Fatura de convênio
Fatura de convênio
A Fatura de convênio reúne os títulos dos alunos vinculados a uma empresa conveniada em uma cobrança única para a empresa, no lugar de cobrar cada aluno separadamente. A partir dela a instituição emite a nota fiscal, gera o boleto ou o borderô, envia os documentos por e-mail ao convênio e acompanha a baixa dos títulos dos alunos.
📌 Mudança de módulo: este processo era feito no módulo Contratos, na tela Lista de pagamentos. Ele foi migrado para o Financeiro e agora se chama Faturas de convênio. O conceito é o mesmo, mas o fluxo ganhou etapas de aprovação, emissão de documentos e envio, além da criação em lote por competência.
📌 Sobre o nome: dependendo da versão instalada, a tela pode chamar este registro de fluxo (com os botões Novo fluxo e Criar fluxos do mês) ou de fatura (Nova fatura e Criar faturas do mês). É o mesmo registro, com o mesmo comportamento: o termo passou a ser fatura nas versões mais recentes.
Nesta tela, é possível:
- ✅ Criar a fatura de um convênio, escolhendo os títulos dos alunos
- ✅ Criar as faturas do mês inteiro de uma vez, para todos os convênios
- ✅ Aprovar ou reprovar a fatura, com registro do motivo
- ✅ Emitir a nota fiscal e gerar o boleto ou o borderô
- ✅ Enviar os documentos ao convênio por e-mail
- ✅ Acompanhar as baixas dos títulos dos alunos
- ✅ Anexar arquivos e consultar todo o histórico da fatura
📌 Benefício Principal: a instituição cobra o convênio uma vez só, com nota e boleto no mesmo lugar, e enxerga aluno por aluno o que já foi baixado. 🚀
Onde encontrar
- Acesse Financeiro → Faturas de convênio.
- A tela abre a lista de faturas da empresa ativa.
- Use Nova fatura para criar uma de cada vez, ou Criar faturas do mês para gerar em lote.
📌 Pré-requisitos: antes de criar uma fatura, garanta que:
- ✅ O convênio esteja cadastrado com CNPJ e contrato (convênio sem contrato não entra no lote)
- ✅ Existam títulos de alunos vinculados ao convênio na competência desejada
- ✅ Os destinatários estejam preenchidos na ficha do convênio, se for enviar por e-mail
Lista de faturas
A lista mostra as faturas da empresa ativa, da mais recente para a mais antiga.
Filtros disponíveis
- Buscar por descrição, convênio ou CNPJ – Localiza a fatura por qualquer um dos três
- Status – Filtra pela situação da fatura
- Vencimento inicial e Vencimento final – Delimita o período
Botões de ação
- ✅ Nova fatura – Cria uma fatura para um convênio específico
- ✅ Criar faturas do mês – Abre a criação em lote por competência
📌 Ponto de Atenção: se a data inicial for maior que a final, a tela avisa A data inicial não pode ser maior que a data final. e não busca.
Situações da fatura
A situação aparece como selo colorido, com a mesma cor na lista e no detalhe:
- Pendente (amarelo) – Fatura montada, aguardando aprovação. É a única situação que aceita edição e remoção de títulos
- Aprovado (verde) – Liberada para emitir nota, gerar boleto e finalizar
- Reprovado (vermelho) – Recusada na aprovação, com o motivo registrado
- Finalizado (azul) – Processo concluído
- Cancelado (cinza) – Encerrada, com os títulos liberados
📌 A ordem das etapas não é livre. O sistema obedece a estas regras:
- Aprovar exige a fatura em Pendente
- Emitir a nota exige Aprovado ou Finalizado
- Gerar o boleto exige Aprovado ou Finalizado
- Finalizar exige Aprovado
Passo 1 – Criar a fatura
Em Nova fatura, informe:
- Convênio – Busque por nome ou CNPJ no campo Buscar convênio ou CNPJ... (obrigatório)
- Contrato – Contrato do convênio que será faturado
- Competência – Mês de referência dos títulos (obrigatório)
- Vencimento da fatura – Data de vencimento da cobrança ao convênio (obrigatório)
- Descrição – Gerada automaticamente do convênio e da competência, no formato CONVÊNIO - MÊS/AA (ex.: CONVÊNIO - JUNHO/26). Pode ser ajustada
Se faltar algum campo obrigatório, a tela avisa: Selecione o convênio., Informe a competência. ou Informe o vencimento da fatura.
Passo 2 – Escolher os títulos
Com convênio, contrato e período informados, a tela lista os títulos elegíveis, que são as parcelas dos alunos daquele convênio ainda não vinculadas a outra fatura.
- Buscar título – Filtra por Aluno, curso ou referência
- Títulos selecionados – Contador do que vai entrar na fatura
- Valor selecionado – Soma dos títulos marcados
📌 Ponto de Atenção: é obrigatório escolher pelo menos um título. Sem isso a tela avisa Selecione ao menos um título. Se a lista vier vazia, aparece Nenhum título elegível e a orientação Ajuste os filtros para localizar títulos disponíveis para esta fatura.
Passo 3 – Fechar a fatura
O botão de fechamento executa, em sequência, tudo o que falta: aprova, emite a nota fiscal, gera o boleto e finaliza.
Cada etapa cobra apenas o que ainda não foi feito. Uma fatura já aprovada não é aprovada de novo, e uma que já tem boleto não gera uma segunda cobrança. Por isso o mesmo botão consegue retomar um fechamento que parou no meio.
📌 Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado e a tela informa fatura mantida em Aprovado para você emitir a nota manualmente antes de finalizar. Isso é proposital: finalizar sem a nota fecharia a única janela em que ela pode ser emitida.
Ao final, a tela resume o que foi feito e o que ficou pendente, por exemplo Fechamento processado. Concluído: nota fiscal emitida, boleto gerado, fatura finalizada.
Aprovar ou reprovar
- ✅ Confirmar aprovação – Libera a fatura para a próxima etapa. A tela pede confirmação com o texto Confirme a aprovação para liberar esta fatura para a próxima etapa.
- ✅ Confirmar reprovação – Recusa a fatura. O campo Motivo da reprovação é opcional, mas recomendado: Informe um motivo quando precisar registrar contexto da reprovação.
Emitir os documentos
- ✅ Emitir nota fiscal – Gera a NFS-e da fatura. Existe também Ver espelho para conferir antes, e Cancelar nota quando necessário
- ✅ Gerar boleto – Emite o boleto do convênio
- ✅ Borderô – Alternativa ao boleto
- ✅ Alterar vencimento – Muda a data do boleto já emitido. O novo vencimento é gravado no título e sincronizado no provedor do boleto.
📌 Ponto de Atenção: boleto e borderô se excluem. No fechamento, o sistema pergunta qual dos dois será usado.
Enviar ao convênio
O envio usa os destinatários e o modelo de e-mail cadastrados na ficha do convênio. Antes de disparar, use Prévia do e-mail que será enviado para conferir o resultado.
Se não houver modelo cadastrado, a tela informa Corpo padrão do sistema. Não há modelo de e-mail cadastrado. e usa o texto padrão.
Depois do envio, o bloco Resultado do último envio por e-mail mostra o que aconteceu, incluindo avisos como 1 imagem do modelo não coube no limite da mensagem e não vai junto.
Criação em lote por competência
O botão Criar faturas do mês gera as faturas de todos os convênios de uma vez: Escolha a competência, confira a prévia por convênio e crie todos as faturas de uma vez.
- Competência – Mês de referência (obrigatório: Escolha a competência dos títulos.)
- Vencimento da fatura – Aplicado a todas as faturas criadas
- Marcar todos e Desmarcar todos – Seleção rápida da prévia
A prévia lista convênio por convênio o que será criado, e informa também o que não será, com o motivo:
- sem CNPJ – O convênio não tem CNPJ cadastrado
- sem contrato cadastrado – Falta o contrato
- Este convênio precisa ser criado manualmente para escolher o contrato. – Há mais de um contrato possível
📌 A criação roda no servidor. Você pode fechar a tela: Pode atualizar a página ou voltar depois: a criação continua no servidor e esta tela volta a acompanhá-la sozinha. O bloco Progresso da criação das faturas mostra o andamento e o Último processado.
📌 Ponto de Atenção: só é possível uma criação em lote por vez na mesma empresa. Se já houver uma rodando, a tela avisa Já existe uma criação em lote em andamento nesta empresa. Aguarde ela terminar.
Acompanhar a fatura
O detalhe da fatura tem blocos de consulta:
- Itens da fatura de convênio – Os títulos dos alunos que compõem o valor
- Baixas dos títulos dos alunos – Histórico de baixa das parcelas dos alunos desta fatura.
- Documentos da fatura de convênio – Nota fiscal, boleto e borderô gerados
- Arquivos da fatura de convênio – Anexos manuais (até 10 MB por arquivo)
- Operações da fatura e Logs de status da fatura – Histórico completo do que foi feito e por quem
📌 Quando o convênio paga mas os títulos dos alunos ainda não foram baixados, a tela informa: O banco confirmou o pagamento da fatura, mas nenhum título de aluno foi baixado ainda.
Corrigir uma fatura
- ✅ Reabrir fatura – A fatura volta para Pendente e pode ser editado de novo. A nota e o boleto já emitidos continuam como estão.
- ✅ Remover título – Tira um aluno da fatura. Use quando O convênio pediu para tirar um aluno. O valor da fatura e os documentos gerados a partir dele deixam de incluir este aluno. O vencimento original do título é preservado
- ✅ Cancelar fatura do convênio – Exige o Motivo do cancelamento com pelo menos 3 caracteres
📌 Ponto de Atenção: o cancelamento não tem volta. A tela avisa Isto cancela a fatura e libera os títulos. Não dá para desfazer. O motivo fica registrado no histórico.
📌 Depois de finalizada, a fatura não aceita edição nem remoção de títulos. Para mexer, é preciso reabrir antes.
Erros comuns
- Tentar aprovar uma fatura que não está Pendente. A aprovação só funciona a partir de Pendente
- Finalizar antes de emitir a nota. O sistema impede de propósito, porque depois de finalizada não há como emitir
- Esperar que o lote crie tudo. Convênio sem CNPJ ou sem contrato fica de fora, e a prévia mostra quais
- Disparar dois lotes na mesma empresa. Só um por vez
- Remover título de fatura finalizada. É preciso reabrir antes
- Enviar e-mail sem destinatário cadastrado. Os endereços vêm da ficha do convênio
- Anexar arquivo acima de 10 MB. A tela avisa O arquivo excede o tamanho máximo permitido de 10 MB.
Mensagens de permissão que podem aparecer, quando o usuário não tem acesso à operação:
- Você não tem permissão para visualizar faturas de convênio.
- Sem permissão para alterar esta fatura de convênio.
- Você não tem permissão para consultar títulos elegíveis.
- Você não tem permissão para ver a prévia do e-mail desta fatura.