta tela é possível: ✅ Consultar os motivos existentes. ✅ Cadastrar um novo motivo. ✅ Ativar ou inativar um motivo, controlando o que aparece na lista de seleção. 📌 Benefício Principal: Padroniza a justificativa das saídas e alimenta o relatório gerencial de motivos. 🚀 Elementos da tela (itens 1 a 6) Buscar motivo (item 1) – localiza pelo texto da descrição. Todos / Ativos / Inativos (item 2) – filtra pela situação do cadastro. Novo (item 3) – cadastra um motivo. Descrição (item 4) – texto que o operador verá na hora de trancar (ex.: SAÚDE , FINANCEIRO , MUDANÇA DE PAÍS ). Status (item 5) – Ativo aparece na seleção do trancamento; Inativo não aparece, mas continua preservado nos registros antigos. Ações (item 6) – Editar e Excluir o motivo. Ponto de Atenção: Prefira inativar a excluir. O motivo fica gravado no histórico das matrículas já trancadas; excluir um motivo em uso prejudica a leitura do relatório. Motivos inativos deixam de ser oferecidos na janela de trancamento imediatamente. 📌 Recapitulando: pelo menos um motivo ativo é condição para trancar. 3. Localizar a matrícula (Matrículas) A tela Matrículas é o ponto de partida: nela o operador localiza o aluno e abre a manutenção da matrícula que será trancada. Filtros, ações e colunas (itens 1 a 5) Filtros (item 1) – Matrícula , Aluno , CPF , Curso e Turma . Podem ser combinados. Situação (item 2) – restringe a busca a uma situação acadêmica (Cursando, Pré-matrícula, Rematrícula, Trancado, Cancelado etc.). Buscar (item 3) – executa a consulta; Limpar zera os filtros. Ações (item 4) – botão Manutenção , que abre a matrícula. Situação (item 5) – etiqueta com a situação atual. É ela que determina se o trancamento será possível. Ponto de Atenção: Um mesmo aluno pode ter mais de uma matrícula (cursos diferentes, ou uma matrícula antiga já encerrada). Confira o curso, a turma e o número da matrícula antes de abrir a manutenção — o trancamento age sobre a matrícula escolhida, não sobre o aluno. 4. Manutenção da matrícula — onde fica o botão Trancar A tela Manutenção da matrícula mostra o resumo do vínculo do aluno e concentra as operações da secretaria sobre aquela matrícula. Elementos da tela (itens 1 a 6) Identificação (item 1) – nome do aluno, número da matrícula e situação atual. Situação (item 2) – situação acadêmica corrente. Só permite trancar quando for Cursando , Rematrícula ou Pré-matrícula . Período atual (item 3) – período escolar corrente da matrícula. É esse período que define qual contrato será encerrado pelo trancamento. Trancar (item 4) – abre a janela de trancamento. Só aparece quando a situação permite. Cancelar (item 5) – operação diferente (encerra a matrícula). Cuidado para não confundir. Abas (item 6) – Disciplinas (com o total em curso), Documentos e Mensagens e notificações . Vale conferir as disciplinas em curso antes de trancar. Quando o botão não aparece Em uma matrícula já trancada (item 2 na imagem), os botões Trancar e Transferência interna não são exibidos : a situação atual não permite a operação. A tela passa a mostrar a Data trancamento e as disciplinas ficam sem nenhuma em curso. O mesmo vale para matrículas canceladas, formadas, transferidas ou suspensas. Ponto de Atenção: A ausência do botão não é falha do sistema — é a regra de situação acadêmica. Se o trancamento precisa ser desfeito ou refeito, isso não é feito por esta tela: acione a coordenação/TI, porque a operação envolve situação, disciplinas, contrato e financeiro já processados. 5. Janela “Trancar matrícula” — a prévia antes de confirmar Ao clicar em Trancar , o sistema abre a janela de confirmação já com a prévia do impacto financeiro : quais parcelas serão canceladas e quanto isso representa. Nada é gravado até a confirmação. Elementos da janela (itens 1 a 8) Título e aluno (item 1) – confirma sobre qual matrícula/aluno a operação será feita. Motivo (item 2) – obrigatório . Lista alimentada por Parâmetros → Motivos (somente os ativos). Sem motivo selecionado, a confirmação fica bloqueada. Observação (item 3) – complemento opcional, com até 200 caracteres (ex.: número do protocolo do pedido do aluno). Fica gravada junto do motivo no histórico. Parcelas que serão canceladas (item 4) – resumo com a competência de corte (1º dia do mês atual), a quantidade de parcelas e quantas têm título no Financeiro . Tabela de parcelas (item 5) : Contr. – sequência do contrato. Parc. – número da parcela dentro do contrato. Competência – mês de referência da mensalidade (é o campo que define o corte). Vencimento – data de vencimento. Líquido – valor da parcela já descontado (valor − desconto). Título – Sim (baixa) : existe título no Financeiro e ele será baixado por cancelamento . Não (trava) : ainda não há título; o sistema apenas impede que a parcela seja gerada daqui para frente. Total líquido (item 6) – soma do que deixará de ser cobrado. Confirmar trancamento (item 7) – executa a operação. Voltar (item 8) – fecha sem gravar nada. Com o motivo preenchido Com o motivo escolhido (item 1) e a observação escrita (item 2), o botão Confirmar trancamento (item 3) fica habilitado. Quando a lista de parcelas vem vazia Se não houver parcela aberta com competência a partir do mês atual, a janela informa isso e avisa que a situação acadêmica será atualizada mesmo assim . É o caso, por exemplo, de aluno com o semestre todo quitado. Ponto de Atenção: O corte é por competência , não por vencimento: parcelas de meses anteriores (inclusive as em atraso) não são canceladas e continuam devidas pelo aluno. Parcelas já quitadas ou marcadas como isentas também ficam de fora. Confira o débito anterior com o Financeiro antes de informar o aluno que “não há mais nada a pagar”. 6. O que a confirmação faz Ao clicar em Confirmar trancamento , o sistema executa, em uma única operação: Situação da matrícula → Trancado , com a data do trancamento gravada como a data de hoje. Disciplinas → as que estavam Cursando , A cursar ou Pendente passam a Trancado . Disciplinas já concluídas não são alteradas. Histórico → registro da baixa com o motivo escolhido e a observação , mais o log de auditoria da mudança de situação (quem fez e quando). Contrato → o(s) contrato(s) do período escolar atual passam para Cancelado . Contratos de períodos anteriores ou futuros não são tocados . Parcelas sem título → deixam de ser geradas automaticamente e recebem uma observação explicando a origem. Financeiro → as parcelas com título são baixadas por cancelamento , com o motivo do trancamento. Ponto de Atenção: Se a integração com o Financeiro estiver indisponível no momento, a parte acadêmica é concluída assim mesmo e o sistema avisa que as baixas não foram aplicadas — nesse caso, as parcelas precisam ser baixadas no módulo Financeiro. Sempre confira a mensagem exibida ao final da operação e, na dúvida, abra a aba Financeiro do aluno para conferir. Ponto de Atenção: Se a matrícula estiver sem período escolar atual , nenhum contrato é cancelado (comportamento proposital, para não encerrar o contrato errado). O trancamento acontece, mas o contrato deve ser verificado com a coordenação. 📌 Recapitulando: uma confirmação altera situação, disciplinas, contrato do período, parcelas futuras e financeiro — por isso a prévia existe. 7. Conferência posterior — Relatórios → Motivos de cancelamento/trancamento Depois da operação, o relatório Motivos de cancelamento/trancamento mostra as matrículas encerradas ou trancadas, com as datas de cada evento. É a tela usada para conferir se o trancamento foi registrado e para acompanhar os números do período. Filtros e colunas (itens 1 a 6) Situação (item 1) – filtra por Trancado , Cancelado , Suspenso ou todas. Data de / Data até (item 2) – recorte por período do evento. Procurar (item 3) – executa a consulta (os filtros só valem depois de clicar). Matrícula, Aluno e Curso – identificação do registro; também servem como filtro no topo. Situação (item 4) – situação acadêmica atual da matrícula. Data matrícula – data de cadastro da matrícula. Trancamento (item 5) – data do trancamento. Preenchida somente para matrículas trancadas. Cancelamento – data do cancelamento, para matrículas canceladas. Desistência (item 6) – data de desistência, para as matrículas marcadas como Suspenso pela rotina de desistência. Ponto de Atenção: As três colunas de data são excludentes : cada linha traz a data do evento que aconteceu com aquela matrícula, e “—” nas demais. Trancamento, cancelamento e desistência são coisas distintas — não some as colunas como se fossem o mesmo indicador. 📌 Recapitulando: o relatório confirma o registro do trancamento e serve de base para o acompanhamento gerencial por motivo e por período. 8. Regras do processo — resumo para o operador Situações que permitem trancar: Cursando, Rematrícula e Pré-matrícula. Qualquer outra situação não exibe o botão. Motivo é obrigatório e vem de Parâmetros → Motivos (apenas os ativos). Observação é opcional, até 200 caracteres. Corte financeiro: parcelas abertas , não isentas , com competência a partir do mês atual . Meses anteriores continuam devidos. Contrato: apenas o do período escolar atual é cancelado. Disciplinas: as em andamento passam a Trancado; as já concluídas permanecem como estão. Sem desfazer pela tela: a operação não tem botão de reversão. Reabertura depende de tratativa com a coordenação/TI. Registro: quem executou, quando, com qual motivo e observação fica gravado no histórico da matrícula. Ponto de Atenção: Antes de confirmar, verifique três coisas na tela: é a matrícula certa (aluno, curso e número), a situação e o período atual estão corretos e a lista de parcelas da prévia faz sentido . Depois da confirmação, a correção é trabalhosa e envolve outros setores.