Revisão de Página para Fatura de convênio

Fatura de convênio

1. A fatura de convênio, visão geral do fechamento

A fatura de convênio é o fechamento do mês de uma empresa parceira. Ela junta, num documento só, as parcelas dos alunos que aquele convênio paga naquela competência, fecha o valor, gera a cobrança e dá origem à nota fiscal.

O caminho normal é o lote: uma vez por mês o operador manda criar as faturas de todos os convênios de uma vez, confere a prévia, e o sistema gera. A fatura avulsa existe para a exceção, quando um convênio precisa de um fechamento fora do lote.

O processo permite:
✅ Ver o mês inteiro, com quantas faturas e quanto valor cada competência tem.
✅ Criar as faturas do mês em lote, conferindo antes convênio por convênio.
✅ Saber por que um convênio não entrou no lote, com o motivo de cada um.
✅ Abrir a fatura e ver os alunos, os valores e a retenção de impostos.
✅ Finalizar a fatura e escolher a forma de cobrança.
✅ Acompanhar o que o parceiro vê e faz no Portal do Convênio.

📌 Benefício Principal: Um fechamento por mês resolve todos os convênios de uma vez, com a conferência antes de gerar e o motivo escrito de quem ficou de fora. 🚀

Ponto de Atenção: A fatura é o ponto em que o cadastro cobra o preço dos erros. Convênio sem plano de pagamento, sem operação fiscal ou com aluno fora do vínculo não entra no lote, e o sistema diz o motivo. Não vale forçar a fatura avulsa para contornar: o problema volta na nota fiscal.

📌 Recapitulando: lote do mês → prévia conferida → faturas geradas → finalizar e cobrar.

2. Faturas de convênio: onde o fechamento do mês acontece

Esta é a tela inicial do faturamento por convênio. Uma fatura de convênio (o sistema também a chama de fluxo) é o pacote mensal de um convênio: ela junta as parcelas dos alunos que aquela empresa conveniada paga na competência e passa a tratar todas como uma cobrança só. É a partir dela que saem a nota fiscal, o boleto consolidado e o borderô. A tela abre mostrando cartões de competência, um por mês que já tem fatura, porque o trabalho aqui é mensal e uma lista corrida de milhares de faturas não ajuda a achar o mês. Ao clicar num cartão, a lista daquele mês aparece com uma linha por convênio.

Nesta tela é possível:
✅ Ver, mês a mês, quantas faturas existem e quanto somam
✅ Abrir a competência e listar as faturas daquele mês
✅ Filtrar por descrição, nome do convênio ou CNPJ, por status e por faixa de vencimento
✅ Abrir uma fatura para conferir, aprovar e fechar
✅ Disparar a criação das faturas do mês inteiro de uma vez, pelo botão Criar faturas do mês
✅ Criar uma fatura avulsa pelo botão Nova fatura

📌 Benefício Principal: O mês inteiro de faturamento por convênio numa tela só, agrupado por competência em vez de uma lista sem fim. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio

Antes de começar

Estar logado com a empresa correta selecionada, porque a tela só mostra faturas da empresa ativa
Ter permissão de leitura no Financeiro. Sem ela a tela responde Sem permissão.

Faturas de convênio, lista por competência

Elementos da tela (itens 1 a 5)

Buscar (item 1) – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar.
Buscar (item 2) – Campo livre que procura por descrição da fatura, nome do convênio ou CNPJ. O texto só vale depois que você clica em Buscar.
Criar faturas do mês (item 3) – Abre a criação em lote da competência. É o caminho normal do fechamento. Enquanto houver um lote rodando nesta empresa, o botão fica desabilitado e escrito Criação em andamento...
Nova fatura (item 4) – Cria uma fatura de um convênio só, escolhendo os títulos na mão. É o caminho de exceção.
Atualizar (item 5) – Refaz a consulta e também recarrega os cartões de competência. Use quando outra pessoa criou faturas enquanto a sua tela estava aberta.

Como o sistema decide

Os cartões de competência só aparecem quando nenhum filtro está em uso e nenhum mês está aberto. Ao filtrar por convênio ou status, a busca vira transversal e os cartões dão lugar à tabela.
Cartão de mês só existe para faturas que têm competência preenchida. Fatura sem mês e ano gravados não entra em nenhum cartão.
O filtro de Status não oferece a opção Cancelado. Faturas canceladas continuam aparecendo em Todos, mas não dá para isolá-las por esse filtro.
Cada página traz dez faturas. A contagem do rodapé é do total encontrado, não da página.

Ponto de Atenção: Sem nenhum filtro a tela mostra cartões e não mostra tabela. Quem procura uma fatura específica e não abre um mês nem digita um filtro acha que a lista sumiu. Ou clica no cartão do mês, ou digita o nome do convênio e clica em Buscar.

📌 Recapitulando: Aqui você enxerga o fechamento por mês, abre a competência, encontra a fatura de cada convênio e escolhe entre criar o mês inteiro de uma vez ou uma fatura avulsa.

3. Criar as faturas do mês: a prévia antes de gerar

É por aqui que o fechamento do mês é feito de uma vez. Você escolhe a competência, o sistema varre os títulos daquele mês, agrupa por convênio e mostra a prévia: quantos títulos e quanto vale cada convênio, e quais deles estão bloqueados e por quê. Nada é criado enquanto você não confirmar. A prévia existe justamente para você olhar a lista antes, corrigir o que estiver faltando no cadastro e só então mandar criar. O que nasce aqui são faturas Pendentes, sem nota fiscal e sem boleto.

Nesta tela é possível:
✅ Escolher a competência a fechar
✅ Conferir, convênio a convênio, quantos títulos e qual valor entram na fatura
✅ Ver o total geral de títulos, convênios e valor antes de criar
✅ Marcar e desmarcar convênios, um a um ou todos de uma vez
✅ Definir o vencimento que todas as faturas do lote vão receber
✅ Criar o contrato de um convênio que está bloqueado por falta dele, sem sair da tela
✅ Disparar a criação de todas as faturas selecionadas

📌 Benefício Principal: O mês inteiro fechado num clique, com a chance de ver e corrigir os problemas de cadastro antes de qualquer fatura nascer. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês

Antes de começar

Ter permissão de escrita no Financeiro
Convênio cadastrado e com situação Ativo em Cadastros > Convênios, senão ele nem aparece na prévia
CNPJ preenchido no cadastro do convênio
Contrato do convênio criado, pelo cadastro ou pelo botão Criar contrato desta própria tela
Títulos dos alunos com o convênio como responsável financeiro e com a competência do mês que você vai fechar

Prévia da criação em lote, com os títulos agrupados por convênio

O que a tela mostra

Aviso de trava do lote – Faixa amarela no topo, sempre visível: as faturas são criadas como Pendentes e a criação em lote não emite nota fiscal nem boleto.
Competência – Mês e ano dos títulos que vão entrar. É o critério principal da busca. Sem ele a tela avisa: Escolha a competência dos títulos.
Vencimento da fatura – Data em que todas as faturas do lote vencem. Ao escolher a competência o sistema já propõe o dia 15 daquele mês, e trocar a competência propõe de novo. Você pode alterar.
Buscar – Monta a prévia da competência. Enquanto carrega, o botão gira.
Linha de totais – Resumo acima da lista, no formato quantidade de títulos, quantidade de convênios e valor somado da competência inteira.
Marcar todos e Desmarcar todos – O mesmo botão troca de nome conforme a seleção. Só alcança os convênios que podem ser criados.
Aviso de bloqueados – Linha discreta acima da lista dizendo quantos convênios estão sem criação automática. O motivo de cada um aparece na própria linha.
Linha do convênio – Caixa de seleção, nome da empresa conveniada, quantidade de títulos e valor. Convênio bloqueado aparece esmaecido e com a caixa desligada.
Motivo do bloqueio – Texto amarelo dentro da linha. Hoje são dois: Convênio sem contrato cadastrado: cadastre o contrato antes de gerar a fatura, e Convênio sem CNPJ no cadastro: ajuste o cadastro antes de gerar a fatura.
Criar contrato – Botão que só aparece na linha de quem está bloqueado por falta de contrato. Cria o contrato do convênio e recarrega a prévia, de modo que a linha sai do bloqueio e entra na seleção.
Selecionados – Linha de fechamento com quantos convênios, quantos títulos e qual valor você está prestes a criar. É o número que vale, não o total da competência.
Cancelar – Fecha a janela sem criar nada.
Criar faturas pendentes – Confirma e inicia a criação. Fica desabilitado enquanto não houver prévia carregada ou enquanto nenhum convênio elegível estiver marcado.

Como o sistema decide

Entra na prévia o título cuja competência cai no mês escolhido, que tem convênio ativo como responsável financeiro, que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não está em situação que impeça a emissão da nota. Título já usado numa fatura Reprovada ou Cancelada volta a ficar disponível.
Responsável financeiro pessoa física, como pai ou fiador, não é convênio e não entra na prévia. Só entra quem está cadastrado como convênio ativo.
Ao carregar a prévia, todos os convênios elegíveis já vêm marcados: o trabalho do mês é criar todos.
Convênio com mais de um contrato não bloqueia. O sistema escolhe sozinho, dando preferência ao contrato usado na última fatura daquele convênio.
O vencimento da fatura é obrigatório e vale para todas as faturas do lote. A janela avisa Informe o vencimento da fatura se ele estiver em branco.
No momento de criar, o servidor refaz a prévia por conta própria. A tela só diz quais convênios entram; contrato e elegibilidade são recalculados lá.
Cada convênio é criado de forma independente. A falha de um não derruba os outros; ele só volta na lista de não criados com o motivo.

Ponto de Atenção: A prévia já vem com tudo marcado. Se você quer fechar só uma parte do mês, desmarque antes de confirmar, porque o número que vale é o da linha Selecionados e não o total da competência mostrado logo acima dela.

📌 Recapitulando: Escolha a competência, confira a prévia convênio a convênio, resolva os bloqueados, ajuste a seleção e o vencimento, e só então clique em Criar faturas pendentes.

4. Acompanhar a criação em lote das faturas

Depois que você confirma, a criação passa a rodar no servidor e a janela vira uma tela de acompanhamento. Ela mostra quantos convênios já foram processados, qual está sendo criado agora e o resultado de cada um, com as falhas subindo para o topo da lista. Esta tela existe porque um fechamento pode ter dezenas de convênios e centenas de títulos: em vez de deixar o operador olhando uma tela travada, o trabalho continua no servidor e a tela apenas relata.

Nesta tela é possível:
✅ Ver o avanço em números e em barra de progresso
✅ Ver o nome do convênio que está sendo processado agora
✅ Ver, ainda durante o processo, quais convênios já falharam e por quê
✅ Atualizar a página ou voltar depois sem interromper nada

📌 Benefício Principal: Você acompanha o fechamento em tempo real sem ficar preso à tela, e vê os problemas na hora em que acontecem. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês
Criar faturas pendentes

Antes de começar

Ter confirmado a criação na prévia

Tela de processos em andamento do faturamento em lote

O que a tela mostra

Contador de progresso – Frase Criando as faturas seguida de quantos convênios já saíram e de quantos são no total.
Convênio atual – Logo abaixo do contador. Mostra Processando seguido do nome da empresa, ou Último processado quando a fila já passou. Antes de começar mostra Preparando os convênios selecionados...
Barra de progresso – Faixa que enche conforme os convênios são processados.
Criados e Não criados – Os dois contadores lado a lado. É o placar do lote em andamento.
Lista de convênios do lote – Uma linha por convênio, com o nome e a mensagem do resultado. Ícone de certo para criado, ícone de atenção para não criado, ícone girando para quem ainda está na fila.
Aviso do rodapé – Frase fixa lembrando que pode atualizar a página ou voltar depois, porque a criação continua no servidor e a tela volta a acompanhá-la sozinha.

Como o sistema decide

Só existe um lote por empresa de cada vez. Enquanto ele roda, o botão Criar faturas do mês fica desabilitado, e uma segunda tentativa é recusada com a mensagem de que já existe uma criação de faturas em lote em andamento para esta empresa.
Durante o acompanhamento a janela não fecha: o X do cabeçalho fica desabilitado e a tecla Esc não funciona. Fechar daria a impressão de ter cancelado, e o servidor continuaria criando.
Se você atualizar a página ou abrir a tela em outro computador, o sistema reencontra o processo em andamento e reabre o acompanhamento sozinho, sem depender de nada guardado no navegador.
As falhas sobem para o topo da lista enquanto o lote roda, para não sumirem do campo de visão numa fila longa.
Se a tela perder contato com o servidor cinco vezes seguidas, ela para de acompanhar e mostra o aviso de que não foi possível continuar acompanhando este processo, pedindo para fechar e recarregar a tela e conferir as faturas criadas.

Ponto de Atenção: Perder o acompanhamento não é perder as faturas. As que já foram criadas estão no banco e aparecem na lista assim que você recarregar a tela. O que se perde é só a barrinha de progresso. Antes de disparar o lote de novo, feche, atualize e confira o que já existe no mês, senão você vai receber o aviso de fatura já existente para os convênios que deram certo.

📌 Recapitulando: O lote roda no servidor, a tela só relata. Pode atualizar, pode sair, mas não dispare um segundo lote para a mesma empresa.

5. Convênios que não entraram no lote e como resolver cada motivo

Quando o lote termina, a tela mostra primeiro o que deu errado, e só depois o que deu certo. Os convênios não criados vêm agrupados pelo motivo, e não em lista solta, porque o mesmo problema costuma atingir vários convênios de uma vez: doze linhas para investigar viram um cadastro para arrumar. É esta tela que diz exatamente o que falta para cada empresa entrar no fechamento do mês.

Nesta tela é possível:
✅ Ver a mensagem final do lote, com quantas faturas nasceram e para qual competência
✅ Ver os convênios não criados agrupados por motivo, do motivo que atinge mais convênios para o que atinge menos
✅ Ver a lista dos convênios criados como Pendente
✅ Fechar e voltar para a lista já atualizada com as faturas novas

📌 Benefício Principal: Em vez de descobrir os problemas de cadastro um a um durante o mês, você recebe a lista completa no fim do fechamento, já agrupada pela causa. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Criar faturas do mês
tela de resultado

Antes de começar

Ter rodado a criação em lote

O que a tela mostra

Faixa de resultado – Verde quando o lote terminou normalmente, vermelha quando foi interrompido. O texto diz quantas faturas foram criadas como Pendente e lembra que nenhuma nota fiscal ou boleto foi emitido.
Não criados – Bloco amarelo com a quantidade no título e o pedido para resolver estes primeiro. Vem antes da lista de sucessos, de propósito.
Motivo agrupado – Cada motivo é um subtítulo, com a quantidade de convênios entre parênteses e os nomes das empresas listados abaixo dele.
Criados como Pendente – Bloco com a quantidade e a lista dos convênios que viraram fatura, com o número de títulos de cada um.
Frase de fechamento – Lembrete de que é preciso abrir cada fatura para conferir os títulos e aprovar, e de que enquanto estiver Pendente nada é emitido.
Fechar – Encerra a janela. A lista de faturas e os cartões de competência são recarregados automaticamente.

Como o sistema decide

Convênio sem contrato cadastrado: falta o contrato, que faz parte da identificação da fatura no banco. Resolve na própria prévia, pelo botão Criar contrato, ou no cadastro do convênio.
Convênio sem CNPJ no cadastro: sem CNPJ a fatura até nasceria, mas a nota fiscal não sairia. Ajuste o cadastro da empresa em Cadastros > Convênios.
Convênio sem títulos elegíveis nesta competência, ou nenhum título elegível para este convênio na competência: entre a prévia e a confirmação os títulos deixaram de estar disponíveis, em geral porque entraram em outra fatura. Refaça a prévia.
Já existe uma fatura para este convênio nesta competência: abra a fatura existente em vez de criar outra. É a mensagem típica de quem rodou o lote duas vezes.
Falta um dado obrigatório no cadastro do convênio ou do contrato, ou o convênio aponta para um cadastro que não existe: é problema de cadastro, e a mensagem diz onde olhar.
Algum texto do cadastro é maior que o campo do sistema: nome ou descrição longos demais. Encurte no cadastro e tente de novo.
O convênio estava sendo alterado por outra pessoa neste momento: basta tentar criar a fatura de novo em alguns instantes.
Mensagem pedindo para acionar o suporte informando o nome do convênio e a competência: é o caso em que o sistema não soube traduzir a causa. O erro fica registrado no servidor.
Processo interrompido devolve as listas vazias e a faixa vermelha. Confira quais faturas foram criadas antes de tentar de novo.

Ponto de Atenção: Rodar o lote de novo sem resolver nada não conserta os não criados, e ainda gera uma segunda leva de mensagens de fatura já existente para os convênios que deram certo na primeira vez. O caminho é ler os motivos agrupados, arrumar o cadastro e rodar o lote outra vez apenas para os convênios que faltaram.

📌 Recapitulando: Os não criados vêm primeiro e agrupados por motivo justamente para você resolver um cadastro e destravar vários convênios de uma vez.

6. Criar uma fatura de convênio avulsa

É o caminho de exceção, para quando um convênio precisa de uma fatura fora do fechamento em lote: um mês fora do padrão, um convênio que ficou de fora do lote, uma cobrança separada. Aqui você escolhe o convênio, informa a competência e o vencimento e seleciona na mão exatamente quais parcelas de alunos entram. A tela tem três etapas em abas: Dados da fatura, Títulos elegíveis e Revisão.

Nesta tela é possível:
✅ Escolher o convênio pesquisando por nome ou CNPJ
✅ Informar a competência e o vencimento da fatura
✅ Buscar as parcelas disponíveis daquele convênio, com filtro por aluno, curso, referência e faixa de vencimento
✅ Selecionar e desmarcar título por título
✅ Conferir tudo na aba Revisão antes de gravar
✅ Salvar a fatura, que nasce Pendente

📌 Benefício Principal: Uma fatura sob medida para o caso fora do padrão, sem precisar refazer o fechamento do mês inteiro. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Nova fatura

Antes de começar

Ter permissão de escrita no Financeiro
Convênio com contrato cadastrado, senão ele nem aparece no seletor
Parcelas dos alunos com o convênio como responsável financeiro

Nova fatura de convênio

Elementos da tela (itens 1 a 7)

Dados da fatura (item 1) – Primeira etapa: identifica o convênio e o período da fatura.
Títulos elegíveis (item 2) – Segunda etapa: a busca e a seleção das parcelas.
Revisão (item 3) – Terceira etapa: mostra convênio, contrato, competência, vencimento, descrição, quantidade de títulos e valor selecionado, com a tabela dos títulos escolhidos.
Convênio (item 4) – Seletor com busca. Digite o nome da empresa ou o CNPJ. A descrição de cada opção traz o CNPJ e, quando a mesma empresa tem mais de um contrato, também o número do contrato que os distingue.
Descrição (item 5) – Campo de leitura, preenchido pelo sistema no padrão NOME DO CONVÊNIO seguido do mês e do ano. Fica visível para conferência e não se digita.
Salvar fatura (item 6) – Grava a fatura. Ela nasce Pendente e a tela passa para o modo de detalhe.
Voltar (item 7) – Abandona a criação e devolve para a lista de faturas. O que estiver preenchido e ainda não salvo se perde.

Como o sistema decide

Não existe escolha separada de contrato: o seletor mostra convênios, mas o que ele grava é o contrato, que carrega a identidade do convênio junto.
A descrição é gerada e cortada em 60 caracteres, que é o limite do campo no banco. Quem cede espaço é o nome do convênio, nunca o mês e o ano.
São obrigatórios o convênio, a competência, o vencimento da fatura e pelo menos um título. Faltando algum, a tela leva você de volta à aba certa e marca o campo.
A busca só traz parcela que ainda não está em nenhuma outra fatura viva e cujo boleto não esteja em situação que impeça a emissão da nota. Parcela presa a uma fatura Reprovada ou Cancelada volta a aparecer.
Se um título deixar de estar disponível entre a busca e o clique em Salvar, a gravação é recusada com o aviso de que um ou mais títulos não estão mais elegíveis para esta fatura.
A tela lista dez títulos por página e a seleção continua valendo quando você troca de página.

Ponto de Atenção: Selecionar títulos em várias páginas e não conferir na aba Revisão é o erro comum. O contador do rodapé mostra o total selecionado, mas quem lista aluno por aluno é a Revisão, e é lá que se percebe um aluno a mais ou a menos antes de salvar.

📌 Recapitulando: Escolha o convênio, informe competência e vencimento, busque e marque as parcelas, confira na Revisão e salve. A fatura nasce Pendente, sem nota e sem boleto.

7. A fatura aberta: status, retenção na fonte e as abas

É a tela de decisão. Ela mostra o que aquela fatura vai cobrar do convênio, quanto sai de retenção na fonte, quais alunos estão dentro, quais documentos já foram gerados e todo o histórico do que foi feito. Os botões de ação que aparecem no topo dependem do status da fatura e da sua permissão: o sistema só oferece o que é possível fazer naquele momento.

Nesta tela é possível:
✅ Conferir o valor da nota fiscal, a retenção e o valor que vai no boleto
✅ Ver, tributo a tributo, o que foi retido, o que foi dispensado e a explicação de cada caso
✅ Conferir os alunos e as parcelas que compõem a fatura
✅ Baixar a fatura, a minuta da nota, a nota fiscal, o boleto e o borderô
✅ Enviar o fechamento por e-mail para o convênio
✅ Ler o histórico de status, as operações executadas e as baixas dos alunos
✅ Editar, reprovar, emitir nota, gerar boleto, gerar borderô, finalizar, reabrir ou cancelar, conforme o status

📌 Benefício Principal: O Financeiro para de conciliar retenção na mão: a tela mostra o valor da nota, o valor do boleto e a explicação de cada tributo. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar

Antes de começar

A fatura precisa existir, criada pelo lote ou pelo caminho avulso
Para ver os valores de retenção corretos, o cadastro do convênio precisa ter o regime tributário respondido em Cadastros > Convênios

O que a tela mostra

Selo de status – No alto, à direita: Pendente em amarelo, Aprovado em verde, Reprovado em vermelho, Finalizado na cor da marca e Cancelado em cinza.
Selo Somente leitura – Aparece ao lado do status quando a fatura não pode ser alterada, seja pelo status, seja por falta de permissão.
Valor total (nota fiscal) – A soma dos títulos. É esse valor que vai na nota fiscal.
Retenção na fonte – Quanto o convênio retém. Abaixo do número, um resumo de uma linha diz quais tributos foram retidos e com que alíquota, ou informa que nenhum tributo foi retido nesta fatura, ou que a operação não está sujeita a retenção.
Valor do boleto – O valor líquido, ou seja, o total menos a retenção. É esse que o convênio paga.
Aviso do Simples Nacional – Faixa que aparece quando ninguém respondeu ainda se o convênio é optante pelo Simples. Enquanto isso ele é tratado como não optante e a fatura desconta PIS, COFINS e CSLL.
Tributo a tributo – Lista com o nome do tributo, a alíquota, o valor descontado ou a marca sem desconto, e a explicação do porquê em cada caso.
Faixa de botões – Editar, Reprovar, Emitir nota fiscal, Gerar boleto, Gerar borderô, Finalizar, Reabrir fatura e Cancelar fatura. Só aparece o que é possível naquele status. Finalizar é o único botão em destaque, porque é o caminho normal.
Aba Resumo – Convênio, descrição, competência e vencimento da fatura.
Aba Itens – Um por parcela: referência, aluno, curso, vencimento, competência e valor. Enquanto a fatura é editável, cada linha traz o botão Remover.
Aba Documentos – Traz a contagem no próprio rótulo. Lista a nota fiscal, o boleto e o borderô já gerados, e no cabeçalho os botões Baixar fatura e Baixar minuta da nota.
Aba Baixas – Mostra a contagem sempre, inclusive zero, porque zero significa que a fatura ainda não foi paga nem baixada.
Aba Logs – Histórico das mudanças de status, com quem fez, quando e o motivo informado.
Aba Operações – Registro do que o sistema executou: emissão de nota, geração de boleto, envio de e-mail, com o resultado de cada tentativa, inclusive as que falharam.

Como o sistema decide

Editar a fatura só é possível enquanto ela está Pendente.
Reprovar só é possível enquanto ela está Pendente.
Emitir nota fiscal só aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada e enquanto não houver nota ativa. Nota cancelada não bloqueia uma nova emissão.
Gerar boleto aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada.
Gerar borderô aparece com a fatura Aprovada ou Finalizada, mas fica desabilitado quando já existe boleto pagável. Nesse caso o motivo aparece ao passar o mouse.
Finalizar só aparece com a fatura Pendente ou Aprovada.
Reabrir fatura só aparece com a fatura Aprovada ou Reprovada.
Cancelar fatura aparece em qualquer status, menos quando ela já está Cancelada.
Todas essas ações exigem permissão de escrita. Sem ela, a fatura Pendente abre com o aviso de que não há permissão para alterá-la.
A nota fiscal sai pelo valor total e o boleto pelo valor líquido, porque o convênio retém os tributos na fonte.

Ponto de Atenção: Ver dois valores diferentes na mesma fatura não é erro. O da nota fiscal é o cheio e o do boleto é o líquido, e a diferença entre eles é exatamente a retenção. E quando o aviso do Simples Nacional estiver na tela, confira o cadastro da empresa antes de aprovar: depois vira nota emitida, que não se reprocessa.

📌 Recapitulando: Nesta tela você entende o que a fatura vai cobrar, quanto o convênio retém e o que já foi gerado, e decide o próximo passo pelos botões que o sistema oferece.

8. Fechar a fatura: o botão Finalizar e a escolha da cobrança

Finalizar é o passo que encerra a fatura. Num clique o sistema aprova a fatura, emite a nota fiscal, gera a cobrança e a marca como Finalizada. A confirmação diz antes o que vai acontecer, e é nela que você escolhe se aquela fatura será cobrada por boleto ou por borderô. Esse par se exclui de propósito: o borderô dá baixa nas parcelas e o boleto continua pagável no banco, então gerar os dois cobraria o mesmo fechamento duas vezes.

Nesta tela é possível:
✅ Aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar de uma vez
✅ Escolher entre cobrança por boleto e cobrança por borderô, fatura a fatura
✅ Registrar uma observação no fechamento
✅ Retomar um fechamento que parou no meio, sem risco de duplicar nota ou boleto

📌 Benefício Principal: Um botão só para fechar a fatura, com a confirmação dizendo antes exatamente o que vai acontecer. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar
Finalizar

Antes de começar

A fatura precisa estar Pendente ou Aprovada
Ter permissão de escrita no Financeiro
Para a nota sair, o cadastro fiscal do convênio precisa estar completo, com CNPJ e regime tributário

O que a tela mostra

Título Finalizar fatura – Cabeçalho da confirmação.
Descrição do que vai acontecer – Lista apenas o que ainda falta nesta fatura, com o nome do convênio no fim. Se a nota já existe, ela não é prometida de novo.
Aviso em vermelho – Lembra que depois de finalizada a fatura não aceita edição nem remoção de títulos. Quando a cobrança escolhida é borderô, o aviso começa dizendo que nenhum boleto será gerado.
Como esta fatura vai ser cobrada? – Bloco com duas opções.
Boleto – Gera o boleto consolidado do convênio junto com o fechamento. É a opção marcada por padrão.
Borderô – Fecha sem gerar boleto. O borderô é lançado depois, pelo botão próprio, informando banco, agência, conta e datas.
Observação (opcional) – Texto livre de até 500 caracteres, guardado no histórico da fatura.
Voltar – Fecha a confirmação sem executar nada.
Sim, finalizar – Executa o fechamento.

Como o sistema decide

A ordem é fixa: aprovar, emitir a nota, gerar a cobrança e finalizar. Aprovar exige fatura Pendente; finalizar exige fatura Aprovada.
Cada etapa cobra só o que falta. Fatura já aprovada não é aprovada de novo, e fatura que já tem nota não tenta emitir outra. É isso que permite ao mesmo botão retomar um fechamento interrompido.
Se a nota fiscal falhar, a fatura NÃO é finalizada. Ela fica em Aprovado, os botões avulsos continuam à mão e a mensagem diz o que faltou. Finalizar ali fecharia a única janela em que a nota pode ser emitida.
A opção Borderô fica desabilitada quando a fatura já tem boleto pagável, com o motivo escrito na própria opção. É preciso cancelar o boleto antes.
A geração do boleto é idempotente: fatura que já tem boleto reaproveita a cobrança existente em vez de criar uma segunda.
Terminado o fechamento, a mensagem lista o que foi concluído e, se algo falhou, o que ficou pendente.

Ponto de Atenção: Mensagem com a palavra Pendências no fim do fechamento não é falha da tela: quer dizer que uma das etapas não passou, quase sempre a nota fiscal ou o boleto. Leia o motivo, resolva e use os botões avulsos Emitir nota fiscal ou Gerar boleto. Não adianta clicar em Finalizar repetidamente.

📌 Recapitulando: Finalizar faz o caminho inteiro de uma vez, mas respeita a ordem e não fecha a fatura se a nota não saiu. A escolha entre boleto e borderô é por fatura e não se combina.

9. Reprovar, reabrir e o que não dá para desfazer

Nem toda fatura segue direto para o fechamento. Este artigo reúne as ações de volta e as ações definitivas: reprovar uma fatura que não deveria ter sido montada, reabrir uma que precisa de ajuste, remover um aluno que o convênio pediu para tirar, cancelar a nota fiscal e cancelar a fatura inteira. Três dessas ações não têm volta e por isso aparecem em vermelho e sempre passam por uma confirmação que descreve o efeito.

Nesta tela é possível:
✅ Reprovar uma fatura Pendente, com motivo registrado
✅ Reabrir uma fatura Aprovada ou Reprovada e devolvê-la para Pendente
✅ Remover um aluno da fatura sem refazê-la
✅ Cancelar a nota fiscal na prefeitura, com motivo
✅ Cancelar a fatura inteira e liberar os títulos dos alunos

📌 Benefício Principal: Cada ação sem volta é explicada antes de acontecer, com o nome do convênio, o número da nota e o efeito real escrito na confirmação. 🚀

Como chegar

Financeiro
Faturas de convênio
Visualizar

Antes de começar

Ter permissão de escrita no Financeiro
Para cancelar a nota, a fatura precisa ter uma nota emitida

O que a tela mostra

Reprovar – Botão do cabeçalho. Abre a confirmação Reprovar fatura de convênio, com o campo Motivo e o botão Confirmar reprovação.
Reabrir fatura – Botão do cabeçalho. A confirmação avisa que a fatura volta para Pendente e pode ser editada de novo, e que a nota e o boleto já emitidos continuam como estão. Tem campo Motivo (opcional).
Remover – Botão vermelho na linha de cada aluno, dentro da aba Itens. A confirmação avisa que o título volta a ficar disponível para outra cobrança e que o valor da fatura e os documentos gerados deixam de incluir aquele aluno.
Cancelar nota – Ação da linha da nota, na aba Documentos. A confirmação identifica a nota pelo número e pela série e avisa que o cancelamento é feito na prefeitura e não dá para desfazer. O campo Motivo do cancelamento é obrigatório.
Cancelar fatura – Botão vermelho do cabeçalho. A confirmação lista o que será cancelado junto, a nota fiscal na prefeitura e o boleto no provedor, e avisa que não dá para desfazer. Tem campo Motivo (opcional).
Voltar – Presente em todas as confirmações. Fecha sem executar.

Como o sistema decide

Reprovar só funciona com a fatura Pendente. Em qualquer outro status o sistema recusa dizendo que somente fluxos pendentes podem ter o status alterado.
Reabrir só funciona com a fatura Aprovada ou Reprovada.
Editar a fatura só funciona com ela Pendente.
Remover título é recusado em fatura Finalizada, e também quando sobraria menos de um título: a fatura deve manter ao menos um.
Cancelar a fatura funciona em qualquer status, inclusive Finalizado, exceto quando ela já está Cancelada.
Cancelar a fatura faz três coisas na sequência: pede o cancelamento da nota fiscal na prefeitura, cancela o boleto no provedor e marca a fatura como Cancelada, liberando as parcelas dos alunos para outra cobrança.
Se a prefeitura ou o banco recusarem o cancelamento, a fatura é cancelada mesmo assim e a mensagem volta com Avisos, dizendo qual dos dois não passou.
O motivo do cancelamento da nota precisa ter pelo menos três caracteres, senão a tela avisa antes de enviar.
Reprovar ou cancelar libera os títulos dos alunos: eles voltam a aparecer como elegíveis para uma nova fatura.

Ponto de Atenção: Resposta em verde não garante que o cancelamento chegou até o fim. Quando a mensagem trouxer a palavra Avisos, leia o texto: a fatura foi cancelada aqui, mas a nota pode continuar válida na prefeitura ou o boleto continuar pagável no banco. Nesses casos é preciso tratar o documento por fora e conferir na aba Operações.

📌 Recapitulando: Reprovar e reabrir são caminhos de volta e devolvem a fatura para Pendente. Remover título, cancelar nota e cancelar fatura são definitivos, atingem prefeitura e banco, e sempre pedem confirmação.

10. O que a empresa parceira vê no Portal do Convênio

É a porta de entrada da empresa conveniada. O parceiro entra com o CNPJ dele e com a senha que o Financeiro enviou por e-mail no momento em que o convênio foi cadastrado. A partir daí ele consulta os alunos que custeia, confere o fechamento do mês, aprova esse fechamento, paga o boleto e guarda a nota fiscal, sem precisar telefonar para a instituição. Na primeira entrada o portal não deixa passar direto: a senha recebida por e-mail é provisória e a troca é obrigatória antes de qualquer tela abrir.

Nesta tela é possível:
✅ Entrar com o CNPJ do convênio e a senha, digitando o CNPJ com ou sem pontuação.
✅ Mostrar e ocultar a senha digitada, pelo botão de olho ao lado do campo.
✅ Trocar a senha provisória por uma senha própria, na janela que abre logo depois da entrada.
✅ Sair da conta pela própria janela de troca, para quem abriu por engano.
✅ Ir para a recuperação de senha pelo link Esqueci minha senha.

Como chegar

Portal do Convênio
Entrar

Antes de começar

Convênio cadastrado no Financeiro e com situação ATIVA. Convênio inativo digita a senha certa e mesmo assim não entra.
E-mail do convênio preenchido no cadastro. É para ele que o usuário e a senha são enviados, e sem e-mail o sistema recusa criar o acesso com a frase: Informe o e-mail do convênio: é para ele que o usuário e a senha de acesso são enviados.
Acesso do convênio criado e enviado pela tela de convênios do Financeiro. É essa ação que grava o usuário e dispara a mensagem com o login e a senha provisória.
Razão social e CNPJ preenchidos na filial do convênio. Sem essa linha o login falha mesmo com a senha correta, e a tela mostra uma falha genérica.

Elementos da tela (itens 1 a 4)

CNPJ (item 1) – É o usuário do parceiro. Aceita ponto, barra e traço: a tela aplica a máscara e envia só os números. A dica embaixo do campo diz: Use o CNPJ do convênio, com ou sem pontuação.
Senha (item 2) – Na primeira entrada, os 6 primeiros dígitos do próprio CNPJ, que é a senha provisória recebida por e-mail.
Entrar (item 3) – Confirma o acesso. Enquanto processa, o botão muda para Entrando...
Esqueci minha senha (item 4) – Leva para a recuperação por código enviado ao e-mail cadastrado.

Como o sistema decide

O usuário é sempre o CNPJ do convênio e a senha inicial são os 6 primeiros dígitos desse mesmo CNPJ.
A senha inicial nasce marcada como provisória. Enquanto não for trocada, qualquer tela responde: Sua senha é provisória. Troque a senha para usar o portal. Nenhuma consulta abre nesse estado, nem por endereço direto.
A nova senha precisa ter no mínimo 8 caracteres, coincidir com a confirmação e ser diferente da provisória. A tela avisa cada um desses casos com uma frase própria.
Senha errada e convênio sem situação ativa devolvem exatamente a mesma frase: Credenciais inválidas ou usuário sem acesso ao portal. Isso é proposital, para não revelar quais empresas existem no sistema.
A sessão dura 8 horas. Depois disso o portal devolve o parceiro ao login.
Reenviar o acesso não gera senha nova. Se o parceiro já trocou a senha, o Financeiro recebe o aviso: O convênio já alterou a senha. Para enviar uma senha nova, reenvie o acesso com redefinição.
Quando o mesmo CNPJ já tem acesso ao Portal do Polo, login e senha são os mesmos nos dois portais. Nesse caso o e-mail de acesso sai sem senha e avisa que a troca em um portal vale para os dois.

Ponto de Atenção: A recusa do login não distingue senha errada de convênio inativo. Antes de tratar o chamado como esquecimento de senha, confira a situação do convênio no cadastro: um convênio que foi inativado continua digitando normalmente e nunca entra, com a mesma mensagem de senha inválida.

📌 Recapitulando: Usuário é o CNPJ, senha inicial são os 6 primeiros dígitos dele, a troca é obrigatória na primeira entrada, e o convênio precisa estar ativo para a senha certa funcionar.

11. O fechamento por dentro, na visão do parceiro

É a tela de conferência do parceiro antes de aprovar e antes de pagar. Ela abre o fechamento e responde, nesta ordem, as três perguntas de quem paga: quanto vou pagar, por quais alunos, e onde está a nota fiscal. Os quatro valores aparecem no topo, os cartões de Fatura e Nota fiscal logo abaixo, o resumo do Pagamento em seguida e a lista de alunos por último. O ato de pagar não acontece aqui: esta tela resume e encaminha para o pagamento.

Nesta tela é possível:
✅ Ver os quatro valores do fechamento: alunos, valor da nota fiscal, imposto retido e valor a pagar.
✅ Conferir a lista de alunos com matrícula, curso, vencimento e valor de cada parcela.
✅ Baixar a fatura em PDF com todos os alunos.
✅ Exportar a lista de alunos em planilha, para conferir contra a folha da empresa.
✅ Baixar a nota fiscal, ou o espelho dela enquanto a prefeitura não transmitiu.
✅ Aprovar o fechamento, quando ele ainda está em conferência.
✅ Emitir a nota fiscal que ficou pendente, quando a aprovação passou e a nota não saiu.
✅ Ir para a tela de pagamento.

Como chegar

Portal do Convênio
Fluxos
Consultar

Antes de começar

Fechamento gerado no Financeiro e pertencente ao convênio da sessão.
Serviço financeiro respondendo. Sem ele a tela ainda abre e lista os alunos, mas avisa que os valores são apenas de conferência e esconde a situação do pagamento.

O que a tela mostra

Voltar aos fluxos – Link no alto, à esquerda, que devolve à lista de fechamentos.
Cabeçalho do fechamento – Traz a competência acima e a descrição como título, com a etiqueta de situação ao lado dos botões.
Baixar fatura (PDF) – Fatura com todos os alunos da competência. Durante o download, mostra Baixando.
Exportar XLSX – Planilha com Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento, Valor e uma linha de TOTAL no fim. Fica indisponível quando o fechamento não tem alunos.
Aprovar – Só aparece enquanto o fechamento está em conferência. Abre a confirmação que também emite a nota fiscal.
Emitir nota fiscal – Só aparece quando o fechamento já foi aprovado e ficou sem nota. É a segunda tentativa da emissão.
Alunos no fluxo – Primeiro valor do topo. Conta PARCELAS incluídas, e não alunos diferentes: a legenda embaixo diz parcelas incluídas.
Valor da nota fiscal – Valor cheio do fechamento. A legenda mostra o número da nota quando ela já existe, ou nota ainda não emitida.
Imposto retido – Quanto o convênio retém na fonte. A legenda diz: retido na fonte pelo convênio.
Valor a pagar – Valor do boleto. A legenda diz: já descontada a retenção.
Cartão Fatura – Repete os três valores lado a lado com Vencimento e Situação. É onde o parceiro confere sozinho que o boleto veio menor que a nota porque ele mesmo reteve o imposto.
Cartão Nota fiscal – Número e série, data de emissão, valor, situação e código de verificação. Sem nota, mostra: A nota fiscal deste fechamento ainda não foi emitida.
Baixar NF / Baixar espelho, aguardando transmissão – Botão do cartão da nota. Só vira Baixar NF quando a prefeitura aceitou e o arquivo está disponível; antes disso o rótulo avisa que é espelho.
Cartão Pagamento – Resumo com Valor a pagar, Vencimento e Documento, mais a etiqueta Pago em ou Em aberto.
Botão do cartão Pagamento – Escreve o que a próxima tela faz: Pagar quando há o que pagar, Ver comprovantes depois da baixa, Ver dados do pagamento numa sessão de consulta.
Tabela de alunos – Aluno, Matrícula, Curso, Vencimento e Valor, uma linha por parcela. Sem alunos, mostra: Não há alunos do seu convênio neste fluxo.

Como o sistema decide

Os valores desta tela vêm do Financeiro, não da lista. Se os dois divergirem, o correto é o desta tela, porque é ele que vira nota fiscal e boleto.
Quando o serviço financeiro não responde, aparece a faixa: O sistema financeiro não respondeu agora. Os valores abaixo são os da conferência e podem estar defasados. Nesse estado os valores ficam marcados como valor de conferência, a Situação da fatura mostra Não foi possível confirmar e nenhuma ação de dinheiro é oferecida.
O cartão da nota separa nota emitida de nota aceita pela prefeitura. Enquanto o aceite não chega, a situação é Aguardando transmissão e o que se baixa é o espelho, que é cópia de referência sem valor fiscal.
O aviso A cobrança deste fechamento ainda não foi gerada só aparece quando o sistema tem certeza. Ele some depois da baixa, para ninguém ser aconselhado a gerar um segundo boleto de algo já pago.
Boleto, linha digitável e comprovantes não moram aqui. O rodapé do cartão de Pagamento avisa: Boleto, linha digitável e comprovantes ficam na tela de pagamento.
Numa sessão de consulta, que é a aberta pelo atendimento da instituição, os botões de Aprovar e de Emitir nota fiscal desaparecem e só sobram os downloads.

Ponto de Atenção: O topo conta PARCELAS e a lista de fechamentos conta ALUNOS. Um convênio com 30 alunos e alguns pagando duas parcelas na competência aparece como 30 na lista e como 34 aqui, e nenhum dos dois está errado. Antes de abrir chamado de divergência, leia a legenda do primeiro valor: parcelas incluídas.

📌 Recapitulando: É a tela de conferência: valores no topo, fatura e nota nos cartões, alunos na tabela, e o pagamento a um clique daqui.

12. Regras do fechamento, resumo para o operador

Ponto de Atenção: Antes de finalizar uma fatura, confira três coisas na tela: a competência (é o mês certo?), a lista de alunos (são os alunos daquele convênio?) e o bloco de retenção (o desconto de imposto está como a contabilidade espera?). Depois de finalizada, a fatura vira cobrança e nota, e a correção passa por outros setores.