Revisão de Página para Nota fiscal e retenção...

Nota fiscal e retenção na fonte

1. A nota fiscal do convênio, visão geral

A nota fiscal de serviço é a última etapa do processo. Ela sai da fatura já fechada e vai para a empresa conveniada, com os impostos que a lei manda reter na fonte quando eles são devidos.

A parte que mais gera dúvida é a retenção, e ela fica simples quando se entende que são duas perguntas diferentes, respondidas por lugares diferentes do sistema:
✅ A operação está sujeita ao tributo? Quem responde é o cadastro, pela operação fiscal do convênio.
✅ Naquele valor, retém? Quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês.

Uma operação pode estar sujeita ao tributo e mesmo assim a nota sair sem desconto nenhum, porque o valor do mês não chegou ao limite. Isso não é erro, e a nota traz a frase que explica cada caso.

📌 Benefício Principal: O sistema mostra a decisão tributo a tributo, com o motivo escrito, na tela e na própria observação da nota, em vez de deixar a conferência para uma planilha depois. 🚀

Ponto de Atenção: Não confunda sujeição com retenção. Ver a alíquota de IRRF no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai descontar IRRF: significa apenas que a operação está sujeita a esse tributo. Se o imposto do mês não alcançar o mínimo legal, a nota sai sem o desconto, e está correta.

📌 Recapitulando: o cadastro diz a que tributos a operação está sujeita; a lei diz se naquele valor retém.

2. Entender a retenção na fonte: o que vem do cadastro e o que vem da lei

A retenção é decidida por duas perguntas diferentes e o sistema mostra as duas em lugares diferentes. A primeira é se a operação está SUJEITA ao tributo, e quem responde é o cadastro: o cadastro fiscal do CNPJ do convênio tem precedência e, na falta dele, vale a operação fiscal CFOP/CIO do convênio. A segunda é se NAQUELE VALOR retém, e quem responde é a lei, pelos limites apurados no mês. Uma operação pode estar sujeita ao tributo e ainda assim a nota sair sem desconto nenhum. Esta tela mostra o resultado das duas perguntas, tributo a tributo, com a frase que explica cada caso, e a mesma explicação vai gravada na observação da nota.

Nesta tela é possível:
✅ Ver quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto, lado a lado
✅ Ler tributo a tributo qual foi retido e qual foi dispensado
✅ Ler a frase que explica cada decisão, com os valores do mês que a produziram
✅ Descobrir, antes de aprovar, que o convênio está sem resposta sobre o Simples Nacional
✅ Conferir no cadastro do convênio a que tributos a operação escolhida sujeita as notas dele

📌 Benefício Principal: Responde, com os números da própria fatura, por que aquela nota reteve imposto e a anterior não, sem precisar recorrer à planilha da contabilidade. 🚀

Como chegar

Faturas de convênio › abrir a fatura › bloco de valores no topo da tela (a origem da regra fica em Cadastros › Convênios › abrir o convênio › Operação fiscal)

Antes de começar

Convênio com operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro
Alíquotas dos tributos cadastradas e vigentes para o tipo de operação, na unidade
Marca de optante do Simples Nacional respondida no cadastro do convênio
Fatura com valor maior que zero e com títulos vinculados

O que a tela mostra

Valor total (nota fiscal) – Quanto sai na nota. É o valor cheio das parcelas, sem desconto de retenção.
Retenção na fonte – Quanto o convênio desconta ao pagar. Aparece com sinal de menos quando há retenção e zerado quando não há.
Valor do boleto – O líquido, que é o que a instituição efetivamente recebe.
Linha de resumo abaixo da retenção – Uma linha só, tirada do resultado: lista os tributos retidos com a alíquota de cada um; diz que nenhum tributo foi retido nesta fatura quando a operação está sujeita mas nada saiu; e diz que a operação não está sujeita a retenção quando não há sujeição nenhuma.
Aviso sobre o Simples Nacional – Faixa âmbar que aparece quando ninguém respondeu se o convênio é optante. Avisa que, enquanto isso, ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL, e pede para conferir o cadastro antes de aprovar.
Tributo a tributo – Lista com os retidos primeiro e os dispensados depois. Cada linha traz o nome do tributo com a alíquota, o valor descontado ou a expressão sem desconto, e a explicação.
Explicação de cada tributo – Frase pronta com os números da conta. Para o retido, diz o percentual e sobre qual valor; para o dispensado por valor, diz quanto o convênio soma no mês e qual é o limite; para o dispensado por regime, diz que o convênio é optante pelo Simples Nacional.
O que esta operação faz com o imposto – Bloco de leitura no cadastro do convênio, abaixo da escolha da operação fiscal. Mostra o efeito da operação escolhida antes de salvar.
Só informado na nota, ninguém desconta – Coluna daquele bloco com os tributos devidos pela instituição, que não mudam o valor do boleto.
O convênio desconta ao pagar – Coluna com os tributos retidos e a informação de quanto menor o boleto sai em relação à nota.
Quando o desconto acontece de verdade – Lista abaixo, no cadastro, com os limites do mês de cada tributo e o lembrete de que as notas do mês somam antes da conta.

Como o sistema decide

O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota
PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai
Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem
Nota cancelada não entra nessa soma do mês
Optante do Simples Nacional não sofre a retenção de PIS, COFINS e CSLL, mas continua com IRRF na configuração padrão do sistema
Os valores de dispensa confirmados no sistema são de dez reais de imposto de IRRF no mês e de duzentos e quinze reais e cinco centavos de base para PIS, COFINS e CSLL no mês. A tela do cadastro do convênio traduz o primeiro para a base equivalente de seiscentos e sessenta e seis reais e sessenta e sete centavos em notas no mês
Esses três valores, incluindo a decisão sobre o Simples manter ou não o IRRF, são parametrizáveis por instalação. Quem conferir contra a lei deve conferir também o que está valendo na instalação
O PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem na nota apenas como informação e não descontam nada de ninguém. Quando a retenção acontece de verdade, esses devidos somem da nota e entram os retidos, que são coisa diferente apesar do percentual parecido
O ISS entra na nota como tributo da própria instituição e sai sempre como não retido

Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro. O sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, enquanto o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez; em algumas bases isso dá um centavo a mais no sistema. A outra armadilha é confundir sujeição com retenção: ver IRRF um vírgula cinquenta por cento no cadastro do convênio não significa que toda nota dele vai reter. Quem decide se retém naquele valor é a soma das notas do convênio no mês, e é essa conta que a explicação de cada tributo mostra na fatura.

📌 Recapitulando: O cadastro diz a que tributos a operação está sujeita e a lei diz se naquele valor retém; a fatura mostra o resultado das duas perguntas com a frase que explica cada tributo, e a mesma explicação fica gravada na nota.

3. Emitir a nota fiscal da fatura de convênio

No convênio a nota não sai por aluno: sai UMA nota para a empresa conveniada, com o valor total das parcelas daquela fatura, e todas as parcelas ficam vinculadas a ela. No caminho normal a nota é emitida junto com a aprovação, sem que ninguém precise clicar aqui. O botão Emitir nota fiscal existe para o caso em que a aprovação foi gravada e a nota falhou, e para o caso em que a nota foi cancelada e a fatura precisa de outra. Por isso ele é um passo de recuperação e não o caminho principal da tela.

Nesta tela é possível:
✅ Emitir a nota fiscal consolidada da fatura de convênio
✅ Reemitir a nota depois de ter cancelado a anterior
✅ Ver, antes de emitir, quanto sai na nota, quanto o convênio retém e quanto sai no boleto
✅ Acompanhar na aba Documentos o número, a série e a situação da nota gerada
✅ Ler na aba Operações o registro de cada tentativa de emissão, com a mensagem que o sistema devolveu

📌 Benefício Principal: Gera uma única nota fiscal para o convênio com o valor total da fatura, deixando todas as parcelas dos alunos vinculadas a ela. 🚀

Como chegar

Faturas de convênio
abrir a fatura
Emitir nota fiscal

Antes de começar

Fatura de convênio em situação Aprovado ou Finalizado
Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da fatura
Convênio com a operação fiscal CFOP/CIO preenchida no cadastro: é ela que define os impostos da nota
Todas as parcelas da fatura com o mesmo responsável financeiro
Nenhuma nota ativa já vinculada àquela fatura
Permissão de alteração da fatura de convênio no seu perfil

O que a tela mostra

Bloco de valores no topo da fatura – Três números lado a lado: Valor total (nota fiscal), Retenção na fonte e Valor do boleto. É a leitura de quanto sai em cada documento.
Emitir nota fiscal – Botão na faixa de ações da fatura. Só aparece quando a fatura está aprovada ou finalizada e ainda não tem nota ativa.
Janela Emitir nota fiscal – Confirmação com duas frases: avisa que a ação tentará emitir somente a nota fiscal desta fatura de convênio, e que boleto, CNAB, borderô, baixa, liquidação e demais processos não serão executados agora.
Cancelar (botão da janela) – Fecha a confirmação sem emitir. Não cancela nota nenhuma.
Emitir nota fiscal (botão da janela) – Confirma a emissão. Fica bloqueado com o indicador de carregamento enquanto processa.
Aviso de resultado – Faixa que aparece no topo. Em caso de sucesso confirma que a nota fiscal foi emitida; em caso de falha traz a mensagem de que não foi possível emitir a nota fiscal.
Aba Documentos – Passa a listar a linha da nota fiscal, com número, série, situação, data de emissão e valor. A contagem aparece no rótulo da aba.
Aba Operações – Registro de cada emissão e cancelamento de nota da fatura, com a mensagem devolvida pelo sistema. É onde se lê o detalhe quando a emissão falha.
Gerar boleto – Passo seguinte, também avulso. O boleto sai pelo valor líquido quando há retenção.
Finalizar – Botão sólido da faixa, o avanço normal da tela. Emitir nota, gerar boleto e gerar borderô são passos de recuperação ao lado dele.

Como o sistema decide

Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida
Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece
Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase
Duas emissões ao mesmo tempo na mesma fatura são barradas com o aviso de que já existe uma emissão de nota fiscal em processamento
A nota sai pelo valor TOTAL das parcelas. O ISS e os demais tributos incidem sobre esse total
A observação da nota registra que se trata de fatura consolidada de convênio e a quantidade de parcelas, seguida do texto dos tributos
Se as parcelas da fatura tiverem responsáveis financeiros diferentes, a consolidação é recusada
Quando o convênio aprova pelo portal e a nota falha, a aprovação NÃO é desfeita: o sistema avisa que o fluxo foi aprovado mas a nota não foi emitida e orienta a tentar emitir novamente
Toda falha de emissão dispara um e-mail de alerta automático para o suporte

Ponto de Atenção: O aviso de falha desta tela é genérico e não diz o motivo. Quando a emissão não sair, abra a aba Operações da própria fatura: é lá que fica registrada a tentativa com a mensagem que o sistema devolveu. A segunda armadilha é a diferença entre os dois números do topo: a nota sai pelo valor total e o boleto sai pelo líquido quando o convênio retém tributos. Ver dois valores diferentes nos dois documentos é o comportamento correto, não erro de cálculo.

📌 Recapitulando: No convênio a nota é uma só por fatura, sai pelo valor total, nasce junto com a aprovação, e o botão desta tela existe para reemitir quando algo falhou ou quando a nota anterior foi cancelada.

4. Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno

Esta é a emissão avulsa: você abre o financeiro de um aluno, escolhe a parcela e manda emitir a nota fiscal de serviço daquela parcela. O sistema toma o número seguinte da série fiscal da unidade, monta a nota inteira (cabeçalho, item, serviço, ISS, vencimento e os tributos), grava a observação que identifica a parcela e o curso do aluno, carimba o número da nota na parcela e avança o contador da série. É o caminho para o caso isolado: a parcela que ficou de fora do lote, a que precisou ser refeita depois de um cancelamento, a que o aluno pediu na secretaria. Para volume, use o faturamento em lote.

Nesta tela é possível:
✅ Emitir a nota fiscal de uma parcela do aluno pela própria lista de parcelas
✅ Reemitir a nota de uma parcela cuja nota anterior foi cancelada, gerando um número novo
✅ Ver, na coluna de status da parcela, se ela já tem nota, qual o número e se essa nota está cancelada
✅ Ler o número e a série da nota recém-emitida na própria confirmação
✅ Ler o motivo exato da recusa quando a emissão não é permitida
✅ Cancelar a nota emitida pela mesma linha da parcela

📌 Benefício Principal: Gera a nota fiscal de serviço de uma parcela específica na hora, com a numeração fiscal e o vínculo entre nota e parcela feitos no mesmo passo, sem precisar montar um faturamento em lote. 🚀

Como chegar

Financeiro do Aluno
Consulta de alunos
abrir o aluno
lista de parcelas
botão de ações da linha
Emitir nota fiscal

Antes de começar

Série fiscal ativa cadastrada para a unidade da parcela. Sem ela nenhuma nota é emitida e a mensagem diz que não há série de nota fiscal ativa cadastrada para aquela unidade
Parcela marcada para emitir nota fiscal
Pedido da parcela ainda não faturado
Boleto da parcela em situação que não bloqueia a emissão
Parcela sem baixa do tipo cancelamento
Responsável financeiro da parcela não pode ser um convênio: parcela de convênio só recebe nota pela fatura do convênio
Serviço do item cadastrado com estado, município e código de serviço, senão o ISS da nota sai zerado
Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil

O que a tela mostra

Coluna Status (da linha da parcela) – Mostra a situação da parcela e, logo abaixo, a situação fiscal dela.
NFS seguido do número – Em verde, na coluna Status: a parcela já tem nota fiscal ativa com aquele número.
NFS seguido do número e da palavra cancelada – Em vermelho e riscado: a nota daquela parcela foi cancelada. A parcela volta a poder receber nota.
Sem nota fiscal – Texto cinza: a parcela pode receber nota e ainda não recebeu.
Botão de ações da parcela – O botão de três pontos no fim da linha. Abre o menu com as ações permitidas para aquela parcela. Quando nenhuma ação é permitida ele aparece desabilitado, com o aviso de que não há ações disponíveis.
Emitir nota fiscal – Item do menu de ações. Só aparece quando a parcela cumpre todos os pré-requisitos.
Reemitir nota fiscal – O mesmo item, com outro nome, quando a parcela já teve uma nota e ela está cancelada.
Cancelar nota fiscal – Item do menu em vermelho. Só aparece quando existe nota ativa naquela parcela.
Emitir nota fiscal de serviço – Título da janela de confirmação que abre ao clicar em emitir.
Texto de confirmação – Pergunta se deve emitir a NFS da parcela, cita o número do documento e o vencimento, e avisa que a numeração fiscal será gerada e a parcela ficará vinculada à nota.
Cancelar (botão da janela) – Fecha a janela sem emitir nada. Não confundir com cancelar a nota.
Emitir nota fiscal (botão da janela) – Confirma. Enquanto processa, o texto do botão vira Emitindo... e os dois botões ficam bloqueados.
Mensagem de resultado – Substitui o texto da janela quando termina. Em verde traz a confirmação com o número e a série da nota; em vermelho traz o motivo exato da recusa.
NFS número / série – Linha extra abaixo da mensagem verde, repetindo o número e a série da nota que acabou de sair.
Fechar – Encerra a janela depois do resultado. A lista de parcelas já vem atualizada com a nota.

Como o sistema decide

O valor da nota é o valor da parcela já sem desconto e sem abatimento. Não é o valor bruto do contrato
O ISS é calculado com a alíquota do município do serviço e entra na nota como tributo da própria instituição, não como valor retido do tomador
A retenção na fonte não diminui o valor da nota. A nota sai pelo valor cheio; o que cai é o valor a receber
A nota nasce com uma observação que cita a parcela, o total de parcelas do contrato e o curso do aluno, seguida do texto dos tributos
A gravação é única: se qualquer passo falhar, nada é gravado e o número da série NÃO é consumido
Parcela que já tem nota ativa não emite outra. A ação some da lista de ações
Se a nota anterior estiver cancelada, a ação volta a aparecer com o nome Reemitir nota fiscal e o sistema gera um número NOVO
Toda falha de emissão dispara automaticamente um e-mail de alerta para o endereço de suporte configurado, com o detalhe técnico do erro

Ponto de Atenção: Emitida no sistema não quer dizer entregue à prefeitura. Esta tela monta e numera a nota dentro do sistema; a transmissão à prefeitura acontece por fora. Uma nota que acabou de aparecer com número em verde ainda pode estar aguardando transmissão, e é por isso que qualquer PDF gerado antes disso sai marcado como cópia de referência sem valor fiscal. A segunda armadilha é o botão Cancelar da janela de confirmação: ele apenas fecha a janela, não cancela nota nenhuma. Quem cancela nota é o item vermelho do menu de ações da parcela.

📌 Recapitulando: Pela lista de parcelas do aluno você emite a nota de uma parcela por vez, com número e série gerados na hora, e a mesma linha mostra depois se aquela nota está ativa ou cancelada.

5. Emitir notas fiscais em lote por filtros

É a tela do faturamento mensal. Você informa um período e os filtros de recorte, o sistema procura as parcelas elegíveis e mostra a lista para conferência. Nada é emitido nessa busca: a numeração fiscal só começa a andar quando você aprova. Aprovado o lote, a emissão roda em segundo plano e a tela acompanha parcela a parcela, dizendo qual virou nota, com que número, e qual falhou e por quê. O trabalho fica registrado como um processo, que pode ser acompanhado, cancelado no meio e exportado para Excel.

Nesta tela é possível:
✅ Buscar as parcelas elegíveis por período de vencimento ou por competência
✅ Recortar a busca por situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade, aceitando mais de um valor em cada
✅ Conferir a lista completa das candidatas e o valor total antes de emitir qualquer nota
✅ Descartar a busca e refazer com outros filtros sem consequência nenhuma
✅ Aprovar e emitir todas as parcelas encontradas de uma vez
✅ Acompanhar o progresso ao vivo, com contagem de emitidas e de falhas
✅ Interromper a emissão no meio
✅ Exportar o resultado do lote para Excel, com o motivo de cada falha

📌 Benefício Principal: Fatura de uma vez todas as parcelas elegíveis de um período, com uma lista de conferência antes de gravar qualquer coisa e o resultado item a item na tela. 🚀

Como chegar

Financeiro do Aluno
Notas fiscais em lote

Antes de começar

Série fiscal ativa cadastrada para a unidade das parcelas
Categorias de pagamento cadastradas como ativas e marcadas para emitir nota fiscal: só essas aparecem no seletor
Cursos com modalidade preenchida: a lista de modalidades é montada a partir dos cursos da empresa
As parcelas precisam estar marcadas para emitir nota fiscal, sem nota, em pedido não faturado e com boleto em situação que não bloqueia
Permissão de lançamento financeiro do aluno no seu perfil

Faturamento em lote por filtros

Elementos da tela (itens 1 a 4)

Situação (item 1) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as situações do aluno, como Cursando, Concluído, Trancado, Formado, Em Rematrícula.
Categoria (item 2) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Lista apenas as categorias ativas e marcadas para emitir nota fiscal.
Modalidade (item 3) – Seletor de múltipla escolha, obrigatório. Traz as modalidades cadastradas nos cursos.
Buscar parcelas (item 4) – Dispara a procura. Enquanto roda, mostra Buscando... e aparece o aviso de que pode levar alguns segundos em períodos grandes.

Como o sistema decide

É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale
Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado
A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser
Parcelas cujo responsável financeiro é um convênio ficam de fora do lote por definição: elas são faturadas pela fatura do convênio
A pré-aprovação vale uma única vez. Depois de aprovar, aquela lista é consumida; para emitir de novo é preciso buscar de novo
Cada parcela é gravada em sua própria transação: a falha de uma NÃO desfaz as que já deram certo
Os números da série são reservados em bloco antes de começar. Uma parcela que falha deixa um buraco na numeração, e isso é esperado, não é defeito
Cancelar interrompe o processo na próxima parcela da fila. As notas já emitidas continuam emitidas e válidas
O quanto o sistema emite em paralelo é definido nos parâmetros financeiros da empresa

Ponto de Atenção: O motivo da falha não aparece escrito na tabela: a palavra Falha guarda o texto do erro no apontador do mouse. Para ler todos de uma vez, use Exportar Excel, que traz o motivo na coluna Erro. E lembre que a lista de pré-aprovação é de uso único: se você aprovar e depois quiser rodar de novo, o sistema recusa dizendo que a pré-visualização expirou ou não foi encontrada e pede para buscar as parcelas novamente. Isso não é erro, é a trava que impede o mesmo lote de ser emitido duas vezes.

📌 Recapitulando: Filtrar, conferir a lista, aprovar: só o terceiro passo emite, e a partir dele cada parcela tem um resultado próprio que você lê na tela ou exporta.

6. Pré-aprovação: conferir a lista antes de emitir

Depois da busca, a tela abre um painel de pre-aprovacao com a quantidade de parcelas elegiveis, o valor total e a lista completa do que sera faturado. Essa e a ultima parada antes das notas passarem a existir. Serve para o financeiro conferir o tamanho do lote, bater o total com o que se esperava do mes e perceber, por exemplo, que uma categoria entrou por engano ou que um periodo pegou parcelas de outro semestre. A confirmacao e de tudo ou nada: ou o lote inteiro e aprovado, ou voce volta e refaz o filtro.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a quantidade de parcelas elegiveis e o valor total do lote antes de emitir
✅ Conferir a lista completa com matricula, aluno, pedido, valor e periodo
✅ Descartar a lista e comecar outra busca
✅ Aprovar e disparar a emissao de todas as notas do lote

📌 Benefício Principal: Mostra exatamente quais alunos e quanto sera faturado antes de qualquer nota existir. 🚀

Como chegar

Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de clicar em Buscar parcelas)

Antes de começar

Ter feito uma busca que retornou ao menos uma parcela elegivel
Continuar na mesma empresa em que a busca foi feita

O que a tela mostra

Pre-aprovacao com a contagem de parcelas elegiveis – Titulo do painel, seguido do numero de parcelas que entraram no lote.
Total – Soma dos valores de todas as parcelas da lista, ja com descontos e abatimentos aplicados. E o valor que sera faturado se voce aprovar.
Nova busca – Descarta a lista e devolve a tela para o formulario de filtros. Nada e emitido e nada e perdido, porque nenhuma nota foi criada ate aqui.
Aprovar e emitir todas – Botao principal, que mostra entre parenteses a quantidade de parcelas. Ao clicar, o processo comeca de imediato, sem uma segunda pergunta de confirmacao. Enquanto inicia, o botao mostra Iniciando...
Matricula – Coluna com a matricula do aluno dono da parcela.
Aluno – Coluna com o nome completo do aluno.
Pedido – Coluna que identifica o pedido e a sequencia da parcela dentro dele, no formato numero do pedido barra sequencia.
Valor – Coluna com o valor da parcela que vira a nota, ja sem descontos e abatimentos.
Periodo – Coluna com a data de vencimento da parcela; quando a parcela nao tem vencimento, mostra a competencia.

Como o sistema decide

Aprovar vale para a lista inteira; nao existe caixa de selecao por linha nem como tirar um aluno do lote
O que sera emitido e a foto da busca: parcelas que entrarem depois so aparecem em uma nova busca
A pre-aprovacao e de uso unico. Depois de aprovada, aquela mesma lista nao pode ser aprovada de novo, o que evita emitir o mesmo lote duas vezes por clique repetido
A pre-aprovacao e temporaria e fica guardada apenas enquanto a tela esta em uso. Se ela expirar, a aprovacao responde Pre-visualizacao expirada ou nao encontrada. Busque as parcelas novamente.
A lista pertence a empresa em que a busca foi feita; trocar de empresa antes de aprovar invalida a pre-aprovacao
Com a lista vazia o botao de aprovar fica desabilitado, e a tentativa responde Nenhuma parcela aprovada para faturar.
Sem permissao para faturar em lote a aprovacao responde Voce nao tem permissao para faturar em lote.

Ponto de Atenção: Nao existe meio termo nesta tela: se dois ou tres alunos da lista nao deveriam ser faturados agora, nao adianta procurar como desmarca-los. O caminho e clicar em Nova busca e apertar o filtro (periodo mais curto, outra categoria de pagamento, outra situacao academica) ate a lista conter exatamente o que deve ser faturado. E lembre que Aprovar e emitir todas nao pede confirmacao: o clique ja e a decisao.

📌 Recapitulando: Confira contagem, total e lista, e so entao clique em Aprovar e emitir todas, porque e ali que as notas passam a existir.

7. Acompanhar a emissão do lote, cancelar e exportar o resultado

Aprovada a lista, a tela troca o painel de pre-aprovacao por um painel de progresso que mostra o lote sendo emitido ao vivo: quantas parcelas ja foram processadas, quantas viraram nota, quantas falharam e em que pe esta cada linha. O processo roda no servidor e nao depende da tela ficar aberta. No fim, o painel vira o registro do que aconteceu, com o numero da nota de cada parcela e a mensagem de erro das que nao passaram, e permite baixar tudo em Excel para conferencia e arquivo.

Nesta tela é possível:
✅ Acompanhar o andamento em tempo real, com barra de progresso e percentual
✅ Ver quantas notas foram emitidas e quantas falharam
✅ Ver o numero da nota emitida em cada parcela
✅ Ler o motivo da falha de cada parcela que nao virou nota
✅ Interromper o processo antes de terminar
✅ Exportar o resultado completo para uma planilha do Excel

📌 Benefício Principal: Voce ve nota por nota o que foi emitido e o que falhou, com o motivo de cada falha. 🚀

Como chegar

Financeiro › Financeiro do Aluno › Notas fiscais em lote (depois de aprovar a lista)

Antes de começar

Ter aprovado uma pre-aprovacao nesta mesma tela, ou ter aberto um processo pelo botao Ver na tela de processos

O que a tela mostra

Titulo do andamento – Enquanto roda mostra Faturando, com a quantidade processada e o total. Ao terminar vira Concluido, Cancelado ou Erro, com a quantidade processada.
Emitidas – Contador em verde com a quantidade de parcelas que viraram nota fiscal.
Falhas – Contador com a quantidade de parcelas que nao viraram nota. Fica em vermelho quando ha alguma.
Cancelar – Botao que so aparece com o processo em andamento. Pede a interrupcao e mostra Cancelando... ate o processo parar.
Exportar Excel – Botao que so aparece depois que o processo termina. Gera a planilha com Matricula, Aluno, Pedido, Valor, Vencimento, Competencia, Status, numero da NFS e Erro.
Barra de progresso e percentual – Mostra o avanco do lote. Fica azul enquanto roda, verde quando termina bem, ambar quando foi cancelado ou houve falhas e vermelha quando o processo inteiro deu erro.
Mensagem de erro do processo – Linha em vermelho abaixo da barra, quando o processo inteiro falhou. E o caso, por exemplo, de nao haver serie de nota fiscal ativa cadastrada para a unidade.
Coluna Status da tabela – Mostra Na fila enquanto a parcela nao foi processada, o numero da NFS quando a nota saiu, e Falha quando nao saiu. Passando o mouse sobre Falha aparece a mensagem do erro daquela parcela.
Resumo final – Frase ao lado do botao de busca informando quantas notas de quantas processadas foram emitidas. Quando o lote foi interrompido, a frase comeca com Processo cancelado.

Como o sistema decide

As notas sao emitidas varias ao mesmo tempo, cada uma com sua propria gravacao: a falha de uma parcela nao derruba as outras nem desfaz as ja emitidas
A data de emissao da nota e a data em que o lote roda, e nao a data de vencimento ou de competencia usada no filtro
Cada nota nasce com o texto de referencia a parcela e ao curso do aluno, e com a frase de retencao quando ha o que informar
O ISS e os demais tributos sao calculados pelo cadastro do servico e do tomador, do mesmo jeito que na emissao individual
Sair da tela, atualizar a pagina ou trocar de menu nao interrompe o processo: ele continua no servidor e pode ser reencontrado em Processos em andamento
Cancelar interrompe as proximas parcelas, mas nao desfaz nenhuma nota ja emitida
Enquanto o processo roda, o botao Buscar parcelas fica desabilitado nesta tela
A numeracao das notas do lote e reservada em bloco no inicio: quando uma parcela do bloco falha, o numero reservado para ela nao e reaproveitado e a numeracao fica com um buraco
Toda falha de emissao gera um alerta interno automatico para a equipe de suporte

Ponto de Atenção: Cancelar o processo nao cancela nota nenhuma; ele so impede que as parcelas seguintes sejam faturadas. Para desfazer uma nota que ja saiu, e preciso ir na parcela do aluno e usar Cancelar nota fiscal, uma a uma, e mesmo assim nota ja integrada no Fiscal ou no Contabil nao pode mais ser cancelada. Por isso a conferencia importante e a da pre-aprovacao, nao a do progresso.

📌 Recapitulando: Acompanhe pelos contadores de Emitidas e Falhas, e ao terminar use Exportar Excel para guardar o comprovante do que foi faturado.

8. Cancelar uma nota fiscal emitida

Cancelar não apaga: o sistema marca a nota como cancelada, guarda o motivo e o nome de quem cancelou, e mantém o documento na base com o mesmo número. A partir daí a parcela volta a poder receber nota, com número novo, e a fatura de convênio volta a mostrar o botão de emitir. Existem dois caminhos, um por parcela do aluno e outro pela fatura do convênio, com regras de preenchimento diferentes.

Nesta tela é possível:
✅ Cancelar a nota fiscal de uma parcela do aluno, com motivo opcional
✅ Cancelar a nota fiscal consolidada de uma fatura de convênio, com motivo obrigatório
✅ Registrar o motivo do cancelamento junto do documento e no histórico da fatura
✅ Liberar a parcela ou a fatura para uma nova emissão

📌 Benefício Principal: Anula uma nota errada preservando o registro dela, e libera a parcela ou a fatura para receber uma nota nova. 🚀

Como chegar

Financeiro do Aluno › Consulta de alunos › abrir o aluno › lista de parcelas › botão de ações da linha › Cancelar nota fiscal, ou Faturas de convênio › abrir a fatura › aba Documentos › linha da nota › Cancelar nota

Antes de começar

Existir uma nota ativa vinculada à parcela ou à fatura
A nota não pode ter sido integrada ao módulo Fiscal
A nota não pode ter sido integrada ao módulo Contábil
Permissão de lançamento financeiro do aluno, ou de alteração da fatura de convênio, conforme o caminho

O que a tela mostra

Cancelar nota fiscal (menu da parcela) – Item em vermelho no menu de ações da parcela. Só aparece quando existe nota ativa.
Cancelar nota fiscal de serviço – Título da janela no caminho do aluno. O texto cita o número e a série da nota e a parcela, e avisa que a nota será marcada como cancelada, com os dados preservados.
Motivo (opcional) – Campo de texto da janela do aluno, com espaço para descrever o motivo do cancelamento.
Voltar – Fecha a janela do aluno sem cancelar nada.
Cancelar nota fiscal (botão vermelho da janela) – Confirma o cancelamento. Vira Cancelando... enquanto processa.
Cancelar nota (aba Documentos) – Botão vermelho que aparece apenas na linha da nota ativa da fatura de convênio, ao lado de Ver espelho e Baixar.
Cancelar nota fiscal (janela do convênio) – Título da confirmação. O texto explica que o motivo vai junto do pedido de cancelamento e fica registrado no histórico da fatura.
Aviso da janela do convênio – Faixa de alerta informando que a nota fiscal daquele número e série será cancelada na prefeitura e que não dá para desfazer.
Motivo do cancelamento – Campo obrigatório da janela do convênio.
Cancelar a nota – Botão de confirmação da janela do convênio.
Mensagem de resultado – Confirma o cancelamento citando o número e a série da nota, ou traz o motivo da recusa.

Como o sistema decide

Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada
Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso
Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente
No caminho do aluno o motivo é opcional e aceita até dois mil caracteres
No caminho do convênio o motivo é obrigatório e precisa ter ao menos três caracteres, senão a tela pede para informar o motivo do cancelamento
O número da nota cancelada NÃO é reaproveitado. A reemissão gera um número novo
Nota cancelada deixa de contar na soma do mês que decide as retenções das notas seguintes daquele convênio
Cancelar a fatura inteira do convênio cancela junto a nota ativa dela e o boleto, e a tela avisa disso antes de confirmar

Ponto de Atenção: Cancelar não devolve o número. Se a nota estava errada e você cancelar para refazer, a nova nota sai com o número seguinte da série e a cancelada continua na base com o número antigo, o que é o comportamento correto de uma série fiscal. Cuidado também com a palavra Cancelar dentro das janelas de emissão: ali ela apenas fecha a confirmação. Quem cancela nota é o item vermelho do menu da parcela ou o botão vermelho da linha da nota na aba Documentos.

📌 Recapitulando: O cancelamento marca a nota, guarda o motivo e libera uma nova emissão, mas é barrado se a nota já foi integrada ao Fiscal ou ao Contábil.

9. Conferir a nota emitida: espelho, minuta e a aba Documentos

Depois de emitida, a nota aparece como uma linha na aba Documentos, junto do boleto e do borderô, com número, série, situação, data e valor. Dessa linha saem três ações: ver o espelho, que é o desenho da nota montado com os dados já gravados; baixar o arquivo, quando a prefeitura já devolveu; e cancelar a nota. Fora da tabela, no cabeçalho da aba, ficam a fatura, que lista os alunos que o convênio está pagando, e a minuta, que é a prévia da nota sem valor fiscal. É aqui que se confere se os tributos retidos saíram como deveriam.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a situação da nota, inclusive quando ela ainda não foi transmitida à prefeitura
✅ Abrir o espelho da nota e conferir campo a campo, mesmo antes da transmissão
✅ Baixar o arquivo oficial quando ele já está disponível
✅ Baixar a minuta da nota como prévia para conferência ou envio
✅ Baixar a fatura com a relação dos alunos
✅ Cancelar a nota pela própria linha dela

📌 Benefício Principal: Permite conferir a nota campo a campo antes de a prefeitura recebê-la, e deixa claro na tela quando o documento ainda não vale como nota fiscal. 🚀

Como chegar

Faturas de convênio
abrir a fatura
aba Documentos

Antes de começar

Fatura de convênio com nota já emitida, para a linha da nota existir
Permissão de consulta dos documentos da fatura

Aba Documentos da fatura, com espelho, minuta e as ações da nota

O que a tela mostra

Documento – Coluna com o nome do tipo de documento da linha.
Número – Coluna com o número do documento e, quando houver, a série.
Situação – Coluna com a situação do documento, ou com o selo de aguardando transmissão quando a prefeitura ainda não recebeu a nota.
Emitido em – Coluna com a data e a hora da emissão.
Valor – Coluna com o valor do documento.
Ver espelho – Ação da linha da nota. Gera o PDF de conferência com os dados gravados no sistema.
Baixar – Ação que entrega o arquivo do documento, quando ele já existe.
Arquivo ainda não disponível – Texto que substitui o botão de baixar enquanto o arquivo não existe.
Cancelar nota – Ação em vermelho, presente apenas na linha da nota ativa.
Baixar minuta da nota – Botão no cabeçalho da aba. Gera a prévia da nota, sem valor fiscal.
Nenhum documento gerado – Painel que ocupa a aba quando a fatura ainda não gerou nota fiscal, boleto nem borderô.
Marca d água do espelho – A expressão sem valor fiscal impressa por baixo do conteúdo quando a nota ainda não foi transmitida.
Bloco de tributação federal do espelho – Traz o IRRF, a contribuição previdenciária retida, as contribuições sociais retidas, e os débitos de apuração própria de PIS e COFINS.

Como o sistema decide

A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada
O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida
Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo
Nota cancelada sai com o carimbo de cancelada e com o motivo do cancelamento nas informações complementares
No espelho, o IRRF aparece em campo próprio e o PIS, a COFINS e a CSLL retidos aparecem somados num campo único de contribuições sociais retidas, que é como a nota fiscal de serviço os agrupa
Ainda no espelho, o PIS e a COFINS devidos pela instituição aparecem em campos separados de débito de apuração própria, e não se misturam com os retidos
O ISS aparece no bloco municipal sempre como não retido
A minuta não traz tributos: ela lista os alunos, os vencimentos e o valor total, e sai marcada como pré-visualização sem valor fiscal em todas as páginas
O botão de baixar só aparece quando o arquivo existe. Enquanto não existe, a tela diz que o arquivo ainda não está disponível

Ponto de Atenção: Espelho e minuta não são a nota. Os dois saem marcados como sem valor fiscal, e o espelho continua sendo gerado mesmo quando a prefeitura nunca recebeu o documento, justamente para que a conferência possa acontecer antes. Se o convênio disser que não achou a nota no portal da prefeitura, confira a coluna Situação: enquanto ela mostrar aguardando transmissão, o documento existe no sistema e ainda não existe do lado de lá. Enviar o espelho como se fosse a nota é o erro que essa marcação existe para evitar.

📌 Recapitulando: A aba Documentos reúne a nota, o boleto e o borderô da fatura, e é pelo espelho que se confere a nota campo a campo, inclusive os tributos retidos, antes de a prefeitura recebê-la.

10. Conferir as notas emitidas pelo relatório de notas fiscais

É a conferência de fora da tela de emissão. Você recorta por período de emissão da nota e, se quiser, também por vencimento e competência da parcela, escolhe se quer só as notas emitidas, só a previsão de faturamento ou os dois, e o sistema gera uma planilha em segundo plano. O arquivo não é baixado na hora: ele fica disponível no dashboard de arquivos do usuário que pediu, o que permite gerar recortes grandes sem prender a tela.

Nesta tela é possível:
✅ Gerar uma planilha com as notas emitidas em um período de emissão
✅ Somar ao recorte os filtros de vencimento e de competência da parcela
✅ Escolher entre notas emitidas, previsão de faturamento ou os dois
✅ Restringir por matrícula, aluno, curso, modalidade, CNPJ do polo e situação acadêmica
✅ Limpar todos os filtros de uma vez
✅ Acompanhar o processamento e recuperar o arquivo no dashboard de arquivos

📌 Benefício Principal: Entrega em planilha a relação das notas emitidas no período, já cruzada com matrícula, aluno, curso e modalidade, para a conferência do fechamento. 🚀

Como chegar

Relatórios
Notas fiscais

Antes de começar

Notas já emitidas no período consultado
Permissão de acesso aos relatórios financeiros no seu perfil

Filtros do relatório de notas fiscais

O que a tela mostra

Filtros do relatorio – Título do bloco, com a descrição de que a planilha reúne notas emitidas, previsão de faturamento e dados acadêmicos.
Periodo de emissao – Bloco com os campos Emissao inicial e Emissao final, que filtram pela data de emissão da nota fiscal.
Periodo de vencimento – Bloco opcional com Vencimento inicial e Vencimento final, que filtram pelo vencimento da parcela.
Competencia – Bloco opcional com Competencia inicial e Competencia final, que filtram pela competência da parcela.
Tipo de relatorio – Seletor com as opções Ambos, Emitidas e Previsao.
Matricula, Aluno, Curso, Modalidade e CNPJ do polo – Campos de texto que estreitam o recorte.
Situacao academica – Seletor com Todas, Cursando, Em rematricula, Pre-matricula, Trancada e Cancelada.
Limpar – Zera todos os filtros preenchidos.
Gerar XLSX – Envia o pedido para processamento. Enquanto envia, mostra Gerando...
Ver acompanhamento – Abre o rastreamento da geração do arquivo.
Aviso do processamento – Texto fixo lembrando que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado.

Como o sistema decide

O período de emissão é o recorte principal do relatório: é a data de emissão da nota fiscal
Os períodos de vencimento e de competência são opcionais e servem para estreitar o recorte pela parcela
O tipo de relatório muda o conteúdo: Emitidas traz o que já virou nota, Previsao traz o que ainda vai faturar, e Ambos traz os dois
A geração acontece em segundo plano. O aviso na própria tela diz que o processamento acontece em background e que o arquivo fica disponível no dashboard de arquivos do usuário logado
O botão de acompanhamento abre o rastreamento da geração sem sair da tela

Ponto de Atenção: Clicar em Gerar XLSX não baixa nada na hora, e isso não é falha. A mensagem de sucesso diz apenas que o relatório foi enviado para processamento: o arquivo aparece depois no dashboard de arquivos do usuário que pediu, e é lá que ele deve ser procurado. Repetir o clique porque o download não começou só enfileira o mesmo relatório várias vezes.

📌 Recapitulando: Este é o relatório de conferência das notas do período, gerado em segundo plano e recolhido depois no dashboard de arquivos.

11. Lote de notas do aluno e faturas de convênio: por que são trilhos diferentes

As duas telas falam em lote e em nota fiscal, mas resolvem coisas diferentes e nunca disputam a mesma parcela. O lote de notas fiscais fatura a parcela do aluno pagante e gera uma nota por parcela, no nome do responsavel financeiro daquela parcela. Quando o responsavel financeiro da parcela e uma empresa cadastrada como convenio, a cobranca nao e do aluno e sim do convenio: essas parcelas sao reunidas em uma fatura de convenio e recebem uma unica nota fiscal com o valor total da fatura. Por isso o lote de notas simplesmente nao enxerga parcelas de convenio, mesmo que elas batam com todos os filtros de periodo, situacao academica, categoria e modalidade.

Nesta tela é possível:
✅ Entender por que um aluno nao apareceu na busca do lote de notas
✅ Saber por qual tela a nota do convenio e emitida
✅ Distinguir criar faturas do mes, que nao emite nada, de aprovar o lote de notas, que emite na hora

📌 Benefício Principal: Evita procurar aluno de convenio no lote de notas e emitir a nota errada para o tomador errado. 🚀

Como chegar

Financeiro
Financeiro do Aluno
Notas fiscais em lote e Financeiro
Faturas de convenio

Antes de começar

O vinculo entre o responsavel financeiro da parcela e o convenio precisa estar cadastrado; e esse cadastro que decide por qual trilho a parcela caminha

O que a tela mostra

Notas fiscais em lote – Tela do aluno pagante. Aprovar a lista emite as notas na hora, uma nota por parcela.
Criar faturas do mes – Botao da tela Faturas de convenio. Cria as faturas do periodo como Pendentes e nao emite nota nem boleto; a criacao em lote ali nao emite nada.
Emitir nota fiscal – Acao dentro da fatura de convenio. Gera uma unica nota com o valor total da fatura, e so funciona com a fatura ja aprovada.
Emitir nota fiscal e Reemitir nota fiscal – Acoes disponiveis na parcela do aluno, dentro do financeiro do aluno. Servem para o caso avulso, inclusive para a parcela que ficou de fora do lote.
Cancelar nota fiscal – Acao na parcela do aluno para desfazer uma nota emitida, uma de cada vez.

Como o sistema decide

Parcela cujo responsavel financeiro esta cadastrado como convenio nunca entra na busca do lote de notas
Tentar emitir manualmente a nota dessa parcela devolve a mensagem: Responsavel financeiro em convenio, emissao manual de nota fiscal nao permitida.
No trilho do aluno sai uma nota por parcela; no trilho do convenio sai uma nota so, com o total da fatura e o convenio como tomador
Criar faturas do mes apenas monta as faturas como Pendentes; a nota do convenio so sai depois que alguem abre a fatura, revisa e aprova
Na fatura de convenio a ordem e fixa: aprovar, depois emitir a nota, depois gerar o boleto e por fim finalizar
Na tela de convenio o sistema bloqueia uma segunda criacao em lote enquanto houver uma rodando na mesma empresa; no lote de notas do aluno nao existe esse bloqueio

Ponto de Atenção: Se um aluno de convenio aparecer na busca do lote de notas, isso nao e sorte: e sinal de que o responsavel financeiro daquela parcela nao esta vinculado ao convenio no cadastro. Emitir assim gera nota individual no nome errado e obriga a cancelar nota por nota depois. Antes de rodar o lote no comeco do mes, vale conferir o cadastro dos responsaveis financeiros dos alunos conveniados.

📌 Recapitulando: Aluno pagante se fatura em Notas fiscais em lote, uma nota por parcela; aluno de convenio se fatura na fatura do convenio, uma nota por fatura.

12. Regras da nota e da retenção, resumo para o operador

O cadastro do CNPJ do convênio vence a operação fiscal quando os dois falam do mesmo tributo, inclusive na alíquota
PIS, COFINS e CSLL retidos são decididos em bloco, nunca separadamente: ou os três saem, ou nenhum sai
Os limites de dispensa somam TODAS as notas do mesmo convênio no MÊS, não a nota isolada. Duas notas pequenas podem passar do limite juntas e as duas descontarem
Uma fatura tem no máximo uma nota ativa. Com nota ativa o botão desaparece e o sistema recusa dizendo que a nota fiscal desta fatura já foi emitida
Nota cancelada não conta: a fatura volta a poder emitir, e o botão reaparece
Só faturas aprovadas ou finalizadas emitem nota. Nas demais situações o sistema recusa com essa frase
É obrigatório informar um período, e ele é um OU exclusivo: as duas datas de vencimento OU as duas datas de competência. Preencher só uma data do par não vale
Situação acadêmica, categoria de pagamento e modalidade são obrigatórias e aceitam mais de um valor. Enquanto faltar alguma, o botão de buscar fica bloqueado
A busca não emite nem numera nada. É seguro repetir quantas vezes quiser
Nota já cancelada não cancela de novo. O sistema recusa dizendo que a nota fiscal já está cancelada
Nota integrada no Fiscal não cancela, e a mensagem diz exatamente isso
Nota integrada no Contábil também não cancela, com a mensagem equivalente
A coluna Situação mostra um selo de atenção com o texto de aguardando transmissão enquanto a prefeitura não recebeu a nota. Só depois disso ela aparece como gerada
O espelho é montado com os dados gravados no sistema, então existe mesmo antes de a prefeitura devolver o arquivo. É justamente com ele que se confere uma nota ainda não transmitida
Enquanto a nota não foi transmitida e não está cancelada, o espelho sai com marca d água de documento sem valor fiscal e com uma linha nas informações complementares dizendo o mesmo

Ponto de Atenção: Um centavo de diferença contra o relatório da prefeitura é esperado e não é erro: o sistema calcula e arredonda PIS, COFINS e CSLL um a um antes de somar, e o relatório da prefeitura aplica o percentual conjunto de uma vez. A diferença é de centavos no mês inteiro. Antes de abrir chamado, confira se a divergência é só essa.